Executive Assistant

Nie raz słyszałeś/-aś, że jesteś Totalnym Ogarniaczem, który nie boi się żadnych wyzwań i dużej presji czasowej?

Potrafisz w magiczny sposób motywować zespół, wprowadzać pozytywną energię mimo wielu przeciwności, a szklanka jest dla Ciebie zawsze do połowy pełna?

Masz nadzwyczajną umiejętność wykonywania wielu trudnych i prostych zadań na raz w bardzo szybkim tempie, a w dodatku jesteś dumny z tego, że możesz przyjąć kolejne taski odciążając innych członków zespołu, ponieważ jesteś mistrzem organizacji i planowania?

Napisz do nas tylko wtedy, jeśli na powyższe pytania odpowiedziałeś szczerze 3xTAK.
Nasz kosmicznie szybko rosnący startup szuka tylko wyjątkowo utalentowanych ogarniaczy. Nie interesuje nas „asysta" w klasycznym wydaniu, tylko ktoś, kto dowozi, uprzedza potencjalne problemy, upraszcza i przyspiesza wszystko, czego się dotknie. Będziesz pracować blisko Zarządu, więc tempo jest wysokie, kontekstów dużo, a oczekiwania jeszcze wyższe. Jeśli potrzebujesz dokładnych instrukcji do każdego zadania – to nie jest rola dla Ciebie. Jeśli widzisz chaos i automatycznie zaczynasz go porządkować, bo wiesz jak to robić – aplikujesz do właściwego miejsca.

Twój zakres obowiązków

• Zarządzanie kalendarzem CEO i współzałożyciela — spotkania, videokonferencje, priorytety

• Organizacja i koordynacja kampanii reklamowych z partnerami biznesowymi (briefy, umowy, terminy, raportowanie)

• Przeglądanie, analiza i pilnowanie umów handlowych z klientami i partnerami

• Monitoring płatności, faktur i bieżąca współpraca z księgową firmy

• Przygotowywanie prostej dokumentacji finansowej i raportów operacyjnych

• Filtrowanie i obsługa korespondencji — partnerzy biznesowi, odbiorcy treści, zapytania ofertowe

• Wsparcie procesu sprzedażowego — follow-upy, przygotowanie ofert, kontakt z klientami B2B

• Wsparcie całego zespołu w bieżących projektach i pilnowanie, żeby nic nie wypadło przez szczeliny

• Identyfikowanie wąskich gardeł w procesach i proponowanie usprawnień

• Rezerwacje restauracji, hoteli, organizacja podróży służbowych i prywatnych

• Umawianie wizyt, załatwianie spraw urzędowych i administracyjnych

• Obsługa zadań prywatnych dla zarządu

• zarządzanie kalendarzami marketingowymi

• Proaktywne przejmowanie wszystkiego, co wymaga ogarniecia — zanim ktoś zdąży zapytać

Nasze wymagania

• Minimum 1 rok doświadczenia w pracy biurowej, asystenckiej lub operacyjnej

• Perfekcjonizm i wysokie standardy jakości — nie wypuszczasz niczego, co nie jest dopięte na ostatni guzik

• Proaktywność — widzisz co trzeba zrobić i robisz to bez czekania na polecenie

• Asertywność — nie boisz się postawić do pionu klienta, partnera ani przełożonego, gdy sytuacja tego wymaga

• Determinacja — jak trzeba coś załatwić, staniesz na głowie żeby to uzyskać

• Umiejętność pracy w środowisku wysokiego tempa — multitasking, zmieniające się priorytety i niepełne informacje Cię nie paraliżują

• Znajomość pakietu Google (Gmail, Calendar, Drive, Meet)

• Podstawowa orientacja w social mediach (Instagram, TikTok, Facebook, YouTube)

• Komunikatywny angielski — maile, dokumenty, spotkania

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy z CEO lub przedsiębiorcami

• Znajomość środowiska startupowego, e-commerce lub social mediów

• Praca z narzędziami AI (Claude, ChatGPT, Perplexity) i automatyzacjami

• Znajomość narzędzi: Notion, Asana, Airtable, Make

• Orientacja w podstawowych pojęciach finansowych i biznesowych (KPI, cashflow, marża)

• Doświadczenie w kontakcie z klientami B2B

To oferujemy

• Praca przy kampaniach dla największych marek w Polsce — Media Markt, Allegro, AliExpress, Rossmann i wielu innych

• Bezpośredni kontakt z founderami i wgląd w to, jak realnie działa rosnący biznes mediowy

• Realny wpływ — Twoje decyzje i działania przekładają się na funkcjonowanie całej firmy

• Środowisko, które rozwija szybciej niż jakakolwiek korporacja — uczysz się przez działanie, nie przez szkolenia

• Szybka ścieżka awansu — stanowisko i wynagrodzenie rosną razem z wynikami

• iPhone i MacBook służbowy

• Model hybrydowy 4+1 (Gdańsk)

• Dofinansowanie szkoleń i kursów

• Spotkania integracyjne

• Przyjazna atmosfera w młodym, ambitnym zespole

• Umowa B2B lub UZ

O nas

Rabat Alert to największy profil finansowo-zakupowy w Polsce. Ponad 557 tys. obserwujących na Instagramie, 495 tys. na TikToku, 200 tys. na Facebooku i 10 tys. subskrybentów na YouTube.

Współpracujemy z największymi markami w Polsce — Media Markt, Allegro, AliExpress, Rossmann i wieloma innymi.

Jesteśmy młodym, ośmioosobowym zespołem z Gdańska, który łączy kreatywność z twardym myśleniem biznesowym. Nie budujemy kolejnego profilu z promocjami — budujemy markę medialną z prawdziwym wpływem na setki tysięcy ludzi.