HRakterna środa — nie dla biznesu, ale z nim

Działy Human Resources to działy wsparcia. Wsparcia pracowników oraz szeroko pojętego biznesu w organizacjach. To na nas ciąży ogromna odpowiedzialności znalezienia nowych pracowników, zadbania, by jak najszybciej w firmie poczuli się dobrze, ich rozwoju, rozwiązywania problemów, kończąc na rozstaniu. No właśnie – czy tylko na nas, HR-owcach?

Olga Żółkiewicz. Employer Branding & Candidate Experience Expert/ Blogger How2hr.pl. Praktyk w obszarach Employer Branding, Employee & Candidate Experience i komunikacji wewnętrznej. Od zawsze związana z branżą IT, stworzyła struktury EB w największej polskiej firmie IT. Wierzy, że działania HR można mierzyć i robi to w swojej codziennej pracy.

Teoretycznie powinniśmy wspierać managerów, stać obok i służyć radą, ale… z jakiegoś powodu nie zawsze tak się dzieje. Efektywna współpraca polegać powinna na synergii między biznesem, a HR-em. Frazes powiecie – zgadzam się, że to oczywiste.

Może wsadzę teraz kij w mrowisko, ale zadajmy sobie, każdy z nas, szczere pytanie – czy na pewno projektując procesy, wykonując obowiązki, planując działania, pracujemy razem z biznesem?

No właśnie. Poniżej znajdziecie pięć obszarów, w pracę nad którymi warto zaangażować managerów, aby zoptymalizować koszty, poświęcony czas, doświadczenia pracowników, ale i nas samych.

Zacznijmy jednak od początku. Dlaczego nie zawsze angażujemy biznes w nasze, HR-owe działania?

Efekt Misia

Pierwszy raz z tym określeniem spotkałam się na jednym ze spotkań branżowych. Co to takiego? Jest to przekonanie, że sami najlepiej:

• znamy przyczynę problemu,
• znamy istotę problemu,
• znamy rozwiązanie problemu.

Czynnikiem wzmacniającym efekt jest zdobyte doświadczenie zawodowe (sama czasem łapię się na tym, że korci mnie zakończenie dyskusji słowami „jako że w przeszłości zrobiłam już X, wydaje mi się, że rozwiązanie Y zadziała najlepiej”).
Dlaczego nie warto zawierzać Efektowi Misia i angażować przedstawicieli biznesu w proces planowania i tworzenia rozwiązań? Dlatego, że… nie jesteśmy nieomylni (niestety).

Najczęściej nie znamy całego otoczenia biznesowego, możemy nie znać dobrze odbiorcy naszych działań czy narzędzi stosowanych. Przykładem niech będzie planowanie kampanii Employer Brandingowej w branży IT (ale oczywiście nie tylko) – bez konfrontacji z potencjalnymi odbiorcami, bez sprawdzenia czy przekaz zrozumiały jest dla grupy docelowej, czy dobór słownictwa jest trafny, a użyte/ opisane technologie rzeczywiście atrakcyjne – w zasadzie skazujemy się na porażkę.

„Oni i tak nie mają czasu”

Chcemy się spotkać, aby porozmawiać na przykład na temat zmiany procesu onboardingu. Manager, do którego się udajemy mówi, że nie ma teraz czasu (czytaj: „mam ważniejsze sprawy na głowie”). Próbujemy następnego dnia – to samo. Jeszcze za dwa dni – bez zmian. Po tygodniu dajemy sobie spokój – przecież nasz czas też jest ważny i nie będziemy za nikim biegać – problemem zajmujemy się sami.

Dlaczego nie warto dawać za wygraną zabieganemu managerowi? Dlatego, że zaszkodzi to działaniom, nad którymi pracujemy i w efekcie może okazać się, że praca i tak poszła na marne. Oczywiście moją radą nie jest tutaj polowanie na zabieganego kolegę czy stanie pod jego gabinetem. To, co może sprawdzić się w takiej sytuacji to uświadomienie istotności prowadzonego przez nas działania, a jeszcze lepiej przedstawienie korzyści/oszczędności, które przyniesie zaangażowanie managera.

Oczywiście powodów takich może być znacznie więcej. Bez względu jednak na to, co prowadzić nas może do podejmowania działań samodzielnie, drużyna: HR + Biznes to prawdziwy dream team dla organizacji.

Kiedy warto pracować z przedstawicielami biznesu?

Oczywiście zawsze! Zgodnie z wszelkimi zwinnymi metodologiami praca z klientem powinna odbywać się na bieżąco, a biznes bardzo często jest właśnie klientem (ale i nie tylko) dla działań HR-owych. Wiadomo jednak, że od czegoś trzeba zacząć, dlatego poniżej znajdziecie 5 obszarów, w których rola przedstawicieli biznesu jest szczególnie ważna.

1. Rekrutacja

W swojej dotychczasowej pracy widziałam bardzo wiele rodzajów zaangażowania managerów w proces rekrutacji. Od wysłania maila z nazwą stanowiska i kilkoma wymaganiami technicznymi, do pełnego włączenia się w proces od stworzenia zapotrzebowania, ogłoszenia, strategii rekrutacyjnej, na feedbacku dla każdego kandydata kończąc. Dlaczego warto włączyć biznes w proces rekrutacyjny? Najprostsza, ale i chyba najbardziej przekonująca odpowiedź: ponieważ to się wszystkim opłaci. Dobrze określone wymagania pozwolą zaadresować ogłoszenie do odpowiedniej grupy docelowej. Perfekcyjny angielski? Dopytajmy dobrze – być może wystarczy znajomość pozwalająca na czytanie dokumentacji technicznej – niby jedna linijka tekstu w ogłoszeniu, a pula kandydatów diametralnie się zmienia.

W ogóle dobry wywiad z osobą rekrutującą do swojego zespołu przed uruchomieniem procesu jest kluczowy – poznajemy nie tylko wymagania techniczne, ale i osobowościowe. Rekruter łatwiej zrozumie jakich kompetencji miękkich poszukiwać u kandydatów, jak wytłumaczyć oferowaną rolę. Poświęcenie godziny czasu na rozmowę przed opublikowaniem ogłoszenia może pozwolić zaoszczędzić godziny nietrafionych spotkań. Co więcej, dzięki takiej rozmowie możemy zlokalizować potencjalne zagrożenia. Słyszałam o sytuacji, kiedy lider odrzucał wszelkie przesłane profile, choć teoretycznie kandydaci spełniali wymagania. Dopiero dłuższa rozmowa pozwoliła na zidentyfikowanie problemu – manager szukał DOKŁADNIE takiej samej osoby jak ta, która odchodziła.

2. Onboarding

Onboarding jest kluczowym procesem w cyklu życia pracownika w firmie. Dla przykładu – 20% zatrudnionych osób odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy*. Sam rekruter/ HR Business Partner nie jest w stanie zapewnić pełnego wdrożenia pracownika. Kiedy rola managera jest szczególnie istotna?

• przygotowanie zespołu do przyjęcia nowej osoby, przedstawianie jej,
• wprowadzenie do zespołu, zapoznanie z członkami grupy projektowej,
• przedstawienie celów/zadań dla nowego pracownika,
• przekazanie nieformalnych zasad pracy i zwyczajów panujących w zespole,
• gotowość wsparcia w zakresie organizacyjnym i merytorycznym (lub wskazanie dedykowanej osoby),
• zebranie opinii na temat początków pracy w nowym miejscu.

Teoretycznie każdy z tych punktów (no może poza przedstawieniem celów i zasad nieformalnych) mógłby wykonać przedstawiciel zespołu HR, jednakże zaangażowanie przełożonego przekłada się na nawiązanie bliższej relacji, zwiększenie zaufania, otwartość pracowników oraz większą motywację do działania.

3. Działania Employer Branding

Co ma wspólnego manager z Employer Brandingiem? Ano właśnie bardzo dużo. Zaangażowanie biznesu w działania wizerunkowe jest konieczne dla identyfikacji realnych problemów/ najlepiej działających rozwiązań. Kiedy warto rozmawiać z przedstawicielami biznesu?

• znalezienie słabych punktów – liderzy bardzo często słyszą od swoich pracowników co w organizacji nie działa jak powinno lub jakie rozwiązania dobrze działały w ich poprzednich miejscach pracy. Kiedy szykujemy się do zmian/ usprawnienia poszczególnych obszarów dobrze zapytać czy nasze spostrzeżenia pokrywają się z tymi z wewnątrz organizacji,
• plany długodystansowe – to przedstawiciele biznesu najlepiej znają plany dotyczące rozwoju poszczególnych lokalizacji w firmie czy plany zwiększenia kadry. Ciągły update w zakresie planów rozwoju organizacji pozwoli przygotować się zawczasu do ewentualnego skoku zapotrzebowania rekrutacyjnego,
• zidentyfikowanie mocnych stron/przewag konkurencyjnych – zawsze pytam o to moich managerów, a odpowiedzi uzyskuję zalety, których nie sama dostrzegałam,
• kiedy chcemy, aby biznes bezpośrednio zaangażował się w prowadzone działania – nie ma co ukrywać – zdjęcia prawdziwego zespołu, do którego poszukujemy pracowników są nieporównywalnie lepsze niż kupione ze stocka. Najładniejsze stoisko na targach nie zastąpi też przedstawiciela zespołu, który najlepiej opowie o prowadzonym projekcie czy technologii. Biznes i Employer Branding zdecydowanie idą w parze

4. Szkolenia i Feedback

Nawet najlepiej zaplanowany proces oceny będzie nieefektywny, jeśli osoby oceniające (managerowie) nie będą go rozumieli, czuli potrzeby i znali znaczenia informacji zwrotnej. Bez zrozumienia feedback traktowany będzie jako przykry obowiązek, punkt „do odklikania” w systemie. Coś, co nie zapewni korzyści ani pracownikowi, ani managerowi, ani organizacji.

Podczas planowania szkoleń zaś, warto, obok przedstawienia managerowi trenera, zadać kilka pytań np.:

• jaki efekt ma przynieść szkolenie? (tutaj może się okazać, że jesteśmy w stanie doradzić managerowi znacznie lepszą ścieżkę do osiągnięcia celu niż zaproponowane przez niego/ nią szkolenie),
• dla jakiej grupy szkolenie ma zostać zorganizowane?
• jaki jest poziom grupy, która uczestniczyć będzie na szkoleniu?
• jakie są oczekiwania grupy względem trenera?
• jaką formę szkolenia preferuje grupa? (odpowiedź może zaskoczyć np. aby móc w pełni zaangażować się w szkolenie niektóre grupy wybierają soboty)

5. Odejście pracownika

Najlepiej przygotowany proces odejścia, exit interview czy program alumni na nic się zdadzą, jeśli również po stronie biznesu odchodzący pracownik nie otrzyma wsparcia/ opieki.

Przykładem może być sytuacja, w której złożone wypowiedzenie jest zaskoczeniem dla przełożonego. W takich momentach dochodzić może do odsunięcia pracownika od zadań, czy nawet (o zgrozo) obrażenia się na niego. Obraz firmy w oczach odchodzącego najprawdopodobniej w dużej mierze składać się będzie z ostatnich doświadczeń. Uwierzcie, że najfajniejszy bye bye pack nie zatrze negatywnego wrażenia. Dlatego też proces odejścia ułożony wspólnie z biznesem daje efekt w postaci profesjonalnego zakończenia współpracy, co przełożyć się może na polecenie firmy znajomym, a nawet powrót do niej za jakiś czas.

Nawet najlepiej zaplanowany proces HR-owy, aby dobrze adresować potrzeby powinien być tworzony nie tylko dla biznesu, ale i wraz z nim. Tak samo managerom w codziennych działaniach pomagać powinien partner z obszaru HR. Organizacje, w których relacja BIZNES – HR jest partnerska, oparta na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu, to organizacje, które są nastawione na doświadczenia kandydata/ pracownika. A takie firmy i takie HR-owo – biznesowe drużyny moim zdaniem, będą miały przewagę na obecnym rynku pracy.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com. *Harvard Business Review.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.