Executive Assistant

🌟 Executive Assistant 

📍 Lokalizacja: Warszawa

💼 Tryb pracy: stacjonarny

💰 Forma współpracy: 10 000 - 14 000 netto + VAT B2B 

🔎 O roli:

To rola dla osoby z wysoką kulturą komunikacji, doskonałą organizacją pracy i umiejętnością pracy z informacjami poufnymi na poziomie „trusted partner”. Szukamy osoby, która dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku. To rola dla osoby, która z łatwością przełącza się między różnymi zadaniami.

Rola łączy w sobie komunikację, zarządzanie projektami, pracę z dokumentami prawnymi, dbałość o priorytety Zarządu, koordynację operacyjną oraz wsparcie strategicznych inicjatyw CEO, w tym ekspansji zagranicznej i współpracy B2B.

🎯 Jakie wyzwania na Ciebie czekają:

1. Zarządzanie projektami i zadaniami w tym wsparcie w ekspansji zagranicznej, rozwoju działań B2B:

• Monitorowanie terminów i statusów projektów oraz samodzielne prowadzenie wybranych projektów, w tym anglojęzycznych

• Zaangażowanie w projekty prowadzone przez CEO i wsparcie w ich realizacji 

• Zarządzanie kalendarzem, koordynowanie cyklicznych spotkań i kluczowych wydarzeń w firmie

• Dbałość o płynność działań i dostępność kluczowych informacji

2. Przygotowywanie dokumentów i materiałów:

• Tworzenie prezentacji, raportów, podsumowań, analiz

• Redagowanie dokumentów oraz notatek ze spotkań

• Praca z danymi i informacjami poufnymi

• Praca z kontraktami, uczestnictwo w negocjacjach, koordynacja obiegu kontraktów i dokumentów pomiędzy odpowiednimi działami;

• Efektywne wykorzystanie narzędzi AI

3. Wsparcie operacyjne i administracyjne:

• Nadzór nad pracą recepcji i biura, dbanie o formalności administracyjne

• Koordynacja współpracy z oddziałem w Szczecinie

• Optymalizacja istniejących procesów biurowych i administracyjnych

• Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, także finansowych

• Wsparcie floty spółki, ubezpieczeń i kwestii formalnych

• Nadzór nad archiwum i kosztami biura

4. Eventy firmowe i delegacje:

• Organizacja eventów operatorskich, spotkań Zarządu i wyjazdów integracyjnych

• Kompleksowe planowanie delegacji: logistyka, rezerwacje, budżet, dokumenty

• Współorganizacja wydarzeń i eventów firmowych, zespołowych

📌 Wymagania - co będzie dla nas kluczowe:

• Doświadczenie na podobnym stanowisku jako Office Manager przy współpracy z zarządem lub Executive Assistant.

• Ukończone studia na kierunku Prawo lub Prawo i Administracja.

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego: C1/C2 (w mowie i piśmie)

• Doskonała organizacja pracy i umiejętność działania pod presją czasu

• Asertywność i umiejętność priorytetyzacji zadań i szybkiego podejmowania decyzji

• Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku

• Dyskrecja i odpowiedzialność za powierzone zadania

• Kreatywność oraz inicjatywa

• Krytyczne myślenie i zdolności analityczne

• Umiejętność współpracy z rozproszonymi zespołami

• Samodzielność i wysoka kultura komunikacji

🌟 Co Cię wyróżni:

• Doświadczenie w pracy w zwinnym środowisku projektowym (Agile)

• Znajomość procesów związanych z dotacjami lub projektami publicznymi

• Praktyka w skalujących się firmach lub środowisku bez gotowych procesów

• Umiejętność prowadzenia profili społecznościowych i publikowania treści firmowych

• Otwartość na korzystanie z narzędzi AI, śledzenie trendów w nowoczesnych technologiach

💼Co zyskasz gdy do nas dołączysz:

🌍 Organizację z misją społeczną – bezpieczeństwo rodzin

🤝 Partnerskie podejście i transparentną komunikację

🏥 Prywatną opiekę medyczną

🏋️ Kartę sportową

🎉 Integracje zespołowe

⏰ Elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (start 09:00–11:00)