HRakterna środa — problem jako projekt, czyli o prostym podejściu do trudnych zagadnień

Podejście “problem-solving”, czyli rozwiązywania problemów jest dość powszechnie wymienianą jako pożądaną czy nawet wymaganą kompetencją na rynku pracy. Z drugiej strony jest pojęciem trudnym do zdefiniowania — mało kto bez dogłębnego przygotowania teoretycznego jest w stanie określić jakie strategie rozwiązywania problemów obiera na co dzień, mimo że jest ich niemało. Wszystkie te metodyki w ogólnym rozumieniu prowadzą do znalezienia przyczyn źródłowych danego zagadnienia, a następnie na ich wyeliminowania.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie oustourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Nie da się ukryć, że dobrze wykształconą umiejętność rozwiązywania problemów można wykorzystać w niemal każdej profesji.

Jedną z nich jest HR. W codziennej pracy podejmujemy czynności, które najczęściej są odpowiedzią na postawiony przed nami problem. Zdarza się usłyszeć, że “pracownicy “marudzą”, że już dawno nic się nie działo”, “wiele osób wyświetla nasze ogłoszenie, a mało aplikuje”, “nie mamy fajnych gadżetów”, czy też “nasze zespoły się nie lubią między sobą”, “ten Kamil w ogóle nie może się dogadać z zespołem i w ogóle jest jakiś dziwny”, “szef jest ciągle zajęty i nie można z nim w ogóle pogadać”. Brzmi znajomo?

Jak możemy taką codzienność ugryźć?

Rozwiązując problem przyjmujemy pewną koncepcję, projektujemy pewne rozwiązania. Czy ta koncepcja jest najlepsza? Trudno powiedzieć, nie znając opcji, które mamy do wyboru.

Dlatego dziś chciałabym przedstawić Wam jedną z metod projektowania rozwiązań problemów.

Co to jest problem?

Według międzynarodowej firmy doradczej Kaizen Institute, problem to wszelkiego rodzaju rozbieżność między stanem pożądanym a faktycznym, której przyczyna nie jest nam znana. Jest to propozycja bardzo prosta i zrozumiała. Definicja problemu biznesowego, która pozwala oddzielić sytuacje jedynie decyzyjne od tych problemowych.

Pierwszym i bardzo trudnym zadaniem stojącym przed działami HR jest wyizolowanie problemu. Czy brak workacji na Bali, które opisałam tutaj jest faktycznie problemem? Czy komputer w kolorze silver zamiast space grey jest niedopuszczalny?

Dla niezorientowanych:

A może przeszkodą w funkcjonowaniu firmy jest niedostateczny brak integracji w pracy lub monotonia zadań?

Zdefiniowanie problemu jest faktycznie bardzo trudnym zadaniem.

Każdy, nawet luźno rzucony komentarz, wyrażanie niezadowolenia, pewnych negatywnych emocji lub postulowanie stanu odmiennego może być uznany za problem. Mając zdefiniowany problem możemy odtrąbić pierwszy sukces i zabrać się do rozwiązania go. Jak to zrobić? To już za chwilę.

Co dalej z tym problemem?

Mając zdefiniowany problem możemy przejść do sedna tej metodyki. Pierwszym i najważniejszym krokiem jest rozpisanie wszystkich możliwych przyczyn tego problemu.

I dopiero jedna z tych przyczyn staje się naszym PROBLEMEM PROJEKTOWYM. I dopiero ten problem projektowy staramy się rozwiązać. Ba, jeżeli jest on dalej zbyt szeroki, możemy go zawęzić — przyczynę traktując jako problem i rozpisując kolejne przyczyny, aż dojdziemy do wskazanego problemu projektowego. To może trochę potrwać i nie jest łatwe.

Jako przykład potraktujmy problem zmniejszania zasobów wody na świecie i spróbujmy go rozwiązać.

Specjalnie podaję przykład ogromnego problemu — zobaczycie dokąd dojdziemy!

A zatem by formalnościom stało się zadość:

PROBLEM: Brak wody na świecie.

Co możemy wskazać jako potencjalne rozwiązania? Zmniejszenie zużycia wody w produkcji żywności, większe oszczędzanie wody, zwiększenie filtracja wody niepitnej i pewnie jeszcze setki innych, dlatego tu się zatrzymajmy. Popatrzmy jeszcze raz — jakie mamy rozwiązania:

Zmniejszenie, oszczędzanie, zwiększenie… Nieszczególnie wykonywalne przez większość z nas.

Ale jeśli się zastanowimy nad przyczynami? Duże zużycie wody w przemyśle, złe nawyki ludzkości przy korzystaniu z wody, niedostatecznie rozwinięte na szeroką skalę sposoby filtracji.

Okej, to weźmy jeden z nich jako naszą przyczynę. Złe nawyki ludzkości przy korzystaniu z wody. Gdzie ludzkość marnotrawi najwięcej wody? Według niektórych badań, w ciągu roku średnio 73% wody zużywane jest tylko w samej w łazience i wc!

Jeżeli skoncentrujemy się na tej przyczynie i ją samą uznamy za nasz problem projektowy, to możemy zdefiniować nasz problem jako: złe nawyki przy codziennej higienie. Dlaczego to robimy? Po pierwsze, jeżeli znajdziemy rozwiązanie przyczyny danego problemu — to sam problem może nigdy nie nastąpić. Jeżeli zniwelowanie jednej przyczyny nie wystarczy — możemy iść dalej i koncentrować się na kolejnych przyczynach. Dlatego zajmijmy się przyczyną naszego problemu.

Idźmy dalej — gdzie się marnuje najwięcej wody w łazience? Hm, to może przy codziennej higienie zębów? Ludzie przecież często nie zakręcają wody myjąc zęby!

Skoro nasz główny problem odpowiednio zawęziliśmy do mniejszego problemu — zastanówmy się co możemy zrobić, żeby ludzie mieli lepsze nawyki podczas codziennej higieny jamy ustnej?

I dopiero teraz — kiedy problem, który bierzemy na celownik jest naprawdę wąski zastanówmy się nad jego rozwiązaniem, traktując go jako projekt, który trzeba przeprowadzić od początku do końca.

Możemy zaprojektować kampanie społeczne, możemy wpływać na edukację ludzi — czyli projektować informacje (information design). Możemy umieścić kampanie informacyjne na pastach do zębów i na szczoteczkach — czyli projektować opakowania (package design).

Możemy też zaprojektować ładny licznik zewnętrzny, wraz ze wskazaniem norm zużycia, który uświadomi osobom korzystającym, ile faktycznie wody zużywają — czyli zaprojektować produkt (product design).

Te pomysły można kontynuować — to tylko przykłady z danej kategorii projektowania rozwiązań. Można zaprojektować również eventy, promować w ramach projektowania kampanii pewne zachowania (wyłącz wodę, jak odkładasz szczoteczkę do zębów czy podczas nakładania mydła!) — tego typu rozwiązania pojawiły się podczas ostatniej, dość kontrowersyjnej kampanii, “jedz ostrożnie”:

Czy zastanawiając się nad tym, że na świecie jest za mało wody wpadlibyście na pomysł, że świetnym rozwiązaniem będzie odpowiednie zaprojektowanie opakowań na pastę do zębów? Ja raczej nie. I właśnie dlatego ta metoda zrobiła na mnie takie wrażenie.

Oczywiście, to nie jest tak, że przez zakręcanie kurka z wodą w łazience problem braku wody na świecie się rozwiąże. Ale nawet jeśli choć trochę się zmniejszy, to możemy przejść do dalszych, mniejszych części składowych tego ogromnego problemu i po kolei próbować  znajdować dla nich rozwiązania. W końcu mięsożercy wieloryba jedzą po kawałku, prawda?

Co z tego wynika?

Rozwiązując przyczynę problemu niejednokrotnie sam problem w ogóle nie wystąpi. I jest to kluczowe przy tej metodzie. Koncentrując się na przyczynie problemu wpadniemy na zupełnie inne rozwiązania, niż patrząc na sam problem.

Specjalnie nie podałam “typowego” HRowego problemu, ponieważ każdy z nas spotyka się z innymi na co dzień, a przyczyny, z których ten problem wynika, często są różne. Dodatkowo rozwiązując swoje problemy możemy rozwinąć nasze umiejętności. A przecież o to chodzi w poznawaniu nowych metod — żeby się ich nauczyć i podwyższyć swoje kompetencje. W końcu chęć rozwoju jest jednym z najważniejszych elementów, który powinien towarzyszyć nam na ścieżce zawodowej.

Podsumowując

W świecie, w którym szał robi design thinking i inne metody pobudzające innowacyjność i kreatywność, warto czasem rozejrzeć się za sposobami myślenia, które mogą być znacznie bardziej skuteczne lub praktyczne. Dlatego gorąco zachęcam Was do przetestowania opisanej przeze mnie metody w codziennej pracy. Zdaję sobie sprawę, że na tego typu warsztaty najczęściej nie ma czasu, jeśli jednak raz spróbujecie, możecie dojść do zaskakujących wniosków, a tym samym wasza kreatywność i pomysłowość nie będzie mogła zostać niezauważona. Zachęcam również od stosowania tej metody w codziennym, prywatnym życiu, w ramach treningu. W końcu, rozwiązywanie problemów przydaje się niezależnie od branży, nie widzę również przeszkód w testowaniu jej w warunkach niezawodowych. Koniecznie dajcie znać jak Wam poszło!

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.