Specjalista ds. administracji projektami (K/M)

Jesteśmy doświadczonym integratorem systemów informatycznych. Zespół Delivery to zespół składający się z Inżynierów serwisu, PM’ów i osób wpierających projekty pod kątem zamówień, pilnowania dokumentacji.

W związku z tym, że jako dostawca rozwiązań infrastrukturalnych mamy coraz więcej wyzwań związanych z dokumentacją szukamy osoby, która chciałaby by wesprzeć nasze działania od strony administracyjno- projektowej.

Nad procesem rekrutacji czuwa Adriana Skrojna.

Proces rekrutacji przebiega w następujących krokach:

1. Analiza CV

2. Wstępna rozmowa z rekruterem

3. Spotkanie w siedzibie firmy z managerem

4. Decyzja i informacja zwrotna.

Zakres obowiązków

• Codzienna obsługa i realizacja procesów zakupowych m.in. weryfikacja ofert dostawców, przygotowywanie i składanie zamówień do dostawców, nadzór i bieżąca kontrola terminowości ich realizacji, planowanie łańcucha dostaw.

• Administrowanie dokumentacją projektową, w tym tworzenie, przechowywanie i aktualizacja niezbędnych dokumentów.

• Uzupełnianie bazy danych CRM o istotne informacje dotyczące projektów i zasobów.

• Pilnowanie terminów i aktualizowanie danych.

• Wyjaśnianie niezgodności w dokumentacji projektowej z klientem wewnętrznym i zewnętrznym.

• Przygotowywanie raportów dotyczących projektów i zestawień z postępu prac.

• Koordynacja procesu zamówień sprzętowych, w tym składanie zamówień, monitorowanie dostaw i utrzymanie stanu magazynowego.

• Współpraca z zespołami projektowymi i dostawcami w celu uzyskania niezbędnych informacji.

• Weryfikacja umów z Klientem pod kątem zapisów zobowiązań spółki (np. Dora).

• Współpraca z zespołem handlowym.

• Zarządzane dokumentacją finansową związaną z projektami.

Poszukiwane kompetencje

• Minimum 2-3 lata doświadczenia zawodowego w obszarze zamówień,

• Otwartość na korzystanie z systemu CRM, ERP,

• Umiejętności analityczne,

• Podstawowa wiedza z zakresu wystawiania faktur VAT,

• Dobra znajomość pakietu MS Office (Excel, Word),

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (czasami: maile, kontakt telefoniczny),

• Umiejętności organizacyjne i zdolność pracy pod presją czasu,

• Umiejętność podejmowania decyzji, odpowiedzialność za powierzone zadania,

• Umiejętności w zakresie zarządzania projektem i administracji dokumentacją zakupową,

• Umiejętność koordynacji procesów zakupowych i współpracy z dostawcami oraz zespołami projektowymi,

Mile widziane: certyfikacje zarządzania projektami.

Oferujemy

• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub kontrakt B2B,

• Wynagrodzenie uzależnione od doświadczenia i formy współpracy: 6500 - 9000 zł,

• Praca z biura plus ok 4 dni w miesiącu możliwa praca w trybie home office,

• Benefity: pakiet medyczny, dofinansowanie lekcji j. angielskiego, karty Multisport, pakiet wsparcia pracowniczego Mindgram, ubezpieczenie na życie (warunki zależne od formy wybranej umowy)

• Liczne atrakcje integracyjne.