Koordynator/-ka ds. Administracji w Nowoczesnej Księgowości

Zakres obowiązków:

• Wystawianie faktur sprzedaży oraz faktur korygujących w imieniu klientów biura rachunkowego zgodnie z wewnętrznymi procesami.

• Wystawianie dokumentów kompensat, not księgowych oraz innych dokumentów administracyjnych dla klientów.

• Prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej klientów biura rachunkowego (m.in. przygotowywanie dokumentów, aktualizacja danych, wsparcie w procesach operacyjnych).

• Tworzenie aneksów do umów klientów oraz koordynowanie procesu ich akceptacji.

• Wprowadzanie faktur zakupu do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ich wymiarowanie.

• Weryfikacja faktur kosztowych z kosztorysami.

• Wprowadzanie przelewów do systemu bankowego.

• Monitorowanie należności, w tym aktualizacja statusów należności w systemach oraz wysyłka powiadomień o płatnościach.

• Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej związanej z fakturowaniem oraz administracją klientów.

• Prowadzenie korespondencji administracyjnej pomiędzy klientami biura a ich kontrahentami.

• Prowadzenie elektronicznej archiwizacji umów i dokumentów.

• Wsparcie w procesie wdrożenia nowych klientów (archiwizacja umów, aktualizacja danych do fakturowania, przygotowywanie pełnomocnictw).

• Wsparcie w procesie wdrożenia nowych współpracowników (organizacja wysyłki sprzętu, przygotowanie protokołów sprzętu, aktualizacja danych w systemach).

• Obsługa platformy kurierskiej (nadawanie przesyłek, organizacja wysyłek dokumentów).

• Wsparcie w aktualizacji materiałów na platformie z bazą wiedzy.

• Bieżące wsparcie w prawidłowym obiegu dokumentów, weryfikacji rozbieżności oraz przygotowywanie researchu na potrzeby zespołu.

• Współpraca z zespołem księgowym odpowiedzialnym za sprawy podatkowe klientów biura.

• Współudział w rozwoju nowych usług oraz procesów administracyjnych dla klientów.

• Kontakt z klientami w zakresie bieżącej obsługi administracyjnej.

• Koordynowanie pracy zespołu administracyjnego.

• Inne zadania administracyjne wynikające z bieżących potrzeb organizacyjnych.

Wymagania:

• Min. 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku w dziale administracji, księgowości lub biurze rachunkowym.

• Znajomość zasad obiegu dokumentów finansowych i podstawowych zagadnień z zakresu księgowości.

• Rozumienie procesów fakturowania, kompensat, windykacji miękkiej oraz archiwizacji dokumentów.

• Biegła obsługa pakietu MS Office, w szczególności Excel.

• Dobra organizacja pracy, skrupulatność, terminowość i dokładność.

• Samodzielność w działaniu oraz inicjatywa w rozwiązywaniu problemów.

• Komunikatywność i umiejętność współpracy z zespołem.

Mile widziane:

• Doświadczenie we współpracy z klientami biznesowymi.

• Praktyczna znajomość obsługi programów księgowych (np. Enova365, Symfonia, Comarch Optima).

• Umiejętność pracy w systemach do elektronicznego obiegu dokumentów (Saldeo).

• Wykształcenie wyższe z zakresu rachunkowości, finansów lub administracji.

To oferujemy:

Co dostaniesz od nas, a czego nie:

• Nie znajdziesz u nas owocowych czwartków czy pokoju gier, ale mamy za to coś ekstra😉

• 100% zdalnie - bez haczyków, bez wizyt w biurze na zawołanie. Twoje miejsce pracy to Twoja oaza.

• Rozwijasz się w tempie, które ma sens. Regularne szkolenia, dostęp do ekspertów oraz przestrzeń, żeby wciąż rosnąć w wiedzę i doświadczenie.

• Praca kończy się wtedy, kiedy powinna, a życie zaczyna się bez wyrzutów sumienia - mamy stałe godziny, ale lekka elastyczność w godzinach pracy też jest dla nas ok.

• Pomagamy ogarnąć B2B od A do Z. Księgowość, formalności, zero stresu na start. Jasne zasady, długofalowy kontrakt i przewidywalność, której często brakuje na etacie. A dodatkowo płatne dni wolne - czego więcej trzeba?

• Benefity? Nie ma sprawy: platforma szkoleniowa, dofinasowanie pakietów sportowych, czy Medicover - mamy to!

• Od pierwszego dnia masz sprzęt i oprogramowanie, które po prostu działają.

• Gdy technologia zawodzi, wchodzi zespół IT i temat znika. Bez frustracji, bez ciągnięcia spraw.

• Wyłączność? Tak - bo nie chcemy współpracy „po godzinach na pięć frontów”. Jedno miejsce, jeden porządek.

• Jeśli masz dość firm, gdzie jest chaos, papiery i gaszenie pożarów - sprawdź jak jest u nas. Możesz się pozytywnie zaskoczyć.

O nas:

Jesteśmy nowoczesną firmą księgową, która łączy ekspercką wiedzę finansową z technologią, automatyzacją i uporządkowanymi procesami. U nas technologia to fundament - dzięki niej działamy sprawnie, bez chaosu i zbędnych barier. Pracujemy w 100% zdalnie, z dowolnego miejsca w Polsce, w Zespole opartym na odpowiedzialności, jakości i partnerskiej współpracy.

Stawiamy na jasne zasady i przejrzystą ścieżkę rozwoju. Każdy wie, jakie kompetencje rozwijać i jakie cele osiągać, aby awansować. Regularny feedback, ewaluacje i szkolenia są stałym elementem naszej pracy. Rozwój to dla nas realny, dopasowany do możliwości system, a nie obietnica.

Wspieramy Klientów w transformacji finansów i stajemy się ich partnerem w zmianie. Dbamy nie tylko o wyniki, ale też o relacje - wierzymy, że ludzie są równie ważni jak liczby.

Jeśli chcesz pracować w firmie, w której profesjonalizm łączy się z nowoczesnością, a Twoje umiejętności mają znaczenie - dołącz do nas.