HR Operations Specialist mit Deutschkenntnissen (alle Geschlechter)

Wir suchen eine deutschsprachige Fachkraft, unser Team in Warschau als HR Operations Specialist zu verstärken.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des effektiven Betriebs der zentralisierten HR-Administration während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus*, ✍️

• Sicherstellung genauer Mitarbeiterdaten in HR-Systemen sowie Unterstützung bei Massen-Datenaktualisierungen und Sonderprojekten.

• Vorbereitung und Verwaltung von Beschäftigungsdokumenten gemäß den länderspezifischen Anforderungen unter Nutzung elektronischer Systeme.

• Durchführung von Transaktionen mit hoher Genauigkeit unter Einhaltung von Betriebshandbüchern, SLAs und Gehaltsabrechnungsterminen.

• Tätigkeit als Superuser für HR-Systeme, Bereitstellung von First-Level-Support und Vorbereitung der Systeme für wichtige HR-Prozesse.

• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und -wünschen sowie Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank zur Verbesserung des Supports.

• Erstellung individueller Datenberichte, Datenanalyse und Zusammenfassung von Feedback für Stakeholder.

• Zusammenarbeit mit HR SSC Kollegen zur Sicherstellung konsistenter Service-Standards. ✔️

• Ausführung weiterer Aufgaben und Unterstützung von Teamprojekten nach Anweisung.

• Kontinuierliche Verbesserung:

  • Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen zur Steigerung der Mitarbeitererfahrung und Servicequalität.

  • Erforschung von Automatisierungsmöglichkeiten und Systemverbesserungen zur Maximierung der Vorteile der HR-Technologie.

  • Pflege und Aktualisierung von SOPs und Wissensdatenbanken zur Unterstützung der kontinuierlichen Serviceentwicklung.

*Der vollständige Mitarbeiterlebenszyklus umfasst: Einstellung neuer Mitarbeiter im HR-System, Bereitstellung einer positiven Pre-Boarding-Erfahrung, zeitnahe Verarbeitung von Änderungen bestehender Arbeitsverträge einschließlich Beförderungen/Gehaltserhöhungen usw., bis hin zur Unterstützung bei Austritten, jährlichen Leistungsanpassungen, Schulungsveranstaltungen und Leistungsmanagement.

Was Sie für den Erfolg benötigen:

• Mindestens 2 Jahre nachweisliche Erfahrung in der HR-Administration innerhalb eines zentralisierten HR-Betriebsmodells für den deutschen oder Schweizer Markt,

• Fließende Deutschkenntnisse (C1) und Englischkenntnisse auf B2-Niveau,

• Erfahrung im Umgang mit cloudbasierten HRIS-Systemen wie Workday, SuccessFactors,

• Praktische Kenntnisse der MS 365 Suite sowie fortgeschrittene Microsoft Office Fähigkeiten (insbesondere Excel),

• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit exzellentem Zeitmanagement und Organisationsfähigkeit.

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie kundenorientierte Denkweise,

• Technikaffinität, Interesse an Systemen und KI sowie starke Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung.

Unser Angebot an Sie:

• Arbeitsvertrag [umowa o pracę], wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an,

• Jahresbonus,

• Flexible Arbeitszeiten,

• Hybrides Arbeitsmodell (3 Tage pro Woche im Büro),

• Frisches Obst im Büro jeden Mittwoch

• Ein vielfältiger und inklusiver Arbeitsplatz,

• Festliche Zuschläge im April und Dezember,

• Medizinische Versorgung mit Basispaket Zahnmedizin (Medicover) mit Erweiterungsmöglichkeiten zum Damian Medical Center,

• Möglichkeit zur Erweiterung der medizinischen Versorgung auf Familienmitglieder,

• Lebensversicherung mit möglichem erweiterten Umfang,

• Sportkarte (Medicover),

• Sprachkurse,

• Umfangreiches Trainingsangebot zur Unterstützung Ihrer Entwicklung,

• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm,

• Wellbeing-Aktivitäten, CSR und Raum für Ihre Initiativen*,

• Rabatte für Mahlzeiten und Sonderangebote im Platan Business Park.

*Wir legen Wert auf Unterhaltung sowie die Unterstützung Ihrer physischen und mentalen Gesundheit – besuchen Sie unser LinkedIn-Profil!

Der Rekrutierungsprozess besteht aus folgenden Schritten:

• Auswahl der Lebensläufe – wir kontaktieren ausgewählte Kandidaten

• Telefon-Screening mit einem Recruiter (ca. 15 Min.)

• Erstes Interview mit dem Manager (Video-Konferenz, ca. 1 Stunde)

• 30-minütige Video-Konferenz (falls erforderlich, noch zu bestätigen), gefolgt von einer Entscheidung zur Kandidatenauswahl und dem Angebot.

Die Informationspflicht gemäß Artikel 18 [3ca] des Arbeitsgesetzbuches wird vor Vertragsabschluss erfüllt.