Recepcjonistka

Zakres obowiązków:

Obsługa recepcji i administracja biura

• Profesjonalna obsługa recepcji: witanie gości, pracowników i kontrahentów oraz kierowanie ich do odpowiednich osób.

• Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej oraz kurierskiej).

• Zarządzanie rezerwacją sal konferencyjnych oraz dbanie o przygotowanie przestrzeni na spotkania.

• Nadzór nad zaopatrzeniem biura (materiały biurowe, artykuły kuchenne) oraz obsługa zamówień.

• Utrzymywanie porządku w recepcji i przestrzeniach wspólnych, bieżąca współpraca z firmami serwisowymi (sprzątanie, serwis techniczny, catering).

• Prowadzenie drobnych rozliczeń gotówkowych (petty cash).

• Wydawanie i ewidencja kart dostępu, współpraca w zakresie bezpieczeństwa biura.

• Kontakt z firmami – Panie sprzątające, serwisy urządzeń kuchennych, zgłaszanie napraw

Wsparcie dla Asystentki Zarządu

• Pomoc w prowadzeniu kalendarza Zarządu: koordynacja spotkań, przypomnienia, rezerwacje.

• Organizacja podróży służbowych: bilety, hotele, transport, rozliczenia delegacji.

• Wsparcie w obiegu dokumentów pomiędzy działami, archiwizacja i digitalizacja dokumentacji.

• Monitorowanie terminów płatności, współpraca z księgowością i administracją.

• Wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń i spotkań integracyjnych.

• Realizacja zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd lub Asystentkę Zarządu (np. research, analizy, zestawienia).

• Współpraca z działem HR przy onboardingu nowych pracowników (powitanie, przygotowanie stanowiska, przekazanie materiałów).

• Wsparcie w działaniach marketingowych i PR (np. wysyłka materiałów promocyjnych, paczek dla partnerów).

Wymagania:

• Wysoka kultura osobista i umiejętność budowania pozytywnych relacji.

• Bardzo dobra organizacja pracy i wielozadaniowość.

• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz sprawne korzystanie z narzędzi biurowych.

• Komunikatywność, samodzielność i dyskrecja.

• Mile widziane doświadczenie w pracy na recepcji lub w roli asystenckiej.

• Znajomość języka angielskiego

• Praca w trybie stacjonarnym od poniedziałki do piątku

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w szybko rozwijającej się firmie, osiągającej znaczące sukcesy komercyjne

• Dofinansowanie do opieki medycznej;

• Dofinansowanie do karty sportowej;

• Dofinansowanie do ubezpieczenia grupowego;

• 50% zniżki na wszystkie produkty Health Labs Care;

Praca od 1 stycznia 2026