Executive Assistant & Office Manager

Executive Assistant & Office Manager

(Asystentka Zarządu / Koordynator Biura i Operacji)

📍 Wrocław | ul. Grota-Roweckiego 203 | praca stacjonarna

⏰ Godziny pracy: 8:00–16:00

O nas

Jesteśmy firmą dystrybucyjną działającą w branży fitness & wellness, z ponad 10-letnim doświadczeniem i ugruntowaną pozycją na rynku. Współpracujemy z wiodącymi markami w Polsce i Europie, rozwijamy nowe projekty i stale podnosimy jakość naszych usług.

Pracujemy zadaniowo-projektowo, w atmosferze szacunku, odpowiedzialności i partnerskiej komunikacji. Nie ma u nas korporacyjnej biurokracji ani gierek — liczy się sprawczość, uczciwość i proaktywność.

Jeżeli masz świetną organizację pracy, lubisz dynamiczne środowisko, potrafisz działać samodzielnie i myślisz „dwa kroki naprzód” — odnajdziesz się u nas idealnie.

Opis stanowiska

To stanowisko powstało, ponieważ firma rośnie. Chcemy, aby nasze biuro, procesy i komunikacja działały na poziomie, który odzwierciedla klasę i jakość dystrybuowanych przez nas marek.

Szukamy osoby świetnie zorganizowanej, odpowiedzialnej i samodzielnej, która przejmie kompleksową odpowiedzialność za funkcjonowanie biura oraz codzienne wsparcie Zarządu. Jest to rola kluczowa dla stabilnej pracy całej firmy — łącząca administrację, finanse, logistykę, kontakt z klientami oraz koordynację operacji.

Szukamy osoby, której nie trzeba pilnować ani motywować, która potrafi myśleć o krok do przodu i bierze pełną odpowiedzialność za powierzone obszary.

Zakres obowiązków

Kompleksowa obsługa administracyjna, finansowo-biurowa oraz wsparcie Zarządu, w tym m.in.:

1. Obsługa zamówień i dokumentów sprzedażowych

• wystawianie faktur proforma, końcowych i paragonów

• pilnowanie i zlecanie płatności

• współpraca z magazynem przy kompletacji zamówień

• organizowanie wysyłek oraz kontakt z firmami kurierskimi

• odbieranie zamówień mailowych i telefonicznych, bieżący kontakt z klientami

2. Obsługa dostawców i dokumentów zakupowych

• składanie zamówień u dostawców

• przyjmowanie, opisywanie i przekazywanie faktur zakupowych do księgowości

• wprowadzanie faktur do systemu ENOVA

• współpraca z księgowością w zakresie dokumentów i rozliczeń

3. Prowadzenie ewidencji i raportów

• prowadzenie dokumentacji magazynowej oraz stanów ilościowych i wartościowych

• przygotowywanie statystyk sprzedaży, wyników finansowych i usług

• comiesięczna weryfikacja dokumentów (ENOVA, SALDEO, wyciągi bankowe)

• generowanie raportów z kasy fiskalnej i zestawień dla handlowców

• kwartalne i roczne zestawienia dla BDO, GUS i banków

• dokumentacja do inwentaryzacji magazynów

4. Obsługa administracyjna biura

• dbanie o organizację i wyposażenie niezbędne do codziennej pracy biura

• pełna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej

• ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów

• tworzenie kalendarza pracy biura

• organizacja wyjazdów służbowych, rezerwacje, pilnowanie programów lojalnościowych

5. Wsparcie Zarządu (Executive Assistant)

• obecność przy spotkaniach, tworzenie notatek i podsumowań

• przygotowywanie prezentacji, ofert i zestawień

• współpraca z kancelarią prawną przy umowach

• przekazywanie dyspozycji do zespołu

• nadzorowanie terminów płatności, polis, leasingów i umów

• rola consierge Prezesa — organizacja codziennych tematów, szybkie rozwiązywanie bieżących spraw

6. Kontakt z instytucjami i partnerami

• współpraca z Urzędem Skarbowym i ZUS

• comiesięczne płatności ZUS/US według zestawień księgowości

• kontakt z firmami leasingowymi, ubezpieczeniowymi, kurierskimi i serwisowymi

Wymagania

• min. 2 lata doświadczenia w administracji / office management / asystenturze zarządu

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność działania w szybkim tempie

• naturalna odpowiedzialność za powierzone obszary

• praktyczna znajomość MS Word, Excel, Outlook

• bardzo dobra znajomość języka angielskiego

• doświadczenie w obiegu dokumentów finansowych (faktury, płatności, raporty)

• mile widziana znajomość ENOVA i SALDEO

• umiejętność pracy pod presją czasu i ustalania priorytetów

• samodzielność, skrupulatność, dyskrecja, lojalność

• wysoka kultura osobista i łatwość w nawiązywaniu kontaktów

• znajomość narzędzi Google i otwartość na korzystanie z AI

Co oferujemy

• pracę w prestiżowym kompleksie biurowym we Wrocławiu

• partnerską współpracę i bliski kontakt z Zarządem

• realną decyzyjność i wpływ na działanie firmy

• środowisko bez korporacyjnych schematów — szybkie decyzje i konkretne działania

• różnorodne zadania i dynamiczne tempo pracy

• atmosferę szacunku, kultury i normalnej komunikacji

• możliwość udziału w szkoleniach i rozwoju kompetencji

• pracę z nowoczesnymi narzędziami (Google Workspace, AI)

• stabilne zatrudnienie – umowa o pracę (po okresie próbnym na czas nieokreślony)

Jak aplikować

Jeśli uważasz, że to stanowisko jest dla Ciebie — prześlij swoje CV na adres:

📩 praca@miha-bodytec.pl

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

Rekrutujemy szybko, kulturalnie i konkretnie.

Bez przeciągania tygodniami, bez zbędnych etapów.

Zależy nam na osobach zdecydowanych i zaangażowanych.

Proces rekrutacji:

1.     Analiza CV

2.     Rozmowa online (10 min)

3.     Spotkanie z Zarządem

4.     Decyzja i oferta

Wynagrodzenie  7000 – 9000 brutto ( umowa o prace), w zależności od kompetencji i szybkości wdrożenia.