Kiedy należy się odprawa? Kompletny poradnik 2025

Z tego artykułu dowiesz się:

• w jakich sytuacjach pracownikowi należy się odprawa,
• jakie są aktualne kwoty odpraw w 2025 roku,
• od czego zależy wysokość odprawy i jak jest obliczana,
• jak przebiega procedura uzyskania odprawy,
• kiedy odprawa nie przysługuje,
• jakie są różnice między odprawami przy zwolnieniach grupowych i indywidualnych,
• jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania odprawy,
• w jaki sposób rozliczana jest odprawa pod względem podatkowym.

Odprawa pracownicza to jedno z kluczowych świadczeń finansowych, które może przysługiwać pracownikowi w momencie zakończenia stosunku pracy. Jej celem jest zapewnienie osobie zwalnianej środków finansowych na czas poszukiwania nowego zatrudnienia. W 2025 roku, w związku ze wzrostem płacy minimalnej, zmieniły się również maksymalne kwoty odpraw.

Wielu pracowników nie wie dokładnie, kiedy przysługuje im odprawa oraz jakie warunki muszą być spełnione, by ją otrzymać. W tym kompleksowym poradniku wyjaśniamy wszystkie aspekty związane z odprawami pracowniczymi – od warunków prawnych, przez wysokość świadczenia, aż po praktyczne wskazówki dotyczące jej uzyskania.

Czym jest odprawa pracownicza i jakie są jej rodzaje?

Odprawa pracownicza to jednorazowe świadczenie pieniężne wypłacane pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy. W polskim prawie pracy wyróżniamy kilka rodzajów odpraw:

1. Odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika – przysługuje przy zwolnieniach indywidualnych i grupowych spowodowanych przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy.
2. Odprawa emerytalna i rentowa – należna pracownikowi przechodzącemu na emeryturę lub rentę.
3. Odprawa pośmiertna – wypłacana rodzinie zmarłego pracownika.

W niniejszym artykule skupimy się przede wszystkim na odprawie z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika, która budzi najwięcej pytań i wątpliwości.

Odprawa z tytułu zwolnienia – podstawa prawna

Kwestie odpraw związanych ze zwolnieniem pracownika reguluje ustawa z 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Kodeks pracy nie zawiera przepisów dotyczących odpraw przy zwolnieniach (poza odprawami emerytalnymi, rentowymi i pośmiertnymi).

Zgodnie z tą ustawą, prawo do odprawy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Co istotne, nie ma znaczenia, czy jest to umowa na czas określony czy nieokreślony – w obu przypadkach pracownik może mieć prawo do odprawy, jeśli spełnione są pozostałe warunki.

Kiedy przysługuje odprawa z tytułu zwolnienia?

Aby pracownikowi przysługiwała odprawa związana ze zwolnieniem, muszą być spełnione następujące warunki:

1. Zatrudnienie u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników – wymóg ten oznacza, że pracownicy mniejszych firm nie mają ustawowego prawa do odprawy (chyba że pracodawca przewidział takie świadczenie w wewnętrznych regulaminach).
2. Przyczyna zwolnienia musi leżeć po stronie pracodawcy – najczęściej są to przyczyny ekonomiczne, organizacyjne, technologiczne czy produkcyjne. Przykładowo:
   • likwidacja stanowiska pracy,
   • likwidacja całego zakładu pracy,
   • reorganizacja struktury firmy,
   • redukcja etatów ze względów ekonomicznych,
   • upadłość pracodawcy.
3. Inicjatywa rozwiązania stosunku pracy musi pochodzić od pracodawcy – odprawa przysługuje, gdy:
   • pracodawca wypowiedział umowę o pracę,
   • doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem stron, ale z inicjatywy pracodawcy,
   • pracodawca wypowiedział warunki pracy lub płacy, a pracownik odmówił ich przyjęcia.

Warto podkreślić, że odprawa nie należy się pracownikowi, gdy to on wypowiedział umowę o pracę lub gdy rozwiązanie umowy nastąpiło z powodów leżących po stronie pracownika (np. naruszenie obowiązków, częste nieobecności, naruszenie zasady lojalności).

Istnieje jednak wyjątek – gdy pracownik rozwiązuje umowę z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę jego obowiązków (np. niewypłacanie wynagrodzenia). W takiej sytuacji, jeśli jest to wyłączny powód rozwiązania umowy, uznaje się go za powód leżący po stronie pracodawcy, co może uzasadniać wypłatę odprawy.

Wysokość odprawy pracowniczej w 2025 roku

Wysokość odprawy zależy od dwóch głównych czynników:

1. Stażu pracy u danego pracodawcy
2. Wysokości wynagrodzenia pracownika

Wysokość odprawy w zależności od stażu pracy

Staż pracy u danego pracodawcy	Wysokość odprawy
Do 2 lat	Jednomiesięczne wynagrodzenie
Od 2 do 8 lat	Dwumiesięczne wynagrodzenie
Powyżej 8 lat	Trzymiesięczne wynagrodzenie

Odprawa jest obliczana według zasad stosowanych przy wyliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Nie stosuje się jednak współczynnika urlopowego, gdyż odprawę ustala się wprost w wysokości jedno-, dwu- lub trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Maksymalna wysokość odprawy

Ustawa określa górną granicę odprawy – nie może ona przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Maksymalna wysokość odprawy w 2025 roku

Okres	Minimalne wynagrodzenie	Maksymalna wysokość odprawy
Od 1 stycznia 2025 r.	4666 zł brutto	69 990 zł brutto (15 x 4666 zł)

Terminy wypłaty odprawy

Wypłata odprawy powinna nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. W praktyce często jest wypłacana w terminie wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę.

Co istotne, roszczenie o wypłatę odprawy pieniężnej przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, kiedy stało się wymagalne. Oznacza to, że jeśli pracownik nie otrzymał należnej odprawy, ma 3 lata na dochodzenie swoich praw.

Zwolnienia grupowe a odprawy pracownicze

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy wprowadza definicję zwolnienia grupowego, które ma miejsce, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zwalnia w okresie nieprzekraczającym 30 dni:

Kryteria zwolnień grupowych

Wielkość zatrudnienia	Minimalna liczba zwalnianych pracowników
Mniej niż 100 pracowników	10 pracowników
100-299 pracowników	10% pracowników
300 lub więcej pracowników	30 pracowników

W przypadku zwolnień grupowych pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia określonej procedury, która obejmuje:

• konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi,
• zawiadomienie powiatowego urzędu pracy,
• przekazanie szczegółowych informacji o przyczynach zwolnień i liczbie zwalnianych pracowników.

Pracownicy zwalniani w ramach zwolnień grupowych mają prawo do odprawy na takich samych zasadach jak przy zwolnieniach indywidualnych – jej wysokość zależy od stażu pracy i wysokości wynagrodzenia.

Odprawy przy zwolnieniach indywidualnych

Pracownik ma prawo do odprawy także w przypadku zwolnienia indywidualnego (czyli niebędącego częścią zwolnienia grupowego), jeśli przyczyną rozwiązania stosunku pracy są wyłącznie okoliczności leżące po stronie pracodawcy, a zatrudnia on co najmniej 20 pracowników.

W przypadku zwolnień indywidualnych pracownik może mieć trudności z udowodnieniem, że przyczyna zwolnienia leżała wyłącznie po stronie pracodawcy. Szczególnie ważne jest więc dokładne sprawdzenie treści wypowiedzenia lub porozumienia rozwiązującego umowę.

Likwidacja stanowiska pracy a odprawa

Likwidacja stanowiska pracy jest jedną z najczęstszych przyczyn uprawniających do otrzymania odprawy. Warto jednak pamiętać, że sam fakt utworzenia nowego stanowiska o nieco zmienionej nazwie, ale z podobnym zakresem obowiązków, może być uznany przez sąd za pozorną likwidację stanowiska.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, aby likwidacja stanowiska pracy była uznana za rzeczywistą przyczynę zwolnienia, musi wiązać się z trwałym zaprzestaniem wykonywania przez pracodawcę zadań należących do zakresu obowiązków zwalnianego pracownika.

Kiedy odprawa NIE przysługuje?

Odprawa nie przysługuje w następujących przypadkach:

1. Gdy inicjatywa rozwiązania stosunku pracy pochodzi od pracownika – jeśli pracownik sam wypowiada umowę o pracę, nie ma prawa do odprawy (z wyjątkiem wspomnianej wcześniej sytuacji ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę).
2. Gdy przyczyną zwolnienia są okoliczności leżące po stronie pracownika – np. naruszenie obowiązków pracowniczych, nieusprawiedliwione nieobecności, utrata uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy.
3. Gdy umowa o pracę wygasa z upływem czasu, na jaki była zawarta – samo zakończenie umowy terminowej nie uprawnia do odprawy.
4. Gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – chyba że wewnętrzne przepisy przewidują takie świadczenie.
5. Gdy następuje przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy – sam transfer pracownika do nowego pracodawcy nie uprawnia do odprawy.

Praktyczne aspekty uzyskania odprawy

Dokumenty i procedura

Aby uzyskać odprawę, pracownik nie musi składać specjalnego wniosku – pracodawca powinien wypłacić ją automatycznie, jeśli spełnione są warunki ustawowe. W praktyce warto jednak upewnić się, że pracodawca jest świadomy obowiązku wypłaty odprawy.

Dokumenty, które mogą być przydatne przy dochodzeniu prawa do odprawy:

• świadectwo pracy,
• pismo wypowiadające umowę o pracę z uzasadnieniem,
• porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty potwierdzające staż pracy,
• dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wypłaty odprawy?

Jeśli pracodawca odmawia wypłaty należnej odprawy, pracownik ma prawo:

1. Złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy,
2. Wystąpić z powództwem do sądu pracy o zasądzenie odprawy.

Termin przedawnienia roszczeń o wypłatę odprawy wynosi 3 lata od dnia, w którym odprawa stała się wymagalna.

Dodatkowe odprawy w regulaminach zakładowych

Niezależnie od ustawowych regulacji, pracodawcy mogą przewidywać w wewnętrznych przepisach (regulaminach pracy, układach zbiorowych pracy) korzystniejsze warunki dotyczące odpraw, np.:

• wyższe kwoty odpraw,
• odprawy dla pracowników firm zatrudniających mniej niż 20 osób,
• dodatkowe rodzaje odpraw (np. jubileuszowe).

Takie dodatkowe odprawy są dopuszczalne prawnie i nie naruszają ustawy o zwolnieniach grupowych ani Kodeksu pracy.

Aspekty podatkowe i ubezpieczeniowe odpraw

Odprawa z tytułu zwolnienia jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne, ale podlega opodatkowaniu.

Odprawa jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy i opodatkowana na zasadach ogólnych. Pracodawca jako płatnik potrąca zaliczkę na podatek dochodowy, a pracownik otrzymuje odprawę już po potrąceniu podatku.

W niektórych przypadkach możliwe jest skorzystanie z preferencyjnych zasad opodatkowania (np. gdy odprawa ma charakter odszkodowawczy).

Najczęściej zadawane pytania o odprawy pracownicze

Czy odprawa przysługuje przy umowie na czas określony?

Tak, odprawa przysługuje zarówno pracownikom zatrudnionym na czas określony, jak i nieokreślony. Istotne są jedynie przyczyna rozwiązania umowy leżąca po stronie pracodawcy oraz fakt zatrudnienia w firmie zatrudniającej co najmniej 20 pracowników.

Czy można negocjować wyższą odprawę?

Tak, pracownik zawsze może próbować negocjować z pracodawcą wyższą odprawę niż wynikająca z przepisów ustawowych. Takie dodatkowe świadczenie może być zapisane w porozumieniu o rozwiązaniu umowy o pracę.

Czy pracownik sam może zainicjować rozwiązanie umowy i otrzymać odprawę?

Zasadniczo nie – odprawa przysługuje, gdy inicjatorem rozwiązania umowy jest pracodawca. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik rozwiązuje umowę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę jego podstawowych obowiązków (np. niewypłacanie wynagrodzenia).

Jak oblicza się staż pracy do odprawy?

Do stażu pracy wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, nawet jeśli wystąpiły między nimi przerwy. Uwzględnia się także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeśli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (przejęcie zakładu pracy).

Czy odprawa przysługuje przy likwidacji firmy?

Tak, likwidacja firmy jest typową przyczyną leżącą po stronie pracodawcy, która uzasadnia wypłatę odprawy.

Podsumowanie

Odprawa pracownicza to istotne świadczenie, które może znacząco wpłynąć na sytuację finansową osoby tracącej pracę. Aby otrzymać odprawę, muszą być spełnione określone warunki:

1. Zatrudnienie u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników
2. Rozwiązanie umowy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy
3. Inicjatywa rozwiązania stosunku pracy pochodząca od pracodawcy

Wysokość odprawy zależy od stażu pracy i może wynosić od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia. W 2025 roku maksymalna kwota odprawy to 69 990 zł brutto.

Warto znać swoje prawa związane z odprawami, aby móc skutecznie je egzekwować w przypadku utraty pracy. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub inspektorem Państwowej Inspekcji Pracy.

Odprawy to tylko jeden z elementów bezpieczeństwa socjalnego pracownika. Najlepszym zabezpieczeniem jest jednak znalezienie nowej, satysfakcjonującej pracy – dlatego zachęcamy do regularnego sprawdzania aktualnych ofert pracy na naszym portalu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. 2003 Nr 90 poz. 844 z późn. zm.)
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.)
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r.
4. Orzecznictwo Sądu Najwyższego w sprawach o odprawy pracownicze
5. Państwowa Inspekcja Pracy – Informacje o odprawach pracowniczych