Koordynator / Koordynatorka Biura i Projektów (Office Manager)

Aktualnie, dla naszego klienta, agencji consultingowej, specjalizującej się w komunikacji medycznej, poszukujemy:

Koordynator / Koordynatorka Biura i Projektów (Office Manager)

Zakres obowiązków

• Obsługa administracyjna biura, w tym organizacja podróży służbowych, wydarzeń oraz wizyt gości.

• Zamawianie cateringu oraz artykułów biurowych

• Koordynowanie korespondencji pocztowej oraz komunikacji wewnętrznej (maile, linki do spotkań, umowy)

• Organizacja logistyki wydarzeń (rezerwacja hoteli, zakup biletów, zamawianie taksówek)

• Wsparcie operacyjne projektów, w tym raportowanie oraz uzupełnianie danych w systemach

• Gromadzenie i udostępnianie materiałów od wykładowców oraz zarządzanie dokumentacją projektową

• Raportowanie postępów projektów oraz współpraca z zespołami wewnętrznymi i sponsorami

• Monitorowanie płatności (windykacja)

Wymagania

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (office manager, koordynator biura, administracja biurowa, koordynator projektów)

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie

• Otwartość, skrupulatność oraz elastyczność w działaniu

• Komunikatywność i umiejętność pracy w kontakcie z klientem, wykładowcami i zespołem

• Dobra znajomość pakietu MS Office i narzędzi do współdzielenia dokumentów

• Dokładność i odpowiedzialność w prowadzeniu dokumentacji i raportów

Mile widziane

• Doświadczenie w obsłudze eventów, wydarzeń, logistyce lub rezerwacjach

Oferujemy

• Atrakcyjne wynagrodzenie oraz stabilne zatrudnienie

• Pracę przy ciekawych projektach w prestiżowym środowisku (branża medyczna, farmaceutyczna, healthcare & beauty)​

• Komfortowe biuro w dogodnej lokalizacji

• Niezbędne narzędzia do pracy