Asystent/-ka ds. Organizacji Wydarzeń

DIALOG to grupa spółek działających w obszarze medycznym i edukacji specjalistycznej. Prowadzimy platformę szkoleniową Dialoteka.pl, Szkołę Psychoterapii oraz sieć klinik medycznych w Warszawie. Działamy na rynku od 2006 roku. Zatrudniamy ponad 500 pracowników działów medycznych i biznesowych. Stale rozwijamy naszą działalność medyczną, terapeutyczną i edukacyjną. Otwieramy nowe przychodnie i poszerzamy nasze działania edukacyjne.

Dowiedz się więcej o firmie: psychiatrzy.warszawa.pl, dialoteka.pl, szkoladialog.pl

Aktualnie do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent/-ka ds. Organizacji Wydarzeń

Twój zakres obowiązków:

• wspieranie koordynatora firmowych wydarzeń w codziennych zadaniach,

• praca przy harmonogramach, tabelach, kosztorysach - odhaczanie list, przygotowywanie szczegółowych zestawień,

• odpowiedzialność za sprawną i dokładną realizację poszczególnych zadań przy organizacji wydarzenia (np. wysyłka dużej liczby zaproszeń, przygotowywanie welcome packów, sprawdzanie harmonogramów i dokumentów),

• pomoc przy koordynacji wyjazdów pracowników oraz osób zaproszonych przez firmę na konferencje naukowe i szkolenia (np. kontakt telefoniczny w języku polskim i angielskim, potwierdzanie lotów, rezerwacje noclegów itp.),

• logistyka przygotowań związanych z wydarzeniami (np. rezerwacja sal i obiektów szkoleniowych, dopilnowanie technicznych aspektów eventów - dostępność rzutników, nagłośnienia, pomoc przy prowadzeniu recepcji wydarzenia itp.),

• współpraca i komunikacja z osobami z zespołu, z dostawcami usług, a także z osobami biorącymi udział w wydarzeniach,

• dyspozycyjność podczas organizowanych wydarzeń (np. konferencje, wydarzenia integracyjne - nasze wydarzenia często odbywają się w soboty lub w godzinach wieczornych).

Nasze wymagania:

• masz wykształcenie wyższe lub jesteś w trakcie studiów - mile widziane kierunki ścisłe, techniczne,

• posiadasz pierwsze doświadczenia przy organizacji wydarzeń na uczelni (aktywnie działasz w organizacjach studenckich/ kołach naukowych przy organizowaniu przeróżnych akcji) lub prywatnie (np. szczegółowo planujesz i organizujesz wyjazdy/wycieczki),

• znasz język angielski i umiesz się w nim komunikować (na co dzień w biurze rozmawiamy po polsku, jednak potrzebujemy osoby, która sprawnie skontaktuje się np. organizatorami wydarzeń zagranicznych lub zaopiekuje się gośćmi z zagranicy),

• jesteś odpowiedzialny/-a za powierzone zadania i możesz podać kilka przykładów, które to potwierdzają,

• wyróżnia Cię szczegółowość i z dużą troską podchodzisz do detali - jeśli jest jakaś w literówka w tekście z łatwością ją dostrzeżesz i poprawisz, a jeśli w harmonogramie wydarzenia pojawia się jakaś nieścisłość od razu zwróci to Twoją uwagę,

• lubisz od razu realizować i odhaczać wykonane zadania, nawet gdy jest ich dużo i są powtarzalne,

• praca przy rozbudowanych tabelach, zestawieniach, arkuszach Excel to zadania, które lubisz,

• wiesz, jak ważna jest elastyczność i szybkie działanie w ramach jakiś nieprzewidzianych zdarzeń - podchodzisz do pracy zadaniowo i analitycznie, szukasz możliwości rozwiązania ewentualnych problemów,

• jesteś otwarty/-a na pracę fizyczną (np. pakowanie materiałów na wydarzenia oraz pomoc w ich transporcie, rozkładanie roll-upów itp.),

• jesteś otwarty na udział w organizowanych wydarzeniach - nasze konferencje często odbywają się w soboty (np. konferencje dla lekarzy) lub wieczorem; planujemy kilkanaście takich wydarzeń w roku.

  
  

To oferujemy:

• możliwość poznania obszaru organizacji wydarzeń,

• możliwość rozwoju (w naszej organizacji jesteśmy otwarci na indywidualny rozwój pracowników),

• możliwość wpływania na usprawnianie procesów (jesteśmy otwarci na pomysły, chętnie ulepszamy i szukamy najlepszych możliwych rozwiązań),

• bezpłatny dostęp do platformy szkoleniowej Dialoteka.pl,

• możliwość korzystania z prywatnej opieki medycznej - Pakiet Medicover Premium oraz karty Multisport - oba benefity są dostępne na zasadzie preferencyjnych warunków (mamy również pakiety dla najbliższej rodziny),

• zniżkę na usługi Centrum Terapii Dialog dla Ciebie i Twoich najbliższych,

• niezbędne narzędzia pracy (laptop, telefon),

• elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (zaczynamy pracę między 7:30 a 9:00).