Metodologia Lean – 5 korzyści płynących z jej wykorzystania we współpracy z Klientem

Metodologia Lean cieszy się niegasnącą popularnością w obszarach działania firm takich jak zarządzanie, sprzedaż czy IT. Pewnego dnia nasz CSO zadał sobie pytanie: jak ta metodologia może przełożyć się na współpracę z Klientem? Dzisiaj odpowiemy na to pytanie, przedstawiając aż 5 korzyści!

Autorką tekstu jest Gabriela Zawadzka – Junior Social Media Specialist w The House of Code. Wraz z zespołem doświadczonych specjalistów tworzy treści wspierające komunikację marki z nastawieniem na spełnienie określonych celów biznesowych Klienta. W wolnych chwilach tworzy kod na aplikacje Androida – odpowiedni człowiek na odpowiednim miejscu!

Doświadczenie naszych członków 100% zdalnego zespołu w The House of Code pozwoliły nam nabrać odpowiednich nawyków i wykształcić sposób działania, który cenią sobie nasi Klienci i użytkownicy. Chcielibyśmy, żebyście i Wy skorzystali z tej wiedzy. Gotowi?

Od czego zacząć w metodologii Lean? Poznanie faktycznych potrzeb Klienta

Rozpocznijmy od momentu, w którym zawiązuje się współpraca z Klientem, czyli od pierwszego maila! Na tym etapie, w tradycyjnym zarządzaniu najpewniej od razu wzięlibyśmy się do przygotowania oferty i sprzedaży naszego produktu… Można jednak zacząć nieco inaczej. 

Przykład:

Jeżeli dostajemy hipotetyczne zlecenie na odświeżenie strony internetowej służącej do sprzedaży produktu SAAS, w pierwszej kolejności warto porozmawiać na temat planów i celów firmy, z którą będziemy współpracować. Aby poznać prawdziwe motywacje i problemy Klienta, rekomendujemy przeprowadzenie warsztatu. Jest to nasze autorskie podejście, jeśli chodzi o Software House’y. Wynikiem takiego spotkania jest dobranie odpowiednich technologii, które pomogą przejść z punktu, w którym się znajduje, do miejsca, w którym chce być.

Dzięki rozpoczęciu współpracy od biznesowych warsztatów, może okazać się, że produkt który Klient chce zrealizować powinien posiadać zupełnie inne funkcjonalności w stosunku do założonych. W niektórych przypadkach okazuje się, że finalnie będziemy tworzyć zupełnie inny produkt, niż ten, o który klient prosił.

Ale wróćmy na chwilę do przykładu, gdzie tworzymy nową stronę www dla klienta. Graficznie strona może być ładna i nieefektywna. Co to oznacza? Przykładowo do ulepszenia jest strategia docierania do potencjalnych kupujących, oraz intuicyjność poruszania się po stronie. Gdyby nie ten początkowy warsztat, nasza konkurencja owszem wykona zlecenie, ale finalny produkt nie będzie miał wpływu na cele biznesowe Klienta.

Zapewniając warsztat strategiczny, pełnimy tak rzadko spotykaną we współpracy z software house’ami funkcję doradczą. Jednocześnie zgodnie z metodologią Lean zmapowaiśmy procesy i zdefiniowaliśmy wartości Klienta. Dzięki zastosowaniu Lean eliminujemy późniejsze poprawki projektu oraz oszczędzamy czas klienta, potrzebny na konsultacje związane z modyfikowaniem produktu. 

Opracowanie nowej strony może nie wystarczyć, żeby zwiększyć zyski. jeśli nie podoła ona wymaganiom użytkowników poszukujących naszych produktów. Właściciel sklepu z pewnością doceni wartość dobrze przeprowadzonego warsztatu strategicznego, który pozwoli odkryć czynniki wpływające na zyski i straty. 

Początkowe podejście do Klienta może zaważyć na wyniku współpracy oraz jego zadowolenia, a także naszych specjalistów – nieważne, czy nacisk ma być położony na zwiększenie przychodów, poprawę wizerunku marki czy pozyskanie nowych kontaktów. Odpowiednie przygotowanie procesu i zastosowanie go sprawią, że odkryjemy faktyczne cele zarówno Klienta, jak i jego użytkowników – a to już połowa drogi do sukcesu!

Podsumowanie:

Przeprowadzenie warsztatu strategicznego może pomóc poznać potrzeby Klienta, aby zmaksymalizować zyski.

Metodologia Lean – ważna jest elastyczność w rozwijaniu produktu

Teraz, kiedy z naszym Klientem ustaliliśmy cel i sposób realizacji, możemy zakasać rękawy i przystąpić do pracy.

Na tym etapie wprowadzamy kolejny fundament metodologii Lean – realizację. Zaczynamy od stworzenia tak zwanego MVP (minimum viable product), czyli produktu z podstawowymi funkcjonalnościami. W kolejnych etapach prac dodajemy kolejne funkcje i elementy produktu, nad którym pracujemy. Taki model pracy pozwala nam na dokładne testowanie istniejących rozwiązań i szybkie eliminowanie błędów, które mogą wpłynąć na finalny działający produkt.

Przykład:

Żeby lepiej to zobrazować, wyobraź sobie remont domu. Dokonujesz wszystkich prac pokój po pokoju. Po każdym zakończonym etapie sprawdzasz, czy w pomieszczeniu wszystko zrobiłeś jak najlepiej. Przykładowo po zakończeniu prac w kuchni odkryjesz, że pociągnąłeś kable w niewłaściwy sposób. Zamiast burzyć ściany na sam koniec remontu, łatwiej będzie to naprawić na wczesnym etapie remontu. W następnych etapach będziesz mieć pewność, że kable są położone właściwie i nie wpłynął na elektrykę w całym domu.

Kiedy w ostatecznej wersji rozwijanego produktu natrafisz na błąd, bardzo trudno jest zidentyfikować, na którym etapie się on pojawił. Samo szukanie i późniejsza przebudowa projektu pochłania cenny czas. Zamiast tego lepiej poświęcić chwilę na dokładną weryfikację każdej wersji, zanim podejmiemy kolejne kroki. Z własnego doświadczenia wiemy, że można oszczędzić w ten sposób nie tylko godziny pracy, ale również swoją własną cierpliwość, dzięki czemu pracę od początku do końca wykonujemy ze świeżym umysłem i entuzjazmem!

Podsumowanie:

Oddawanie produktu w częściach pozwala nam na wprowadzanie przydatnych zmian jeszcze w trakcie realizacji.

Szybsze wykrywanie krytycznych punktów procesu w metodologii Lean

Każdy, kto kiedykolwiek rozwijał duży projekt, zapewne natrafił na swojej drodze na przeszkodę. A co jeśli jest to problem, który całkowicie zatrzymuje dalsze prace? Wcześniej wspomniane etapowe realizowanie i oddawanie projektu pomaga zminimalizować ryzyko wystąpienia takich sytuacji, są to tzw. krytyczne punkty procesu. Rozważanie produktu na zasadzie mniejszych części pozwala nam w prosty sposób dostrzec, w którym miejscu możemy zaoszczędzić czas lub zasoby. Prowadzi to do redukcji marnotrawstw i pojawienia się sytuacji win-win pomiędzy nami, podwykonawcami, a klientem, który zleca realizację produktu. No i jak tu nie kochać tej metodologii w pracy?!

Przykład:

Wrócimy tutaj do hipotetycznej sytuacji z remontem domu, jako że zarówno elastyczność w rozwoju jak i eliminacja strat są możliwe właśnie dzięki etapowej pracy. 

Pomyśl, co możesz zrobić, kiedy zorientujesz się, że podczas remontu użyłeś wałka do malowania kiepskiej jakości. Zauważasz, że na pokrytej świeżą farbą powierzchni zostają włókna. Nasuwają się dwa możliwe rozwiązania: skończyć remont z trefnym wałkiem, albo w kolejnych pokojach użyć po prostu lepszego narzędzia. Oczywiście druga opcja pomoże Ci zaoszczędzić więcej czasu i szybciej skończyć remont!

Co to oznacza w praktyce? Dzielenie pracy na mniejsze części i weryfikacja po każdym zakończonym etapie pozwala zapobiec różnym marnotrawstwom czasu oraz zasobów. Zamiast powtarzać błędy na kolejnych etapach, eliminujemy je od razu – kolejne wersje aplikacji czy produktu będą w ten sposób wykonane efektywniej. Od strony procesowej jest to najistotniejszy fundament Lean.

Dzięki podziałowi zadania na mniejsze etapy, firmy mogą zaoszczędzić tysiące roboczogodzin. Doskonałym przykładem jest tutaj FedEx. Przed wdrożeniem strategii opartej o Lean, przeprowadzenie wszystkich testów kontrolnych samolotu trwało u nich ponad 32 000 roboczogodzin. Managerowie podzielili ten proces na 68 “kamieni milowych”. Dzięki temu zlokalizowano momenty, w których można zaoszczędzić czas. Finalnie załoga potrzebowała mniej niż 22 000 roboczogodzin na przeprowadzenie dokładnie tych samych testów! (źródło)

Podsumowanie:

Metodologia Lean kładzie nacisk na poprawę wydajności poprzez eliminację marnotrawstw i krytycznych punktów procesu.

Metodologia Lean a operowanie faktami

Zespołom podczas pracy bardzo często zdarza się kierować subiektywnymi opiniami na temat tego, jak powinien wyglądać finalny projekt. Jest to pułapka, w którą wpadają osoby stawiające swoje przekonania ponad twarde dane. Według metodologii Lean, przy tworzeniu produktu należy posługiwać się liczbami oraz badaniami. Dlaczego takie postępowanie jest zawsze jedyną słuszną drogą? Często osoby tworzące produkt nie znajdują się w grupie docelowej, do której jest on skierowany. Kiedy dokładnie zbadamy potrzeby naszych użytkowników, mamy pewność, że podjęta przez nas strategia i wizja produktu spełni wymagania użytkowników. 

Przykład:

Uwielbiasz książki oraz modę, dlatego tworzysz aplikację dla ludzi zainteresowanych ubraniami, wraz ze spisem książek na temat kształtowania swojego stylu oraz przemyślanych zakupów odzieżowych. Podczas wywiadów z potencjalnymi użytkownikami dowiadujesz się, że korzystają oni częściej z kursów internetowych w celu poszerzenia wiedzy. Rzadziej natomiast sięgają po literaturę, nawet w formie cyfrowej.

Rozwiązanie może nasunąć się samo – w aplikacji należy zawrzeć kursy i porady zebrane z różnych źródeł, w łatwo przyswajalnej formie wideo. Trzeba także pozbyć się odnośników do książek, ponieważ użytkownicy nie są zainteresowani takim sposobem zdobywania wiedzy. Ale Ty postanawiasz zostać przy książkach, bo tak bardzo lubisz czytać… 

W ten właśnie sposób powstają produkty zupełnie inne od oczekiwanych przez użytkowników. Nie przynoszące zysków, nie posiadające potencjału na dalszy rozwój biznesowy. Jednocześnie w taki sposób przepala się budżety projektowe, które zgodnie z metodologią Lean chcemy przecież wykorzystać jak najefektywniej. Według badań The Standish Group przeprowadzonych w 2013 roku, w badanej grupie, około 50% wszystkich funkcji wymaganych przez Zleceniodawców nie jest wykorzystywanych przez użytkowników, a 30% jest używana sporadycznie (źródło). Nie projektujmy produktów, które my jako pomysłodawcy chcemy mieć. Projektujmy je tak aby nasi użytkownicy byli zadowoleni i chcieli korzystać z produktu, na który przeznaczyliśmy spore fundusze.

Dlatego nawyk badania i przeprowadzania dokładnego wywiadu z użytkownikami pozwala zdobyć cenne dane, które powinniśmy wykorzystać do stworzenia jak najbardziej użytecznego i zyskownego produktu. 

To właśnie dzięki transformacjom poprzedzonym badaniami i analizom, Netflix przeszedł od dystrybucji DVD do innowacyjnej telewizji na życzenie, redukując konieczność magazynowania płyt i ryzyko opóźnienia w dostawach (źródło). Pamiętajmy, że odpowiedni research pomoże znaleźć twarde dowody na to, że w firmie lub produkcie możliwe jest ulepszenie. 

Podsumowanie:

To badania i dane (nie zaś własne założenia) pozwolą mieć pewność, że rozwijamy produkt we właściwym kierunku.

Metodologia Lean w optymalizacji pracy

Kiedy poznamy już rynek i uświadomimy sobie, jakie potrzeby mają użytkownicy i na jakie wyzwania możemy trafić na drodze do realizacji produktu, wiemy, co możemy zaproponować w ramach dostępnych zasobów i celów biznesowych Klienta. Dobieramy produkt i wszystkie procesy dzięki przeprowadzonym warsztatom, a metodologia Lean pozwala nam spełnić założenia i zoptymalizować pracę. Najważniejsze to przede wszystkim spotkać się z Klientem po środku i finalizować współpracę w taki sposób, żeby obydwie strony mogły dać z siebie wszystko. 

Najważniejszą zaletą działania skierowanego na potrzeby Klienta i użytkowników jest to, że kieruje na spełnienie faktycznego celu, a nie szybkie wykonanie niezbędnej pracy. Dzięki takiej strategii nasi partnerzy biznesowi dostają produkty, z których są zadowoleni ich użytkownicy. Takie podejście generuje silne bodźce do ciągłego rozwoju swojej działalności, ze względu na działania, które przynoszą zyski- a przecież o to właśnie chodzi w biznesie!  

Podsumowanie:

Proponujemy rozwiązania w ramach dostępnych zasobów Klienta. Profesjonalne podejście nastawione na potrzeby użytkowników sprawi, że współpraca będzie po prostu przyjemna!

Potrzebujesz więcej dowodów na to, że Lean warto wykorzystywać wszędzie? Według badania przeprowadzonego przez The Standish Group 2013 roku, sukces (definiowany jako całkowita realizacja założonych celów oraz aprobata Klienta), spośród wszystkich badanych osiągnęło 72% projektów, prowadzonych według metodologii Lean. Tylko 21% z nich napotkało na pewne wyzwania, z którymi jednak sobie poradzono (źródło). Te dane umieszczają Lean w TOP najlepszych metodologii wdrażanych w procesach firm! Daje do myślenia? 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat metodologii Lean lub zobaczyć, jak wdrażana jest ona w praktyce, w procesie współpracy z Klientem oraz w rozwoju produktu – zostańmy w kontakcie!

Oferty pracy z

📢 Zapraszamy także do naszych grup:
➡ Social Media Jobs ➡ https://bit.ly/2GB5MXs
➡ Advertising/PR Jobs ➡ https://bit.ly/1Puw3z5
➡ Marketing – Pierwsza Praca ➡ https://bit.ly/2F6uQU3
➡ Rocket Jobs > 10K ➡ https://bit.ly/2AkLuMn
➡ Sprzedaż cała Polska ➡ https://bit.ly/2RMpMIG
➡ Design cała Polska ➡ https://bit.ly/2JOIkFI
➡ Marketing, e-commerce, SEO/SEM ➡ http://bit.ly/32uFhsq
➡ Rocket Community ➡ https://bit.ly/2PQofkI

💪 na naszego LinkedIna:
➡ https://www.linkedin.com/company/rocket-jobs

😎 oraz na naszego Instagrama:
➡ https://www.instagram.com/rocketjobspolska

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.