Administration Specialist

Administration Specialist

Umowa o pracę (UoP): 6 000 – 11 000 PLN brutto
Miejsce pracy: Łódź (praca hybrydowa: 2–3 dni w biurze)

O nas

Jesteśmy Inwedo – łódzkim software housem zajmującym się budową oprogramowania, transformacją cyfrową oraz strategicznym wdrażaniem AI dla klientów z Polski i zagranicy. W codziennej pracy łączymy jakość, partnerstwo i odpowiedzialność. Lubimy wiedzieć dlaczego coś robimy, działać zespołowo i budować dobre relacje – zarówno w projektach, jak i w organizacji.

O roli

Szukamy osoby, która wesprze nas jako HR & Administration Specialist i pomoże dbać o sprawne funkcjonowanie organizacji w obszarach administracyjnych i operacyjnych.

Twoje główne zadania

Administracja finansowa:

• współpraca z zewnętrznym biurem księgowym i CFO,

• przygotowywanie dokumentacji do zamknięcia miesiąca,

• wystawianie faktur i realizacja płatności,

• przygotowanie danych do raportów,

• kontrola kosztów operacyjnych.

Administracja / HR:

• przygotowywanie dokumentacji pracowniczej,

• współpraca z kancelarią prawną lub zewnętrznym biurem kadrowym przy przygotowywaniu procedur, dokumentów i umów,

• obsługa benefitów (w tym budżetu szkoleniowego i PPK),

• dbanie o zgodność działań organizacji z przepisami RODO,

• zarządzanie sprzętem firmowym (rejestracja, zakupy, wysyłki, kontakt z serwisem),

• opieka nad biurem w Łodzi (zaopatrzenie, przygotowanie miejsca pod wydarzenia, kontakt z dostawcami),

• organizacja wydarzeń wewnętrznych i integracji (w tym inicjatywy wellbeingowe),

• prowadzenie części komunikacji wewnętrznej (newsletter, spotkania zespołowe),

• organizowanie podróży służbowych i delegacji.

Onboarding & Offboarding:

• przygotowywanie i przeprowadzanie procesów onboardingowych i offboardingowych,

• administracja dostępami i kontami w narzędziach firmowych.

Kogo szukamy

• minimum 3 lata doświadczenia w obszarze administracji,

• miejsce zamieszkania w Łodzi lub okolicach i gotowość do pracy hybrydowej 2–3 dni w tygodniu,

• praktyczne doświadczenie w pracy z biurem księgowym (zamknięcie miesiąca, obieg dokumentów, fakturowanie, płatności),

• doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji pracowniczej i wsparciu procesów kadrowych,

• dobra znajomość prawa pracy i zasad RODO,

• doświadczenie w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych lub pracy administracyjno-biurowej,

• umiejętność samodzielnej organizacji pracy, ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów,

• biegłość w MS Excel, G Suite, MS Office oraz systemach do fakturowania (np. Saldeo, Fakturownia),

• umiejętność profesjonalnej komunikacji z zespołem, kandydatami, partnerami i klientami,

• znajomość języka angielskiego na poziomie B2 lub wyższym.

Mile widziane:

• doświadczenie w środowisku software house / branży IT.

Jak wygląda rekrutacja?

1. Screening – vcall z Anią, People Operations Lead (30–40 min), poznanie doświadczenia i oczekiwań względem roli.

2. Spotkanie rekrutacyjne – vcall z Agatą, COO i Katarzyną, Administration Lead (ok. 60 min).

Zadbamy, aby cały proces był dla Ciebie sprawny i przyjemny.

Co oferujemy

• Przestrzeń do realizacji własnych pomysłów – działamy nieszablonowo i otwarci jesteśmy na nowe rozwiązania,

• Różnorodną rolę łączącą finanse operacyjne, HR, administrację i komunikację,

• Partnerską atmosferę i kulturę odpowiedzialności,

• Stabilną współpracę i jasne zasady,

• Pracę hybrydową w Łodzi z firmowym sprzętem (monitory, stacje dokujące itp.),

• Budżet szkoleniowy do 3 500 zł rocznie,

• Możliwość budowania marki osobistej (artykuły, konferencje),

• Dostęp do platformy benefitowej (opieka medyczna, karta sportowa, zamówienia online),

• Wsparcie w wellbeing – wyzwania krokowe, sesje z psychologiem, spotkania z dietetykami,

• Regularne integracje online i offline.

Sprawdź nas:

• Facebook

• LinkedIn