Podpis elektroniczny – jakie są jego rodzaje i do czego służy?

Elektronika i technologia już dawno przestały być luksusem. To po prostu nieodłączni towarzysze naszego życia. Nie dziwi więc fakt, że podpis elektroniczny święci triumfy i zdobywa coraz więcej serc. Któż mógłby oprzeć się możliwości załatwiania formalności – w bezpieczny i sprawdzony sposób – bez wychodzenia z domu? No właśnie… W tym celu warto poznać świat podpisów elektronicznych nieco bliżej i dowiedzieć się, jak i gdzie czerpać z niego korzyści.

Co to jest podpis elektroniczny?

W największym skrócie można powiedzieć, że podpis elektroniczny jest kolejnym elementem digitalizacji naszej rzeczywistości. Dzięki rozwijającej się technologii podpis elektroniczny pozwala nam potwierdzać tożsamość na odległość, bez konieczności osobistego pojawienia się np. w banku, urzędzie czy biurze zleceniodawcy. 

Podpis elektroniczny – według definicji – to dane połączone z certyfikatem elektronicznym poświadczającym związek podpisu z konkretną osobą fizyczną (składającą ten podpis). 

Podpis elektroniczny (inaczej e-podpis):

• uniemożliwia podszywanie się pod osobę posługującą się nim,
• sprawia, że dane zawarte w podpisanym nim dokumencie mogą być odczytane jedynie przez osobę, do której ten dokument jest zaadresowany, 
• wyklucza ponowne wykorzystanie raz podpisanego dokumentu (dzięki zapisanej w nim dacie i czasie podpisu), co jest przydatnym rozwiązaniem np. przy czekach.

Rodzaje podpisu elektronicznego

Pojęcie podpisu elektronicznego jest bardzo szerokie. Właśnie dlatego wyróżnia się kilka jego rodzajów, które różnią się np. formą lub sposobem wykorzystania. 

• Elektroniczny podpis kwalifikowany 

Podpis kwalifikowany w świetle prawa jest równoważny z podpisem wykonanym własnoręcznie. Co ważne, certyfikat, dzięki któremu podpis kwalifikowany może potwierdzić naszą tożsamość, można otrzymać jedynie w autoryzowanych Centrach Certyfikacji. To zapewnia bezpieczeństwo posługiwania się elektroniczną wersją podpisu. 

Użycie elektronicznego podpisu kwalifikowanego jest normowane następującymi dyrektywami unijnymi: Dz.U.UE.910/2014 oraz Dz.U.2021.1797.

• Zaawansowany podpis elektroniczny

Z podpisem tego typu mamy do czynienia np. w przypadku:

1. profilu zaufanego w systemie dostawcy usługi elektronicznej, 
2. profilu zaufanego ePUAP, 
3. profilu zaufanego w systemie lokalnym. 

To podpis o wysokim stopniu bezpieczeństwa, dlatego często jest wykorzystywany między usługobiorcami oraz usługodawcami. W dobie pandemii i ograniczonych kontaktów na pewno wielokrotnie się przydał. 

– Lockdown, który był rozwiązaniem wychodzącym naprzeciw zagrożeniom pandemicznym, przyniósł w efekcie szybki i wysoki wzrost zaufania do usług cyfrowych. Potrzeba komunikacji, transferu dokumentów firmowych, a także przede wszystkim konieczność transformacji procesów firmowych „na zdalne”, zmieniła percepcję cyfrowych produktów czy usług. Duże znaczenie mają instytucje państwowe, które również zostały zmuszone do zmian w swoich procesach i obsługi klientów-obywateli zdalnie i z użyciem podpisów elektronicznych. To sprawiło, że ludzie oswoili się z innowacjami – mówi Justyna Kaczmarczyk, Business Unit Manager w Autenti. 

• Pieczęć elektroniczna

O ile funkcja pieczęci elektronicznej nie różni się niczym od podpisu kwalifikowanego, o tyle już podmiot, który z niej korzysta ulega zmianie. Pieczęć tę stawia bowiem system informatyczny, zgodnie ze zdefiniowanymi założeniami oraz zdarzeniami.

• Podpis niekwalifikowany

Podpis tego typu ma znacznie węższe zastosowanie – umożliwia bowiem przede wszystkim korzystanie z systemów udostępnionych przez usługodawcę. Przykładem są tu różne działania banków. 

Zobaczcie także: Umowa B2B – kiedy się opłaca? Wady, zalety – kompendium wiedzy

Czy boimy się podpisu elektronicznego?

– Obawy związane z podjęciem decyzji o wprowadzeniu podpisu elektronicznego do firmy mogą wynikać z przywiązania do klasycznej formy zawierania umów – czyli na papierze. Wiele osób jest przywiązanych do takiej metody podpisywania dokumentów i ciężko im sobie wyobrazić, że można ją czymś zastąpić. Nowości w obszarze innowacji informatycznych często wzbudzają obawy ze względu na to, że trzeba zgłębić zasady ich działania – mówi Justyna Kaczmarczyk.

Trudno nie przyznać racji powyższym stwierdzeniom! Ale postępująca digitalizacja i rozwój cyfrowy towarzyszący nam w każdej sferze życia odmieniają trendy. W końcu jeszcze kilka lat temu transakcje bezgotówkowe były rzadkością. Dziś – wg badania Płatności bezgotówkowe oczami Polaków 2021 zaprezentowanego przez Warszawski Instytut Bankowości – regularnie korzysta z nich 65% naszego społeczeństwa. 

– Na szczęście każdy miłośnik papieru po zapoznaniu się z ofertą Autenti, sprawdzeniu legitymizacji prawnej naszego rozwiązania i po wyliczeniu, jakie e-podpis daje oszczędności, bardzo szybko przekonuje się do innowacji i stawia na podpis elektroniczny – dodaje Justyna Kaczmarczyk i dodatkowo podkreśla wagę edukacji w temacie możliwości związanych z podpisem elektronicznym. 

Korzyści związane z podpisem elektronicznym

W dzisiejszym świecie – coraz silniej opierającym na nowoczesnych technologiach – trudno więc odmówić podpisom elektronicznym racji bytu. Zwłaszcza, co już podkreśliliśmy, w dobie trwającej pandemii. 

Podpis elektroniczny zapewnia bowiem:

• oszczędność czasu – ponieważ nie trzeba tracić go na dojechanie do konkretnej placówki, oczekiwanie w kolejkach itp.,
• bezpieczeństwo – macie pewność, że korespondencja z podpisem kwalifikowanym jest autentyczna i wiążąca,
• wygodę – wiele ważnych spraw i dokumentów podpiszecie w zaciszu swojego domu za pomocą kilku kliknięć,
• ochronę środowiska – w końcu ogranicza obieg papierowych dokumentów.

Choć korzyści są oczywiste, to w głowie może pojawić się pytanie związane ze słabymi punktami podpisów elektronicznych. Za jeden z nich można uznać małe, ale istniejące, prawdopodobieństwo kradzieży prywatnego klucza dostępu do danych. Aby temu zapobiec koniecznie trzeba stworzyć i weryfikować podpis dzięki certyfikatom powstałym przy zastosowaniu infrastruktury klucza publicznego. 

Warto też wiedzieć, że – jak mówi Justyna Kaczmarczyk, Business Unit Manager w Autenti – Podpis elektroniczny ma zabezpieczenia podobne do tych, które stosowane są w bankach. Są to rozwiązania, do których przywykliśmy, korzystając choćby z bankowości elektronicznej. W kontekście tego typu zabezpieczeń podpis własnoręczny, który można łatwo podrobić, wydaje się zdecydowanie mniej bezpieczną opcją.

Czyli tak – centra certyfikacji i zaufane firmy na co dzień zajmujące się e-podpisami są potrzebne i warto im zaufać. 

Oferty pracy z

Gdzie i jak wykorzystasz podpis elektroniczny?

Sytuacji, w których możecie wykorzystać podpis elektroniczny jest naprawdę wiele. Warto wymienić tu choćby:

• podpisywanie umów cywilno-prawnych,
• składanie e-deklaracji ZUS, 
• składanie sprawozdań finansowych do KRS,
• składanie e-deklaracji podatkowych, 
• składanie ofert przetargowych.

Podpisem elektronicznym uwierzytelnicie jednak również: dokumentację medyczną, pisma sądowe czy zdjęcia. 

– W ramach ekosystemu Autenti budujemy i rozwijamy szereg komplementarnych usług, które mają dostarczyć rozwiązania wspierające elektroniczne zawieranie umów. Posiadamy rozwiązania umożliwiające walidacje dokumentów podpisanych nie tylko na platformie, dostarczamy narzędzie do wideoweryfikacji. Oferujemy również współdzielony dostęp do dokumentów oraz możliwość dedykowanych procesów biznesowych – w ten sposób Justyna Kaczmarczyk, Business Unit Manager w polskim fintechu, opisuje możliwości związane z podpisem elektronicznym.

E-podpis jako krok w stronę biznesu przyjaznego środowisku

Stosowanie e-podpisu jest również świetnym rozwiązaniem z punktu widzenia biznesowego. Na rynku są firmy, np. Autenti, które służą do nadawania, podpisywania i archiwizowania dokumentów.

Zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca:

• oszczędzają w ten sposób czas i pieniądze, 
• otrzymują łatwą do przechowywania na dysku umowę, 
• utrzymują porządek w dokumentacji (np. dzięki archiwum). 

Dodatkowo, jak zauważa Justyna Kaczmarczyk, działania oferowane przez takie firmy jak Autenti, realnie ratują drzewa! A dziś, kiedy wiele osób wybiera marki, firmy i usługi spójne z ich wartościami, jest to bardzo ważny element. 

Podpis elektroniczny a polskie prawo

Obecnie prawidłowy podpis elektroniczny (czyli ten przyporządkowany do osoby składającego go, udzielony przez odpowiednie centrum certyfikacji, przypisany do konkretnego dokumentu) jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i może być dopuszczony jako dowód w cywilnym postępowaniu sądowym.

Jeśli więc macie dosyć kolejek w urzędach, a możliwość pracy zdalnej weszła do Waszego życia odrobinę silniej niż można było się spodziewać – podpis elektroniczny jest świetnym, wygodnym i bezpiecznym pomysłem! 

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: Unsplash@Avel Chuklanov

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.