Specjalista / Specjalistka ds. organizacji imprez turystycznych

Specjalista / Specjalistka ds. organizacji imprez turystycznych

📍 Warszawa – metro Służew | praca głównie z biura
💼 Pełny etat | umowa zlecenie lub B2B
✈️ Organizacja wyjazdów od A do Z
🚀 Realny wpływ na to, jak wyglądają nasze wyjazdy

Cześć! 👋

Szukamy osoby, która dołączy do naszego zespołu i będzie odpowiadać za organizację naszych wyjazdów od strony operacyjnej – od pierwszych ustaleń aż po ich rozliczenie.

Nie szukamy osoby, która będzie tylko przeklejać dane między tabelkami.

Szukamy kogoś, kto:

• dobrze organizuje swoją pracę,

• lubi kontakt z ludźmi,

• nie boi się odpowiedzialności,

• potrafi ogarnąć wiele tematów jednocześnie,

• zachowuje spokój, kiedy pojawiają się problemy,

• ma satysfakcję z tego, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik.

Jeśli lubisz, kiedy dużo się dzieje – może być to stanowisko dla Ciebie.

Kim jesteśmy?

Taksidi to polskie biuro turystyczne działające od ponad 15 lat.

Tworzymy trzy marki turystyczne:

• Taksidi – wyjazdy narciarskie i snowboardowe do najlepszych kurortów w Alpach,

• The Boat Trip – autorskie rejsy jachtowe po najciekawszych akwenach świata, od Chorwacji po Karaiby,

• OffCourse – aktywne wyprawy i wyjazdy przygodowe dla osób, które szukają czegoś więcej niż klasycznego urlopu – od Islandii po Amerykę Południową.

Każdego roku organizujemy wyjazdy dla tysięcy osób.

Łączy nas jedno – chcemy tworzyć wyjazdy, które są dobrze zorganizowane, mają świetną atmosferę i zostają w pamięci na długo.

Nie jesteśmy korporacją. Działamy szybko, podejmujemy decyzje i dajemy ludziom dużo samodzielności.

Na czym będzie polegać Twoja praca?

Będziesz odpowiadać za przygotowanie wyjazdu do realizacji – od A do Z.

W praktyce oznacza to planowanie szczegółów wyjazdu, kontakt z klientami i zagranicznymi partnerami, koordynację transportu, przygotowywanie list uczestników, briefowanie kadry, a po powrocie – rozliczenie wyjazdu i zebranie feedbacku.

Twoje główne zadania:

• organizacja wyjazdów zgodnie z harmonogramem i standardami jakości,

• przygotowywanie i aktualizowanie list uczestników w Excelu, m.in. list kwaterunkowych, autokarowych i ubezpieczeniowych,

• koordynacja transportu autokarowego i lotniczego,

• zamawianie lotów, transferów i shuttle busów,

• planowanie atrakcji i aktywności dodatkowych,

• kontakt z zagranicznymi hotelami, rezydencjami i lokalnymi partnerami,

• potwierdzanie wszystkich usług i atrakcji przed wyjazdem,

• przygotowywanie szczegółowego harmonogramu wyjazdu,

• briefowanie pilotów, skipperów i pozostałej kadry,

• bieżący kontakt z uczestnikami – mailowo, telefonicznie i poprzez social media,

• rozwiązywanie bieżących problemów i reagowanie na sytuacje wymagające szybkiej decyzji,

• rozliczanie zakończonych wyjazdów i kadry,

• zbieranie opinii uczestników poprzez ankiety i rozmowy z kadrą,

• analiza zrealizowanych wyjazdów i szukanie sposobów na ich usprawnienie.

Nie będziesz robić wszystkiego sam/a

W organizacji wyjazdów współpracujesz z innymi osobami w firmie – sprzedażą, marketingiem, logistyką oraz kadrą wyjazdową.

Twoją rolą będzie przede wszystkim dopilnowanie, żeby wszystkie elementy wyjazdu były ze sobą połączone i zrealizowane na czas.

Jeśli zauważysz, że coś można zrobić szybciej, prościej albo lepiej – chcemy, żebyś o tym powiedział/a.

Kogo szukamy?

Najlepiej odnajdziesz się u nas, jeśli:

• bardzo dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz pilnować wielu tematów jednocześnie,

• jesteś dokładny/a i terminowy/a oraz zwracasz uwagę na szczegóły,

• potrafisz samodzielnie podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność,

• dobrze radzisz sobie pod presją czasu,

• nie boisz się telefonów i swobodnie rozmawiasz z klientami oraz partnerami,

• lubisz kontakt z ludźmi i potrafisz budować dobre relacje,

• potrafisz jasno komunikować informacje i przekazywać zadania innym osobom,

• dobrze znasz język angielski w mowie i piśmie,

• sprawnie korzystasz z Excela / Google Sheets,

• potrafisz znaleźć rozwiązanie, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem,

• interesujesz się podróżami, turystyką, nartami, żeglarstwem lub po prostu lubisz organizować fajne rzeczy.

Doświadczenie w turystyce, hotelarstwie, organizacji eventów lub pracy operacyjnej będzie dużym plusem, ale nie jest konieczne.

Bardziej interesuje nas to, czy potrafisz samodzielnie ogarnąć temat i doprowadzić go do końca.

Jak pracujemy?

Dostaniesz sporo swobody, ale razem z nią realną odpowiedzialność.

Nie będziemy mówić Ci krok po kroku, co masz zrobić. Oczekujemy, że potrafisz:

• zaplanować swoją pracę,

• ustalić priorytety,

• samodzielnie podejmować decyzje,

• doprowadzać zadania do końca.

W sezonie tempo pracy potrafi być wysokie.

Jednego dnia możesz organizować transport dla grupy w Alpach, następnego potwierdzać atrakcje z lokalnym partnerem, a chwilę później rozwiązywać problem z rooming listą.

Dlatego szukamy osoby, która lubi, kiedy dużo się dzieje, ale jednocześnie potrafi zachować spokój i porządek.

Co oferujemy?

• pełny etat na umowę zlecenie lub B2B,

• stałe, comiesięczne wynagrodzenie,

• dodatkową premię posezonową uzależnioną od wyników i zaangażowania,

• dużą samodzielność i realny wpływ na organizowane wyjazdy,

• bezpośrednią współpracę z zespołem operacyjnym,

• pracę w niewielkim, zgranym zespole bez korporacyjnej atmosfery,

• możliwość wyjazdów zagranicznych jako formę nagrody i docenienia za dobrą pracę,

• zniżki pracownicze na wyjazdy Taksidi, The Boat Trip i OffCourse,

• możliwość poznania od środka organizacji dużych wyjazdów turystycznych,

• biuro na warszawskim Mokotowie, kilka minut od metra Służew,

• przestrzeń do proponowania własnych pomysłów i usprawnień.

Po czym poznamy, że dobrze wykonujesz swoją pracę?

Przede wszystkim po tym, że:

• wyjazdy są dobrze przygotowane,

• uczestnicy wiedzą, co i kiedy się dzieje,

• kadra ma wszystkie potrzebne informacje,

• partnerzy zagraniczni są odpowiednio poinformowani,

• kolejne wyjazdy organizujemy sprawniej i lepiej.

Liczymy na osoby, które nie tylko wykonują zadania, ale również zauważają problemy i proponują rozwiązania.

Zadanie rekrutacyjne

Nie zależy nam na sprawdzaniu teorii.

Chcemy zobaczyć, jak myślisz, organizujesz pracę i podchodzisz do realnych sytuacji.

Wyobraź sobie, że jesteś osobą odpowiedzialną za organizację wyjazdu narciarskiego Taksidi dla 80 osób.

Autokar wyjeżdża z Warszawy w piątek o 20:00, a uczestnicy mają rozpocząć zakwaterowanie w sobotę około 17:00.

W dniu wyjazdu okazuje się, że kilka rzeczy nie idzie zgodnie z planem:

• hotel informuje Cię, że w jednej z rezerwacji brakuje dwóch miejsc noclegowych,

• lokalny partner nie potwierdził jeszcze jednej z zaplanowanych atrakcji,

• przewoźnik informuje, że autokar będzie miał około 2 godziny opóźnienia,

• 6 uczestników zgłosiło zmianę danych lub pokoju,

• pilot wyjazdu prosi o przesłanie ostatecznej listy uczestników i harmonogramu,

• jedna z osób z kadry informuje Cię, że nie będzie mogła pojechać,

• jednocześnie na mailu czeka kilkanaście wiadomości od uczestników dotyczących godzin wyjazdu, bagażu i zakwaterowania.

Twoim zadaniem jest opisanie, jak poradzisz sobie z tą sytuacją.

Nie chodzi nam o stworzenie idealnego rozwiązania każdego problemu. Chcemy zobaczyć, jak myślisz i jak organizujesz pracę, kiedy kilka rzeczy dzieje się jednocześnie.

W odpowiedzi:

1. Ułóż powyższe problemy w kolejności, w jakiej się nimi zajmiesz.
Napisz krótko, dlaczego właśnie w takiej kolejności.

2. Opisz, co konkretnie zrobisz w pierwszych 60 minutach pracy.

3. Napisz, z kim skontaktujesz się w pierwszej kolejności i jakie informacje będziesz chciał/a uzyskać.

4. Przygotuj krótką wiadomość do uczestników dotyczącą opóźnienia autokaru.
Wiadomość powinna być konkretna, spokojna i gotowa do wysłania.

5. Załóż, że nie uda się znaleźć brakujących dwóch miejsc w hotelu.
Zaproponuj rozwiązanie, które Twoim zdaniem będzie najlepsze dla uczestników i organizatora.

6. Na końcu napisz, jakie informacje lub dokumenty chciał(a)byś mieć przygotowane wcześniej, żeby uniknąć podobnej sytuacji przy kolejnym wyjeździe.

Co będziemy oceniać?

• umiejętność ustalania priorytetów,

• logiczne i praktyczne podejście do problemów,

• samodzielność,

• komunikację z klientami i partnerami,

• umiejętność zachowania spokoju pod presją czasu,

• dokładność i dbałość o szczegóły,

• umiejętność przewidywania problemów,

• sposób organizowania pracy.

Nie ma jednej poprawnej odpowiedzi.

Bardziej niż „idealnego” rozwiązania szukamy osoby, która potrafi szybko ocenić sytuację, ustalić priorytety, skontaktować się z właściwymi osobami i doprowadzić temat do końca.

Zadanie ma charakter wyłącznie rekrutacyjny i nie będzie wykorzystywane komercyjnie ani w działaniach Taksidi. Chcemy wyłącznie sprawdzić Twoje podejście, sposób myślenia i organizacji pracy.

Proces rekrutacji

1. Zadanie rekrutacyjne

Na początku poprosimy Cię o krótkie, praktyczne zadanie związane z organizacją wyjazdu. Chcemy zobaczyć, jak podchodzisz do problemów, ustalasz priorytety i organizujesz pracę.

2. Rozmowa wstępna

Z wybranymi osobami skontaktujemy się telefonicznie lub online.

Będzie to około 15–20 minut rozmowy, podczas której chcemy Cię poznać i odpowiedzieć na Twoje pierwsze pytania.

3. Spotkanie rekrutacyjne

Z części osób zaproszonych na rozmowę wstępną wybierzemy kandydatów, z którymi spotkamy się w naszym biurze.

Porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, sposobie pracy i oczekiwaniach.

Na tej podstawie wybierzemy osobę, której zaproponujemy współpracę.

Jak aplikować?

Nie potrzebujemy listu motywacyjnego.

Odpowiemy na wybrane zgłoszenia.

Dołącz do nas! ⛷️⛵🌍