Jak wystawić fakturę online za darmo?

Nie jest tajemnicą, że faktury wystawiane online z roku na rok stają się coraz bardziej popularne. Przedsiębiorcy wolą operować tego typu dokumentami w przestrzeni internetowej – tak jest nie tylko taniej czy bardziej ekologicznie, ale przede wszystkim szybciej i wygodniej. Czy można wystawić faktury online za darmo, czy wiąże się to zawsze z kosztami np. za wykupienie pakietu w programie do fakturowania? Sprawdzamy!

Czym jest faktura online?

Faktura online to po prostu rodzaj dokumentu księgowego wystawionego w formie elektronicznej w dowolnym formacie, np. jpg, pdf czy xml. Ważne, by format nie pozwalał na edycję. Dlatego można stworzyć fakturę w formacie doc., ale następnie trzeba ją wydrukować i zeskanować, ew. przeformatować od razu do formatu pdf. E-faktury powinny spełniać ogólne warunki dotyczące faktury określone w art. 106e ustawy o VAT, tj. m.in.:

• datę wystawienia faktury,
• numer identyfikujący fakturę, podatnika oraz nabywcy towarów i usług,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
• termin oraz formę płatności,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość,
• cenę jednostkową netto,
• kwotę rabatu,
• stawkę i kwotę podatku,
• sumę sprzedaży netto,
• kwotę należności ogółem.

Zalety wystawiania faktury online

Dlaczego warto wystawiać faktury online? Wygoda i szybkość przesyłania to na pewno jedna z głównych motywacji. Warto jednak podkreślić inne zalety:

• szansa na szybszą/terminową zapłatę (klient otrzymuje fakturę od razu po jej wysyłce, może natychmiast, poprzez komputer czy urządzenie mobilne, ją opłacić),
• oszczędność czasu i pieniędzy (w tym zasobów ludzkich – mniej wysiłku w związku z wystawieniem faktury online),
• mniejsze ryzyko niedostarczenia faktury – fizyczna wysyłka nie tylko trwa dłużej,
• mniej problematyczna archiwizacja – przechowywanie dużej ilości dokumentów wymaga miejsca,
• ochrona środowiska – brak druku dużej ilości papierowych dokumentów. 

Faktury elektroniczne to tylko faktury przesyłane w formie elektronicznej. Nie zaliczamy do nich dokumentów wystawionych w formie elektronicznej, a następnie wydrukowanych i przekazanych w formie papierowej czy dokumentów wystawionych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i przesłanych albo udostępnionych w formie elektronicznej. Zatem skan faktury wystawionej w formie papierowej nie stanowi faktury elektronicznej. 

Zobaczcie także: Krajowy System e-Faktur – czym jest i kiedy wejdzie w życie?

Faktura ustrukturyzowana a faktura online

Faktura online to nie to samo co faktura ustrukturyzowana. Warto poznać różnicę. Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, w której zawarte są konkretne, określone w przepisach, informacje. Musi posiadać odpowiednią formę i być zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym, np. XML. Format faktury ustrukturyzowanej powinien umożliwiać właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych umieszczonych w dokumencie, np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itp.

Faktura ustrukturyzowana w formacie XML nie będzie czytelna dla człowieka. Musi zostać przesłana do konkretnego programu księgowego, który ją przetworzy i odczyta. Tak działa Krajowy System e-Faktur, z którego dobrowolnie można korzystać od stycznia 2022. Fakturownia.pl, jeden ze znanych systemów do fakturowania, umożliwia eksport faktury do formatu KSEF XML. Tak uzyskaną fakturę można wgrać do swojego profilu do Krajowego Systemu e-Faktur. Docelowo integracja pozwoli przesyłać faktury do KSeF z poziomu Fakturowni. 

Więcej informacji na temat faktury ustrukturyzowanej znajdziesz TUTAJ. 

Darmowa faktura online – jak ją wystawić?

W internecie znaleźć można sporo rozwiązań do darmowego wystawiania faktur. Bezpłatne narzędzia często są jednak mało intuicyjne i rzadko zapisują nam historię wystawionych dokumentów, nie pozwalają też tworzyć bazy klientów czy brakuje im automatycznego uzupełnienia danych. Wystawianie faktur kosztuje wówczas sporo czasu i wymaga odpowiedniej, samodzielnej archiwizacji. W popularnych programach, takich jak np. Fakturownia.pl, można korzystać z wszystkich opcji w ramach okresu testowego. Potem pozostaje przedłużenie pakietu w atrakcyjnej cenie albo skorzystanie z pakietu Micro, który umożliwia darmowe wystawienie 3 faktur w miesiącu. 

*materiał powstał we współpracy z Fakturownia.pl

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głównego: Unsplash@Tyler Franta

Oferty pracy z

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.