Office & Administration Manager (m/k/x)

Cześć!

Jesteśmy agencją Przestrzeń. Tworzymy kampanie, które działają biznesowo i kreatywnie (i często zgarniają nagrody). W 2025 roku znaleźliśmy się w TOP 3 Agencji Komunikacyjnych Roku w konkursie Innovation. Pracujemy m.in. dla IKEA, OLX, Kompanii Piwowarskiej, RTV EURO AGD, Tchibo oraz Stowarzyszenia mali bracia Ubogich.

Szukamy osoby, która obejmie stanowisko Office & Administration Managera i będzie odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie naszego biura oraz administracyjne wsparcie organizacji. To rola dla osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i doświadczonej, która lubi mieć wszystko pod kontrolą i potrafi skutecznie koordynować wiele tematów jednocześnie.

🧩 Twoje zadania

• zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura i dbanie o jego codzienną organizację,

• zarządzanie przestrzenią biurową oraz zakupami artykułów biurowych, spożywczych i wyposażenia,

• organizacja obiegu dokumentów, archiwizacja oraz koordynacja procesu podpisywania dokumentów,

• wsparcie administracyjne Zarządu i zespołu managerskiego,

• współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług (m.in. księgowość, IT, kancelarie prawne, kurierzy) oraz nadzór nad jakością świadczonych usług,

• organizacja i rozliczanie podróży służbowych, w tym rezerwacja hoteli i biletów,

• koordynacja współpracy z zewnętrznym działem IT, zarządzanie sprzętem komputerowym i telefonami służbowymi oraz prowadzenie ewidencji sprzętu,

• organizacja logistyczna spotkań, szkoleń, wydarzeń firmowych i integracyjnych oraz opieka nad gośćmi odwiedzającymi biuro,

• wsparcie procesów onboardingu i offboardingu - przygotowanie stanowisk pracy, organizacja sprzętu, dostępów i identyfikatorów oraz współpraca z zespołem HR w działaniach organizacyjnych,

• identyfikowanie i wdrażanie usprawnień w obszarze administracji i funkcjonowania biura.

.👀 Szukamy Ciebie, jeśli:

• masz minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku Office Managera/Administration Managera lub podobnym,

• świetnie organizujesz swoją pracę i potrafisz samodzielnie prowadzić wiele tematów jednocześnie,

• jesteś odpowiedzialną, dokładną i proaktywną osobą,

• potrafisz budować dobre relacje z dostawcami i współpracownikami,

• swobodnie posługujesz się pakietem Microsoft Office (szczególnie Excel, Outlook i PowerPoint),

• znasz język angielski na poziomie komunikatywnym,

• lubisz usprawniać procesy i szukać praktycznych rozwiązań.

💙 Co oferujemy:

• pracę stacjonarną w godzinach 8:30–16:30,

• dużą samodzielność i realny wpływ na organizację pracy biura,

• współpracę z ambitnym i zgranym zespołem,

• przyjazną atmosferę i piękne biuro na warszawskich Filtrach,

• liczne okazje do integracji (wspólne śniadania, wyjścia i wydarzenia firmowe),

• prywatną opiekę medyczną.

📩 Wyślij nam swoje CV, chętnie Cię poznamy!