Office & Operations Coordinator

Peng Partners to dynamicznie rozwijający się house of brands w branży beauty. Naszą misją jest odkrywanie i wprowadzanie na polski rynek marek, które wyznaczają trendy, inspirują do świadomej pielęgnacji i redefiniują pojęcie piękna. W portfolio posiadamy starannie wyselekcjonowane brandy premium, które łączy jakość, innowacyjność i unikalna historia.

Tworzymy miejsce, w którym biznes spotyka się z pasją do piękna. Budujemy długofalowe relacje z partnerami, dbamy o rozwój społeczności wokół naszych marek i wierzymy, że beauty to nie tylko produkty, ale także doświadczenia, emocje i styl życia.

Peng Partners to zespół osób, które nie boją się myśleć nieszablonowo i działać odważnie. Stawiamy na kreatywność, otwartość i profesjonalizm, a w codziennej pracy napędza nas chęć wprowadzania innowacji i tworzenia wartościowych projektów.

Dołączając do nas, stajesz się częścią firmy, która zmienia oblicze branży beauty w Polsce.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

• Administrowanie biurem (podróże służbowe – rezerwacje, obsługa gości zagranicznych, obsługa gości i sali konferencyjnej, kurierzy – koordynacja pracy, Poczta Polska – obsługa, taksówki, spis liczników, planowanie odbioru śmieci segregowanych, pilnowanie utrzymania porządku i dyscyplinowanie w tym zakresie pozostałych pracowników 😊 

• Planowanie i składanie zamówień do biura (spożywcze, środki czystości, art. biurowe).

• Nadzorowanie prac firm współpracujących i wykonujących zlecenia dla biura, nadzorowanie Pani sprzątającej i ekip remontowych.

• Zakupy kontrolowane oraz przekazywanie raportu do innych działów.

• Archiwizacja dokumentów, wsparcie działu Księgowego i Logistyki.

• Wsparcie działań operacyjnych:

  • Zamawianie sprzętu dla nowych pracowników 

  • Ewidencja pracowników i utrzymywanie aktualizacji danych 

  • Pomoc przy onboardingu i offboardingu

  • Wsparcie w obiegu dokumentów biurowych 

  • Wsparcie w obiegu dokumentów formalnych 

  • Wsparcie w zadaniach operacyjnych

WYMAGANIA:

• Wykształcenie wyższe lub student ostatnich lat.

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym plus (w mowie i piśmie).

• Znajomość pakietu MS Office, środowiska Windows oraz urządzeń peryferyjnych.

• Doskonałe umiejętności organizacyjne, zdolność do wielozadaniowości i efektywnego zarządzania czasem w dynamicznym środowisku.

• Komunikacja: silne umiejętności komunikacyjne i zdolność do współpracy z różnymi zespołami i interesariuszami.

• Rozwiązywanie problemów: kreatywne podejście do rozwiązywania problemów i znajdowanie optymalnych rozwiązań.

• Analiza danych: umiejętność analizowania danych i wyciągania wniosków w celu usprawnienia procesów.

• Zarządzanie projektami i zadaniami.

 CO OFERUJEMY:

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

• Prywatną opiekę medyczną.

• Pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie z branży beauty.

• Współtworzenie wizualnej strony wizerunku globalnych marek beauty na polskim rynku.

• Możliwość rozwoju zawodowego oraz zdobywania doświadczenia.

• Przyjazną atmosferę pracy i wsparcie w nauce nowych umiejętności.

• Realne możliwości rozwoju zawodowego – szkolenia, mentoring, praca z ekspertami.

• Pracę z prestiżowymi markami kosmetycznymi oraz atrakcyjne zniżki pracownicze.

• Przyjazną atmosferę – zgrany zespół, swobodne relacje i brak korporacyjnych schematów.

• Biuro w dogodnej lokalizacji (bliskość przystanków komunikacji miejskiej), zielona okolica.

• Spotkania integracyjne (m.in. grill w sezonie letnim) oraz wsparcie w codziennej pracy (kawa, herbata, artykuły biurowe).

• Służbowy laptop i telefon.