Specjalista / Specjalistka ds. Administracji i Finansów

BE ABOUT | HYBRID AGENCY to pierwsza w Polsce hybrydowa agencja, która kompleksowo odpowiada na potrzeby rynku w obszarach employer brandingu, marketingu, PR’u, eventów i takie, takie. Nasza misja to nie robić na Klientach, tylko dobrego wrażenia, ale realnie wspierać ich w działaniach marketingowych - pozycjonowania, badania, strategie, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, kampanie, wydarzenia plus wszystko, co pomaga budować ich markę.

Realizowaliśmy i realizujemy projekty dla takich firm jak: Grupa Żywiec, Alcon, Allegro, Phlov by Anna Lewandowska, Circle K, EY, Samsung, Sephora, FM Logistic, JTI, JP Weber, Holcim, PZU, Polpharma Biologics i wiele innych. Na rynku jako agencja działamy od pięciu lat, a w branży jesteśmy już blisko piętnaście.

🕺💃 Twój zakres obowiązków:

👉 wstępna obróbka i kompletowanie dokumentów księgowych: przygotowywanie, segregowanie i weryfikacja faktur oraz dokumentów wewnętrznych pod kątem zgodności formalnej przed przekazaniem do Biura Rachunkowego

👉 wystawianie faktur (VAT, pro forma, korekt) zgodnie z obowiązującymi przepisami

👉 przygotowywanie i realizacja przelewów bankowych oraz bieżąca obsługa bankowości firmowej

👉 dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie, ich archiwizację oraz terminowe przekazywanie ich do zewnętrznej księgowości

👉 współpraca z Biurem Rachunkowym: odpowiadanie na zapytania, przekazywanie informacji i kompletowanie niezbędnych danych

👉 monitorowanie terminów płatności i wsparcie w uzgadnianiu rozrachunków z kontrahentami

👉 koordynowanie i opieka nad umowami ze współpracownikami i partnerami 

👉 wsparcie Zarządu w przygotowywaniu zestawień, raportów i prezentacji, a także w organizacji spotkań i koordynowaniu kalendarza 

👉 dbanie o sprawne funkcjonowanie biura: zaopatrzenie, korespondencja, bieżące zadania administracyjne

👉 dbanie o bieżący porządek oraz organizację przestrzeni biurowej

👉 wsparcie w procesach rekrutacji - publikacja ogłoszeń, screening i umawianie spotkań

🕺💃 Nasze oczekiwania względem idealnej osoby:

👍 2–3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku administracyjno-finansowym

👍 podstawowa znajomość zasad rachunkowości i obiegu dokumentów finansowych (faktury, przelewy, archiwizacja)

👍 praktyczna umiejętność obsługi bankowości elektronicznej i realizowania przelewów

👍 świetna organizacja pracy, skrupulatność, rzetelność i umiejętność ogarniania wielu tematów naraz

👍 bardzo dobre umiejętności komunikacyjne – będziesz współpracować z zarządem, biurem rachunkowym i partnerami zewnętrznymi

👍 dobra znajomość pakietu MS Office, szczególnie Excela (tabelki naprawdę będą Twoimi przyjaciółmi 😉)

👍 mieszkasz w Warszawie lub okolicy i możesz pracować z biura 2 razy w tygodniu (Mokotów)

👍 jesteś dostępna/y od poniedziałku do piątku w godzinach ok. 9:00–17:00

ℹ️chcielibyśmy, abyś przez pierwsze 3 miesiące regularnie pracował/a z biura, aby łatwiej było Ci się wdrożyć i lepiej się poznać 😊

Po 3-miesięcznym czasie próby zapewniamy:

👌 nielimitowaną, 100% płatną liczbę dni wolnych 🏝

👌 sprzątanie Twojego mieszkania, pranie i prasowanie - tak! Każdy z nas ma w miesiącu do dyspozycji 16h pomocy domowej realizowanej przez profesjonalistów

👌 prywatną opiekę medyczną 🤧

👌 pracę hybrydową (2 dni z biura na warszawskim Mokotowie, 3 dni zdalnie)

Od pierwszego dnia dostajesz:

👌 realną możliwość wpływu na to co robisz – od pomysłu do realizacji 🤑

👌 fair podejście – traktujemy innych tak jak sami chcielibyśmy być traktowani ❤️

👌 profesjonalny sprzęt do pracy

👌 dużą samodzielność w pracy

🕺💃 Proces rekrutacji:

🎯 wybór osób do kontaktu

🎯 krótka rozmowa telefoniczna z wybranymi osobami dotycząca ich motywacji i doświadczenia, opowiemy też o sobie i ofercie

🎯 spotkanie offline, podczas którego pogłębimy pierwszy kontakt

🎯 zebranie referencji

🎯 decyzja o zatrudnieniu, ustalenie warunków i daty startu

Mamy nadzieję, że brzmi dobrze. Czekamy na Twoją aplikację 🚀🚀🚀