Executive Assistant to the CEO

Kluczowe obowiązki

Twoja Rola:

To nie jest standardowa rola asystencka. Poszukujemy kogoś, kto stanie się niezastąpionym partnerem biznesowym i osobistym wsparciem dla CEO. Będziesz strażnikiem i optymalizatorem najważniejszego zasobu CEO: czasu i fokusu. Działając w samym centrum decyzyjnym DONE, będziesz mieć realny wpływ na jej funkcjonowanie i strategiczny rozwój.

Twoim celem jest zwolnienie CEO z zadań operacyjnych, aby mógł on w 100% skupić się na wzroście i wizji firmy. Będziesz zarządzać pulsem jego profesjonalnego i prywatnego życia, zapewniając, że każdy dzień przebiega z maksymalną efektywnością.

‍

1. Zarządzanie i Optymalizacja Czasu:

• Mistrzowskie zarządzanie kalendarzem: Proaktywne planowanie, bezwzględna priorytetyzacja i ochrona czasu CEO, przewidywanie konfliktów i znajdowanie optymalnych rozwiązań.

• Organizacja spotkań na najwyższym poziomie: Pełna koordynacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych – od umówienia terminu, przez przygotowanie agendy, po logistykę, materiały i zapewnienie, że wszyscy są przygotowani.

• Koordynacja podróży służbowych: Kompleksowe planowanie i rezerwacja podróży krajowych i międzynarodowych (loty, hotele, transport), z dbałością o każdy detal.

• Pierwszy punkt kontaktu: Profesjonalna i skuteczna obsługa komunikacji przychodzącej, filtrowanie informacji i przekazywanie tylko kluczowych kwestii do CEO.

‍

2. Wsparcie Strategiczne i Biznesowe

• Synteza danych: Przekształcanie surowych danych i rozbudowanych raportów (np. miesięcznych wyników, analiz rynkowych) w zwięzłe, kilkupunktowe podsumowania dla CEO.

• Tworzenie podsumowań i action points: Przekształcanie dyskusji ze spotkań w konkretne, klarowne zadania i bezwzględne monitorowanie ich realizacji (follow-up).

• Przygotowywanie materiałów: Wsparcie w tworzeniu prezentacji, raportów i analiz na potrzeby CEO, z dbałością o najwyższą jakość merytoryczną i wizualną.

• Dyskretny research: Szybkie i efektywne zbieranie oraz analizowanie informacji na wskazane tematy biznesowe, rynkowe oraz kontrahentów.

• Zarządzanie projektami specjalnymi: Samodzielne prowadzenie wybranych projektów wewnętrznych na zlecenie CEO, od koncepcji po wdrożenie.

3. Wsparcie w Tematach Prywatnych:

• Pełna koordynacja i zarządzanie sprawami prywatnymi CEO, od rezerwacji i planowania podróży rodzinnych, po codzienne zadania i nieprzewidziane sytuacje.

• Zapewnienie płynnego funkcjonowania życia prywatnego, aby umożliwić CEO pełne skupienie na obowiązkach zawodowych.

Profil idealnego kandydata

Szukamy unikalnej kombinacji cech. Nie interesuje nas tylko to, co umiesz, ale przede wszystkim to, jak myślisz i działasz.

• Systemowiec, nie improwizator: Myślisz procesami, checklistami i automatyzacją. Widząc powtarzalne zadanie, Twoim pierwszym odruchem jest pytanie: "Jak możemy to zoptymalizować lub zautomatyzować, żeby już nigdy tego nie robić ręcznie?".

• Analityk: Liczby i fakty są Twoim językiem. Potrafisz szybko analizować dane i wyciągać z nich esencję. Nie boisz się trudnych pytań i bezpośredniej komunikacji.

• Właściciel, nie wykonawca: Nie czekasz na zadania – sam je identyfikujesz. Widzisz problem, diagnozujesz go i proponujesz rozwiązanie, zanim ktokolwiek poprosi Cię o interwencję. Bierzesz pełną odpowiedzialność za rezultat, a nie tylko za wykonanie zadania.

• Absolutna dyskrecja i inteligencja emocjonalna: Rozumiesz, że będziesz mieć dostęp do najbardziej poufnych informacji. Twoja lojalność, etyka pracy i zdolność do budowania relacji opartych na zaufaniu są niepodważalne.

Czego u nas nie znajdziesz

• Spokojnej, przewidywalnej pracy od 9 do 17.

• Roli "sekretarki". CEO nie potrzebuje kogoś do rezerwowania biletów i parzenia kawy – od tego są aplikacje i automaty. Potrzebuje partnera, który myśli trzy kroki do przodu, przewiduje jego potrzeby, zanim zostaną wypowiedziane, i zarządza systemem jego życia i pracy. Twoim zadaniem nie jest wykonywanie poleceń – jest ich eliminowanie poprzez proaktywne działanie.

• Cierpliwości dla opinii, które nie są poparte danymi. CEO operuje na poziomie faktów, wskaźników i logiki. Przygotuj się na to, że Twoje "wydaje mi się" zostanie zignorowane, a "czuję, że" spotka się z prośbą o przedstawienie tabelki. Komunikacja oparta na subiektywnych odczuciach jest tu stratą czasu.

• Pobłażliwości dla powtarzalnych błędów. Błąd jest traktowany jako okazja do nauki i uszczelnienia procesu, aby nigdy więcej się nie powtórzył. Ten sam błąd popełniony drugi raz nie jest już błędem – jest świadectwem braku wyciągania wniosków i braku szacunku do czasu.

Benefity

• CSR na światowym poziomie

• Dobrej jakości szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne

• Dostrzegamy i rozwijamy Twój potencjał

• Doświadczeni menedżerowie gotowi i chętni do dzielenia się wiedzą

• Jasna ścieżka rozwoju i awansów

• Liczymy się z Twoim zdaniem czyli "voice of employee"

• Możliwość pracy hybrydowej

• Ponadprzeciętnie ambitne środowisko pracy

• Praktyczny welcome box

• Prywatna opieka medyczna

• Karta MultiSport

• Tworzymy inkluzywne miejsce pracy

• Udział w różnorodnych projektach