Finance & Operational Control Owner

Finance & Operational Control Owner

(Dział Finansów i Kontroli Operacyjnej) – Wellclinic

Jednozdaniowy zakres odpowiedzialności

Odpowiada za ciągłość operacyjną finansów Wellclinic poprzez kontrolę płatności, przepływów pieniężnych, zobowiązań publicznoprawnych, bezpieczeństwo formalne organizacji oraz wsparcie CEO i managerów w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Cel roli

Zapewnienie stabilności finansowej i operacyjnej organizacji poprzez terminową realizację zobowiązań, kontrolę cashflow, nadzór nad dokumentacją oraz koordynację procesów administracyjno-finansowych w modelu Gold Standard Well.

Zakres odpowiedzialności

1. Kontrola płynności i operacje finansowe

• Przygotowywanie i realizacja przelewów.

• Kontrola terminowości zobowiązań.

• Obsługa płatności:

  • ZUS,

  • PIT,

  • VAT,

  • leasingów,

  • czynszów,

  • dostawców,

  • wynagrodzeń.

• Monitorowanie sald rachunków bankowych.

• Weryfikacja zgodności przepływów finansowych.

• Kontrola przepływu gotówki między oddziałami.

• Przygotowywanie raportów cashflow.

• Zabezpieczanie płynności operacyjnej.

2. Kontrola i analiza finansowa

• Analiza wyników finansowych spółek.

• Weryfikacja zgodności rozliczeń.

• Analiza kosztów operacyjnych.

• Identyfikowanie ryzyk finansowych.

• Kontrola wydatków i akceptacji kosztowych.

• Rozliczanie managerów i współpracowników.

• Kontrola rozliczeń gotówkowych.

• Przygotowywanie danych dla CEO oraz CFO.

3. Zobowiązania publicznoprawne i zgodność

• Koordynacja terminowych płatności:

  • VAT,

  • PIT,

  • ZUS.

• Współpraca z biurem księgowym oraz doradcami podatkowymi.

• Analiza pism urzędowych.

• Przygotowywanie wyjaśnień formalnych.

• Kontrola zgodności dokumentacji finansowej.

• Obsługa gov.pl, praca.gov.pl oraz systemów administracyjnych.

4. Kontrola operacyjna i administracyjna

• Koordynacja dokumentów firmowych.

• Nadzór nad obiegiem umów.

• Zarządzanie dostępami do systemów.

• Nadzór nad bezpieczeństwem organizacyjnym.

• Organizacja procesów administracyjnych.

• Kontrola dokumentacji leasingowej i polis.

• Obsługa pełnomocnictw i uprawnień.

• Nadzór nad archiwizacją dokumentacji.

5. Wsparcie CEO i Managementu

• Przygotowywanie analiz i raportów dla zarządu.

• Koordynacja działań między działami.

• Wsparcie w sytuacjach kryzysowych.

• Organizacja priorytetów operacyjnych.

• Utrzymywanie ciągłości procesów administracyjnych.

• Wsparcie managerów w obszarze finansów i organizacji.

6. Kontrola systemów i bezpieczeństwa

• Zarządzanie dostępami:

  • bankowymi,

  • gov,

  • CRM,

  • Bitrix,

  • systemami operacyjnymi.

• Kontrola bezpieczeństwa dokumentów i danych.

• Nadzór nad procesami autoryzacji.

• Koordynacja zmian uprawnień.

• Wsparcie bezpieczeństwa organizacyjnego.

Kluczowe KPI

Financial Stability KPI

• Terminowość zobowiązań publicznoprawnych: 100%

• Terminowość payroll: 100%

• Brak kar administracyjnych i podatkowych.

• Aktualność raportów cashflow: weekly.

Operational Control KPI

• Terminowość realizacji zadań operacyjnych.

• Brak krytycznych opóźnień administracyjnych.

• Aktualność dokumentacji.

• Czas reakcji na zgłoszenia managementu.

Quality KPI

• Brak błędów formalnych.

• Brak utraconych dostępów i dokumentów.

• Stabilność procesów administracyjnych.

• Poziom organizacji i przewidywalności pracy.

Kompetencje wymagane

• Wysoka odpowiedzialność.

• Myślenie systemowe.

• Dyskrecja i lojalność.

• Umiejętność pracy pod presją.

• Bardzo dobra organizacja pracy.

• Samodzielność operacyjna.

• Umiejętność analizy danych finansowych.

• Umiejętność pracy wielozadaniowej.

• Wysoka kultura organizacyjna.

Gold Standard Well

Osoba na tym stanowisku:

• nie dopuszcza do chaosu finansowego,

• działa przewidywalnie,

• zabezpiecza organizację,

• myśli jak Owner,

• rozwiązuje problemy zanim staną się kryzysem,

• utrzymuje stabilność organizacji nawet pod dużą presją wzrostu.

Struktura raportowania

Raportuje bezpośrednio do:

• CEO,

• CFO / Dyrektora Finansowego (jeżeli występuje w strukturze).

Współpracuje z:

• Managerami regionalnymi,

• HR,

• Marketingiem,

• Księgowością,

• Operacjami,

• Partnerami zewnętrznymi.

Lista obowiązków

Finance & Operational Control Owner – Wellclinic

Codzienne obowiązki

• Kontrola sald rachunków bankowych.

• Przygotowywanie i realizacja przelewów.

• Weryfikacja płatności wymagających akceptacji CEO.

• Monitorowanie płynności finansowej spółek.

• Kontrola zobowiązań:

  • ZUS,

  • PIT,

  • VAT,

  • leasingi,

  • czynsze,

  • dostawcy,

  • wynagrodzenia.

• Obsługa systemów bankowych:

  • mBank,

  • Nest Bank,

  • PKO,

  • inne systemy finansowe.

• Kontrola poprawności dokumentów finansowych.

• Współpraca z księgowością i VATAX / biurem rachunkowym.

• Obsługa dokumentów urzędowych i administracyjnych.

• Kontrola terminowości umów i zobowiązań.

• Zarządzanie dostępami do:

  • systemów,

  • bankowości,

  • gov.pl,

  • CRM,

  • Bitrix,

  • skrzynek mailowych.

• Wsparcie managerów w bieżących sprawach operacyjnych.

• Koordynacja tematów wymagających decyzji CEO.

• Monitorowanie ryzyk finansowych i operacyjnych.

• Archiwizacja dokumentacji.

Obowiązki tygodniowe

• Przygotowanie raportu cashflow.

• Kontrola harmonogramu płatności.

• Weryfikacja zaległości finansowych.

• Analiza kosztów operacyjnych.

• Kontrola płatności marketingowych.

• Kontrola leasingów i zobowiązań długoterminowych.

• Aktualizacja raportów finansowych.

• Kontrola obiegu dokumentów.

• Spotkanie operacyjne z CEO / CFO.

• Weryfikacja bezpieczeństwa dostępów i uprawnień.

• Koordynacja tematów HR i administracyjnych.

• Nadzór nad realizacją procesów formalnych.

Obowiązki miesięczne

• Koordynacja płatności:

  • VAT,

  • PIT,

  • ZUS.

• Zamknięcie okresu rozliczeniowego.

• Analiza wyników finansowych.

• Weryfikacja zgodności przepływów gotówkowych.

• Przygotowanie danych dla zarządu.

• Kontrola kosztów oddziałów.

• Kontrola wydatków inwestycyjnych.

• Rozliczenia managerów i współpracowników.

• Weryfikacja umów leasingowych i polis.

• Aktualizacja pełnomocnictw i uprawnień.

• Kontrola zgodności dokumentacji firmowej.

• Analiza ryzyk podatkowych i administracyjnych.

Obowiązki operacyjne i specjalne

• Organizacja i koordynacja leasingów.

• Obsługa tematów urzędowych.

• Przygotowywanie oświadczeń i dokumentów formalnych.

• Koordynacja spraw związanych z:

  • Sanepidem,

  • gov.pl,

  • praca.gov.pl,

  • urzędami.

• Nadzór nad bezpieczeństwem dokumentów.

• Obsługa zwrotów dla pacjentów.

• Kontrola dokumentów pojazdów i VAT-26.

• Obsługa polis i ubezpieczeń.

• Wsparcie procesów rekrutacyjnych i onboardingowych.

• Kontrola domen, dostępów i infrastruktury administracyjnej.

• Wsparcie organizacyjne eventów i działań CEO.

• Koordynacja działań kryzysowych i pilnych tematów operacyjnych.

Standard pracy Well

Osoba na tym stanowisku:

• działa szybko i przewidywalnie,

• nie dopuszcza do chaosu,

• myśli procesowo,

• raportuje ryzyka zanim staną się problemem,

• utrzymuje porządek organizacyjny,

• zabezpiecza interes firmy,

• rozwiązuje problemy operacyjnie, nie emocjonalnie,

• funkcjonuje w modelu Ownership & Gold Standard Well.