Asystent Managera

Asystentka / Asystent Managera – zakres obowiązków

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie Managera w codziennym funkcjonowaniu firmy oraz koordynację wybranych procesów operacyjnych i administracyjnych.

Zakres zadań obejmuje m.in.:

• bieżące wsparcie Managera w realizacji zadań operacyjnych i organizacyjnych

• zarządzanie kalendarzem spotkań (planowanie terminów, przypomnienia, koordynacja dostępności)

• przygotowywanie oraz redagowanie dokumentów, raportów, zestawień i prezentacji

• obsługę i właściwą selekcję korespondencji (e-mail, telefon, poczta tradycyjna)

• organizację spotkań, zebrań oraz podróży służbowych

• koordynację przepływu informacji pomiędzy Managerem, zespołem i kontrahentami

• nadzór nad obiegiem dokumentów oraz archiwizacją

• sporządzanie notatek ze spotkań i monitorowanie realizacji ustaleń

• wsparcie w kontaktach z klientami, partnerami biznesowymi i instytucjami zewnętrznymi

• realizację bieżących zadań administracyjno-biurowych

• dbanie o poufność informacji i dokumentów

Wsparcie operacyjne działu technicznego:

• nadzór nad prawidłową organizacją zleceń techników (właściwy zapis w kalendarzu, ustalanie kolejności realizacji, współpraca z Działem Handlowym)

• rozliczanie czasu pracy techników na podstawie tras i odczytów GPS

• prowadzenie i aktualizacja arkusza „poprawione trasy”

• kontrola stanów magazynowych techników

• analiza zużycia preparatów (porównanie średniego zużycia na dany typ zabiegu)

• kontrola kosztów operacyjnych poszczególnych techników

• monitorowanie zleceń i zapytań kierowanych do Działu Handlowego

Obsługa faktur i rozliczeń:

• wystawianie faktur sprzedażowych

• monitorowanie poprawności oraz terminowości faktur

• edycja, korekty i anulowanie dokumentów

• kontrola należności oraz kierowanie spraw do działu windykacji

Nadzór nad flotą pojazdów:

• monitorowanie terminów ubezpieczeń (OC, assistance)

• kontrola terminów badań technicznych

• organizowanie napraw i serwisów

• koordynacja zakupów związanych z pojazdami (wyposażenie, akcesoria)

• dbanie o terminowy przepływ informacji dotyczący floty

• sporządzanie raportów miesięcznych i kwartalnych (zużycie paliwa, koszty eksploatacyjne – per technik / pojazd)

Dodatkowo osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie realizować inne zadania zlecane przez Managera, zgodnie z bieżącymi potrzebami organizacji.

Jeśli chcesz zdobyć doświadczenie w zarządzaniu i pracować w dynamicznym zespole — wyślij krótkie CV i kilka zdań o sobie. Czekamy na Twoją aplikację!

Praca będzie realizowana w ramach jednej z naszych spółek należących do grupy kapitałowej, będącej właścicielem i operatorem rozpoznawalnych marek z branży usług i produktów DDD, takich jak grupastop.pl, cimlex.com oraz insektstop.pl. Działamy w modelu marek wyspecjalizowanych, oferujących rozwiązania premium dla klientów biznesowych i indywidualnych, dlatego stanowisko daje możliwość pracy w stabilnym środowisku, z jasno określonymi standardami, realnym wpływem na rozwój marek oraz dostępem do know-how budowanego w kilku komplementarnych spółkach.