Office Coordinator

Jako Kancelaria Lexmotion pomagamy ludziom z całego świata potwierdzić ich polskie obywatelstwo w ramach Unii Europejskiej, bazując na polskich korzeniach. Dzięki temu mogą w pełni korzystać ze wszystkich praw i przywilejów UE. Z dumą poszerzamy ich życiowe perspektywy, łącząc ich z obywatelstwem UE — a przy tym stawiamy sobie za cel, by każda droga prawna była jak najprostsza i najbardziej przyjazna człowiekowi.

Twój zakres obowiązków:

• zapewnienie realizacji celu działu poprzez kontrolowanie wszelkich procesów umożliwiających efektywne realizowanie usług przez Lexmotion
• efektywna obsługa poczty: zarządzanie wysyłką i odbiorem przesyłek listowych i kurierskich oraz ich digitalizacja
• organizacja i archiwizacja dokumentów tradycyjnych oraz elektronicznych
• wsparcie międzydziałowe — zapewnianie sprawnego wsparcia innym działom w procesach administracyjnych
• tworzenie dokumentacji administracyjnych (w tym wniosków o potwierdzenie polskiego obywatelstwa oraz transkrypcji aktów stanu cywilnego)
• kontakt z urzędami i partnerami administracyjnymi w celu usprawnienia procedury obywatelskiej
• wykonywanie płatności administracyjnych
• realizowanie zamówień biurowych i spożywczych
• zarządzanie sprawami klientów i procesami w CRM; stałe aktualizowanie CRM
• proaktywne działanie w zakresie usprawnienia procesów w dziale

Nasze wymagania:

• Zgodność z naszymi podstawowymi wartościami: wiedzą, pracą zespołową, troską i dojrzałością.
• Biegłość w obowiązkach administracyjnych lub zarządzaniu biurem
• Wysokie umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły w zarządzaniu dokumentami
• Nastawienie zorientowane na rozwiązania połączone z dużą dbałością o szczegóły
• Wykazywanie się kreatywnością i proaktywnością w aranżacji przestrzeni biurowych, stawiając na pierwszym miejscu ciepłą i zachęcającą atmosferę
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (poziom B2)
• Umiejętność dawania i otrzymywania konstruktywnej informacji zwrotnej
• efektywne wykorzystanie narzędzi biznesowych typu CRM, Asana, Miro, pakiet Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) i Google Work Space oraz urządzeń biurowych
• Biegła znajomość języka polskiego na poziomie C2/native — wymagana ze względu na konieczność tworzenia pism urzędowych oraz prowadzenia formalnej korespondencji z instytucjami państwowymi

Co oferujemy:

• Atrakcyjne środowisko pracy w firmie z jasną misją, wizją i wspierającymi wartościami
• Elastyczne godziny pracy
• Stabilność dzięki umowie o pracę
• Karta Multisport
• Ubezpieczenie medyczne
• Możliwości rozwoju zawodowego i osobistego
• Dedykowane wsparcie ze strony doświadczonych mentorów, leaderów i współpracowników.
• Przyjazna atmosfera ze smacznymi przekąskami i napojami
• Atrakcyjna lokalizacja biurowa w samym sercu starego miasta Krakowa.