Jak budować kulturę otwartego feedbacku w branży mediowo-marketingowej?

„Dziękujemy za udział w procesie” – znasz to? W teorii każda firma kocha feedback, w praktyce często kończy się na szablonie i ciszy. Joanna Smolińska z WPP Media opowiedziała, dlaczego dociekliwość kandydata to plus, jak mówić szefowi prawdę w oczy bez konsekwencji, i jakie jedno pytanie na rozmowie pokazuje, czy firma jest warta Twojego czasu. Bo za każdym CV stoi po prostu człowiek, a dobry feedback to nie uprzejmość, tylko fundament zaufania.

Czy pamiętasz swoją najgorszą rozmowę rekrutacyjną, na której byłaś… jako kandydatka?

Pamiętam ją bardzo dobrze, mimo że minęło już sporo czasu. Siedziałam po drugiej stronie biurka i z każdą minutą miałam coraz większe poczucie, że coś tu nie działa. Rekruterka czytała pytania z kartki i po kolei je odhaczała. Kiedy zapytałam o coś naprawdę podstawowego – jak miałby wyglądać mój typowy dzień pracy w tym zespole i jakie byłyby priorytety na pierwsze trzy miesiące – zapadła cisza. Nie umiała powiedzieć nic konkretnego o roli, na którą mnie rekrutowała. Czułam się bardziej jak na przesłuchaniu niż na rozmowie dwóch stron, które sprawdzają czy chcą razem pracować. To było rozczarowujące, ale też bardzo pouczające. Po tej rozmowie naprawdę dobrze zapamiętałam, jak nie powinien wyglądać proces rekrutacyjny. 

W obecnych czasach wysyłamy masowo CV przez internet, często gubiąc się we własnych rekrutacjach. Co w Twojej pracy najbardziej przypomina Ci, że po obu stronach biurka i procesu siedzą po prostu ludzie?

Dziś rekrutacja bywa bardzo zautomatyzowana. Są systemy, automatyczne odpowiedzi, szablony maili, narzędzia do selekcji CV. To wszystko jest potrzebne, ale łatwo zapomnieć, że po drugiej stronie jest człowiek, który często naprawdę przeżywa ten proces. Mnie najbardziej otrzeźwiają zwykłe rozmowy. Kiedy ktoś na początku spotkania jest spięty, a po kilku minutach zaczyna mówić swobodniej, opowiada o tym, co go ciekawi, co go napędza, czego się obawia – wtedy od razu wraca właściwa perspektywa. W HR można oczywiście mówić o procesach, wskaźnikach i narzędziach, ale na końcu i tak chodzi o to, czy ludzie czują, że są traktowani uczciwie i po partnersku. 

WPP Media to duża, globalna grupa. Czy w tak dużej strukturze da się w ogóle prowadzić rekrutację „po ludzku”? Jeśli tak, to w jaki sposób?

Da się, ale trzeba tego naprawdę pilnować. Duża organizacja naturalnie ma swoje procesy, systemy i procedury. One pomagają, ale nie mogą zastąpić rozmowy. Ja sama rekrutuję już rzadziej, ale kiedy spotykam kandydatów na późniejszych etapach albo rozmawiam z osobami, które właśnie do nas dołączyły, często słyszę, że nasz proces był po prostu bardziej ludzki niż w innych dużych firmach. To jest ogromna zasługa naszych rekruterek. Myślę, że kluczowe jest słuchanie. Nie chodzi o to, żeby tylko przejść przez listę pytań i zaznaczyć kolejne punkty w formularzu. Dobra rekrutacja zaczyna się wtedy, kiedy naprawdę interesuje nas to, co kandydat mówi: czego szuka, co jest dla niego ważne, czego się obawia, w jakim środowisku dobrze pracuje. W dużej strukturze bardzo łatwo schować się za procedurą. Dlatego trzeba świadomie zostawiać miejsce na normalną, szczerą rozmowę.

„Dynamiczny zespół”, „płaska struktura”, „możliwość rozwoju” – to hasła-klucze, które widzimy w co drugim ogłoszeniu. Jak kandydat, czytając ofertę, może odróżnić realne benefity od korporacyjnej nowomowy?

To naprawdę trudne, bo język ogłoszeń o pracę mocno się zużył. Wszędzie pojawia się „dynamiczny zespół”, „międzynarodowe środowisko” i „możliwości rozwoju”. Kandydat może to sprawdzić dopiero wtedy, gdy zacznie pytać o konkrety. Jeśli firma mówi o rozwoju, warto zapytać: jak wyglądała ścieżka osoby, która wcześniej była na tym stanowisku? W jakich szkoleniach brały udział osoby z tego zespołu w ostatnim roku? Jeśli słyszymy o płaskiej strukturze, zapytajmy, jak naprawdę podejmuje się decyzje i kto ma wpływ na kierunek pracy. Bardzo bym chciała, żeby szczególnie młode osoby o tym pamiętały: rozmowa rekrutacyjna nie jest tylko egzaminem dla kandydata. Kandydat też ma prawo sprawdzić firmę. To jest moment, żeby zapytać o menedżera, zespół, realny styl pracy, oczekiwania i to, co może być trudne. Im więcej konkretów, tym mniejsze ryzyko rozczarowania po obu stronach.

Przejdźmy do tematu rzeki: feedback. Na LinkedInie wszyscy o nim piszą, ale w rzeczywistości często kończy się na formułce „odezwiemy się do Pana/Pani”. Czy firmy naprawdę chcą słyszeć feedback od kandydatów i pracowników?

Myślę, że wiele firm mówi, że chce feedbacku, ale kiedy przychodzi co do czego, prawda bywa niewygodna. U nas staramy się traktować go bardzo praktycznie. Jeśli kandydat poświęca czas na rozmowy, zadania i kolejne etapy, to zasługuje na konkretną odpowiedź, a nie tylko ogólne „dziękujemy za udział w procesie”. To jest po prostu element uczciwej relacji. Bardzo cenny jest też feedback od kandydatów do nas. Jeśli ktoś mówi, że zadanie było zbyt czasochłonne albo że nie rozumiał kolejności etapów, to jest dla nas konkretna informacja, co możemy poprawić. Nie zawsze da się zmienić wszystko od razu, ale takie sygnały naprawdę pomagają uporządkować proces.

Porozmawiajmy o szczerości w samej pracy. Czy mówienie prawdy prosto w oczy swojemu szefowi to odwaga, czy może narażanie się przełożonemu? Gdzie jest granica?

Uważam, że szczerość wobec szefa może być bardzo wartościowa, pod warunkiem, że jest dobrze podana. Od początku mówię mojemu zespołowi, że chcę słyszeć, jeśli ich zdaniem coś robię nie tak, jeśli moja decyzja utrudnia im pracę albo jeśli widzą ryzyko, którego ja nie dostrzegam. To nie zawsze są łatwe rozmowy, ale bez nich lider szybko traci kontakt z rzeczywistością. Nie mam poczucia, że zawsze wiem najlepiej. Zdarzało się, że ktoś z mojego zespołu przyszedł i powiedział wprost: „Słuchaj, ten pomysł może się nie sprawdzić z takich i takich powodów”. I miał rację. Oczywiście, nie zawsze przyjemnie się tego słucha, zwłaszcza na początku. Ale jeśli rozmowa dotyczy faktów, zachowań i konsekwencji, a nie oceniania czyichś intencji albo charakteru, to jest to dla lidera ogromna pomoc. Dokładnie tak samo staram się podchodzić do feedbacku, który sama daję innym.

A jak to wygląda w drugą stronę – w relacji z zespołem? Jak dawać feedback kolegom i koleżankom z biurka obok, żeby nie popsuć atmosfery, ale realnie rozwiązać problem?

To jest jedna z trudniejszych rzeczy w pracy zespołowej. Dużo mówimy o feedbacku, ale w praktyce często kończy się na komentarzach w kuchni albo rozmowach za czyimiś plecami. A to nie rozwiązuje problemu. Jeśli coś nam przeszkadza, najlepiej nazwać to możliwie szybko, spokojnie i bez robienia z tego publicznej sprawy. Czas ma tu ogromne znaczenie. Im dłużej zwlekamy, tym bardziej narasta frustracja i tym trudniej później rozmawiać normalnie. Mała rzecz potrafi urosnąć do dużego konfliktu tylko dlatego, że nikt wcześniej nie powiedział: „Słuchaj, to mi nie działa, możemy o tym porozmawiać?”. Najważniejsze jest, żeby rozmawiać w cztery oczy, na chłodno i o konkretach. Nie „ty zawsze” albo „ty nigdy”, tylko: co się wydarzyło, jaki miało wpływ i czego potrzebujemy następnym razem. To brzmi prosto, ale w praktyce bardzo dużo zmienia. Jeśli druga strona widzi, że nie chodzi o atak, tylko o rozwiązanie problemu, atmosfera zwykle nie cierpi. Przeciwnie – z czasem ludzie zaczynają sobie bardziej ufać, bo wiedzą, że trudne rzeczy można powiedzieć wprost i z szacunkiem.

Najtrudniejszy feedback to ten, który dajemy sami sobie. Jak Ty radzisz sobie z oceną własnych błędów rekrutacyjnych i jak marketingowcy mogą nauczyć się zdrowej samokrytyki?

Staram się nie robić z błędu katastrofy. W rekrutacji pomyłki się zdarzają. Czasem ktoś świetnie wypada na rozmowie, a później okazuje się, że nie pasuje do sposobu pracy zespołu albo do tempa organizacji. Wtedy nie ma sensu szukać winnych. Lepiej spokojnie sprawdzić: czego nie zauważyliśmy, o co nie zapytaliśmy, czy dobrze opisaliśmy tę rolę i co możemy zrobić inaczej następnym razem. Marketing i media to branże, w których nie da się wszystkiego przewidzieć. Dlatego perfekcjonizm bywa bardziej przeszkodą niż pomocą. Oczywiście trzeba wyciągać wnioski, ale zamiast katować się pytaniem „dlaczego nam nie wyszło?”, lepiej zapytać: co ta sytuacja mówi o naszym procesie, czego się nauczyliśmy i co następnym razem zrobimy inaczej.

Gdybyś dzisiaj to Ty szukała nowej pracy w marketingu i siedziała po drugiej stronie stołu, jakie jedno pytanie zadałabyś rekruterowi, żeby sprawdzić, czy ta firma jest warta Twojego czasu?

Zapytałabym o ostatnią trudną sytuację w zespole. Na przykład: „Proszę opowiedzieć o ostatnim kryzysie albo porażce i o tym, jak zareagował lider oraz zespół”. To pytanie bardzo dużo pokazuje, bo trudno odpowiedzieć na nie samymi ogólnikami. Po odpowiedzi zwykle widać, czy w firmie można mówić o problemach otwarcie, czy raczej szuka się winnych. Widać też, czy menedżer bierze odpowiedzialność za zespół i czy ludzie potrafią wyciągać wnioski po trudnych sytuacjach. Każda organizacja ma kryzysy. Różnica polega na tym, co robi się z nimi później.

Wielu kandydatów boi się zadawać trudne pytania na rekrutacji, bo myślą, że wyjdą na „roszczeniowych”. Jak rekruterzy w WPP Media reagują na dociekliwość? Czy to pulsuje, czy wręcz przeciwnie?

Dla nas dociekliwość jest plusem. W marketingu i mediach zadawanie dobrych, czasem niewygodnych pytań to część pracy. Bez tego trudno przygotować dobrą strategię czy kampanię dla klienta. Kandydat, który pyta o prawdziwe wyzwania na stanowisku, powód wakatu, mierniki sukcesu czy styl pracy menedżera, pokazuje, że poważnie traktuje decyzję o zmianie pracy. Chce wiedzieć, do jakiego miejsca wchodzi. To nie jest roszczeniowość, tylko dojrzałe podejście do własnej kariery i szacunek do czasu obu stron. Roszczeniowość zaczyna się gdzie indziej – wtedy, gdy ktoś ma bardzo dużo oczekiwań, ale nie pokazuje, co sam wnosi do rozmowy czy zespołu. Dopytywanie o konkrety to zupełnie inna kategoria.

Na koniec: jaka jest Twoja najważniejsza, złota rada dla kogoś, kto właśnie przegląda Rocket Jobs, chce wysłać CV do WPP Media, ale czuje lekki stres przed procesem rekrutacyjnym?

Powiedziałabym: nie próbuj być „idealnym kandydatem”. Nikt taki nie jest. Stres przed rozmową jest normalny, bo to sytuacja oceny, ale po drugiej stronie też siedzą ludzie. Naprawdę zależy nam na tym, żeby kandydat mógł pokazać się z najlepszej strony, a nie żeby go przyłapać na błędzie. Warto spróbować, bo praca w WPP Media daje kontakt z dużymi, rozpoznawalnymi markami, ciekawymi projektami i narzędziami, które realnie zmieniają sposób pracy w naszej branży. To środowisko, w którym można się dużo nauczyć, ale też szybko zobaczyć efekty swojej pracy. Przejrzyj ogłoszenie, przygotuj pytania, które są dla Ciebie naprawdę ważne, i wyślij CV. A na rozmowie po prostu bądź sobą.