Executive Assistant to General Manager

Szukamy osoby, która będzie zaufanym partnerem Dyrektora Generalnego w codziennym zarządzaniu organizacją. GM Executive Assistant odpowiada za sprawną organizację pracy dyrektora generalnego, koordynację procesów administracyjnych oraz wsparcie realizacji projektów biznesowych, współpracując z kluczowymi działami firmy i partnerami zewnętrznymi. 

Twój zakres odpowiedzialności

Wsparcie Dyrektora Generalnego

• Zarządzanie kalendarzem dyrektora generalnego oraz organizacja spotkań.

• Koordynowanie priorytetów, terminów i bieżących zadań.

• Organizacja podróży służbowych (loty, hotele, transport, agenda wyjazdów).

• Przygotowywanie prezentacji, raportów, analiz i materiałów.

• Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych oraz koordynacja działań po ich zakończeniu.

Koordynacja projektów i współpracy

• Koordynowanie przygotowywania umów we współpracy z działem prawnym oraz innymi działami firmy.

• Nadzór nad terminowym obiegiem dokumentów i realizacją ustaleń.

• Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Zarządem, działami i partnerami biznesowymi.

• Wsparcie dyrektora generalnego w realizacji projektów strategicznych.

Wsparcie finansów i administracji

• Kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów, w tym dokumentów finansowych.

• Koordynacja współpracy z biurem rachunkowym, kancelarią prawną, doradcami podatkowymi i innymi partnerami zewnętrznymi.

• Przygotowywanie pism, wniosków oraz dokumentacji dla instytucji publicznych.

• Kompletowanie dokumentów na potrzeby audytów, kontroli oraz procesów wewnętrznych.

• Wsparcie działu finansowego w bieżących zadaniach administracyjnych.

Organizacja biura

• Koordynacja codziennych spraw administracyjnych.

• Organizacja obiegu dokumentów i korespondencji.

• Współpraca z dostawcami usług oraz administracją biura.

• Organizacja spotkań, wizyt gości oraz wydarzeń firmowych.

Kogo szukamy?

Osoby, która potrafi myśleć kilka kroków do przodu, działa samodzielnie i odnajduje się w dynamicznym środowisku biznesowym. Szukamy partnera dla dyrektora generalnego - osoby, która łączy doskonałą organizację pracy z wysoką kulturą biznesową, dbałością o szczegóły i umiejętnością budowania relacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z partnerami zewnętrznymi.