Office Manager

„Moda na Zdrowie” to jedno z największych czasopism na rynku wydawniczym w Polsce.

Twój zakres obowiązków

• sprawowanie nadzoru w zakresie prac administracyjno-biurowych i obsługa biura zarządu trzech spółek grupy
• nadzór nad kwestiami prawnymi i prowadzonymi sprawami prawnymi
• nadzorowanie i koordynacja realizowanych przez firmę projektów
• nadzór nad obiegiem dokumentów i informacji w firmach (przygotowywanie i monitorowanie obiegu dokumentów administracyjnych)
• nadzorowanie i archiwizacja dokumentów przedsiębiorstwa
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura
• kontakty z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych
• planowanie, nadzorowanie i obsługa spotkań służbowych: zewnętrznych i wewnętrznych
• planowanie i koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej
• prowadzenie rekrutacji i wprowadzenie nowych pracowników
• monitorowanie i nadzór nad procesem zakupów na potrzeby biura i firm należących do spółek
• obsługa delegacji organizacja podróży służbowych dla każdego poziomu biura (rezerwacja biletów, hoteli)
• przygotowywanie i negocjowanie umów w zakresie obsługi i wynajmu biura – umowy wynajmu i podnajmu
• stałe usprawnianie pracy biura i utrzymywanie idealnego porządku w dokumentach
• nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem ogólnej recepcji i praca w recepcji w sytuacjach awaryjnych
• nadzorowanie funkcjonowania magazynów – e-commerce
• negocjowanie i współpraca z dostawcami oraz kontrahentami sprzętu, oraz wyposażenia biura (korzystne umowy zakupu lub
• dzierżawy)
• przygotowywanie i analizy zamówień i dostaw według zapotrzebowania i budżetu firmy
• sporządzanie raportów, kalkulacji i protokołów na potrzeby zarządu

Nasze wymagania

• Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku pracy
• Wyższe wykształcenie (zarządcze, prawnicze, administracyjne)
• Doskonałe umiejętności interpersonalne powiązane ze zdolnością do skutecznej współpracy i perfekcyjnej komunikacji
• Biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie – wydawnictwo!
• Znajomość j. angielskiego
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem
• Znajomość pakietu MS Office
• Perfekcyjna obsługa urządzeń biurowych
• Cechy osobiste: terminowość, odpowiedzialność, lojalność, koleżeńskość
• Otwartość na rozwój siebie i otoczenia, w którym pracujesz: kreatywne pomysły, o których nie boisz się rozmawiać i wprowadzać w życie
• Referencje z poprzednich miejsc pracy

Co ci oferujemy?

• Praca w kreatywnym i ambitnym zespole
• Praca dla grupy spółek w tym największego czasopisma na rynku wydawniczym i aptecznym oraz tworzonej platformy internetowej w tym e-commerce
• Możliwy pakiet prywatnej służby zdrowia + inne
• Doskonały dojazd (wszystkie środki komunikacyjne: tramwaj, autobus, kolejka wkd /skm)
• Ew.samochód – po 3 miesiącach pracy

Miejsce pracy: Warszawa, wydawnictwo „ Moda na Zdrowie” ul. Krakowiaków 16, możliwość pracy łączonej „online” + stacjonarnej

Jeśli zainteresowała Cię nasza oferta prześlij CV + napisz list motywacyjny poprzez formularz kontaktowy. Mile widziane referencje.