Asystent/asystentka ds. administracyjno-finansowych [PART TIME]

Jeśli jesteś osobą która jest:    

• dokładna i terminowa – przykładasz uwagę do poprawności danych i zakładanych ram czasowych  
• dostępna czasowo i starasz sie sprawnie wypełniać swoje obowiązki  – czasami możesz mieć tylko kilka godzin na przygotowanie faktury  
• w miarę komunikatywna – nie obawiasz się rozmów z ludzmi  
• systematyczna i uporządkowana – umiesz kontrolować i organizować swój czas  
• asertywna – jesteś pewny/a swoich działań i doprowadzasz do finalizacji zadań   
• analityczna – lubi cyferki, systemy i XLS 
• cechuje się wysoką kulturą osobistą szuka sposobów i rozwiązań, a nie powodów aby dany problem odrzucić To pasujesz do naszego zespołu!    

Zgłoś się do nas, jeśli spełniasz te warunki:    

• szczerze odpowiedziałeś/aś TAK na wszystkie w/w założenia    
• jesteś na początku swojej drogi zawodowej, 
• studiujesz na minimum 3 roku na kierunku administracja /ekonomia/rachunkowość/ (bądź inne podobne kierunki) lub ukończyłeś studia licencjackie i od października planujesz rozpocząć studia magisterskie 
• chcesz zdobyć praktyczne doświadczenie zawodowe i mieć możliwość rozwoju w obszarze administracji, kadr i finansów 
• znasz i obsługujesz pakiet Ms Office 
• masz już za sobą nieduże doświadczenie w pracy biurowej - praktyki lub wolontariat   
• posiadasz wiedzę i umiesz ją wykorzystać w praktyce  
• mieszkasz w Warszawie lub okolicach (hybrydowy charakter pracy)  

U nas masz szansę się rozwijać!! 

Twoje obowiązki:    

• Wsparcie administracyjne pracy kadry zarządzającej 
• Kompleksowa obsługa dokumentów i zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura 
• Porządkowanie oraz archiwizacja dokumentów organizacji (w tym przygotowanie i wysyłka dokumentów do księgowości) 
• Wsparcie działań finansowych (wystawianie faktur dla firm wchodzących w skład organizacji) 
• Uzupełnianie i przygotowywanie zestawień dot. finansów organizacji (jeśli nie posiadasz doświadczenia w tym zakresie - wszystkiego Ciebie nauczymy) 
• Koordynacja i zaopatrzenie biura (zamawianie artykułów biurowych i spożywczych) 
• Obsługa korespondencji poczty przychodzącej i wychodzącej 
• Inne prace zlecone 

Jak wygląda przykładowy dzień pracy na tym stanowisku:    

• Dzień zaczynasz od sprawdzenia kalendarza, tablicy zadań na teamsie oraz skrzynki w outlooku. Następnie odbędziesz 15 minutową koordynację z przełożonym, aby omówić wykonane i przyszłe zadania. Kolejno przechodzisz do realizacji powierzonych zadań. Będąc w biurze możesz mieć powierzone skanowanie i archiwizowanie dokumentów bądź zaistnieje potrzeba aby pójść na pocztę i wysłać dokumenty do klientów.  

Kilka słów o nas, abyś wiedział z kim przyjdzie Ci pracować:  

Organizacja składa się głównie z dwóch firm.  

Infinity (https://funduszeunijne.waw.pl/aktualnosci) oraz Teh Transfer (https://tehtransfer.pl/)  

Firma Infinity powstała, żeby doradzać skuteczniej niż inni w zakresie pozyskiwania dofinansowania na rozwój. Natomiast Teh Transfer powstał, aby czynić badania i technologie dostępnymi.   

Stanowimy zgrany, lubiący się zespół. Odpowiedzialnie prowadzimy klientów w całym wymagającym procesie. Na tym się znamy, to lubimy i w tym się realizujemy. Z satysfakcją patrzymy na sukcesy naszych klientów, ponieważ wierzymy, że inwestycje to fundament w biznesie.    

Naszym celem strategicznym, na najbliższe 5 lat, jest wprowadzenie 500 polskich rodzinnych firm na ścieżkę rozwoju poprzez innowacje.   

W naszej codziennej pracy kierujemy się następującymi wartościami:   

• Nasze zaangażowanie nastawione jest na efekt – jesteśmy zdeterminowani, żeby uzyskiwać jak najlepsze efekty, co przekłada się na satysfakcję naszą i klienta oraz motywuje nas do jeszcze cięższej pracy,   
• Jesteśmy uczciwi i odpowiedzialni – lubimy transparentność w działaniu, cenimy sobie lojalność i sumiennie podchodzimy do każdego zadania,    
• Współpraca jest ważna, dbamy o klientów i o siebie nawzajem, dlatego partnerstwo jest słowem, które dobrze nas opisuje,  
• Jesteśmy kreatywni – szukamy rozwiązań, a nie problemów,    
• Szanujemy swój czas, dlatego jesteśmy nastawieni na komunikację ”do brzegu”, 
• Stawiamy na wzajemny szacunek i zdrowe środowisko pracy – nie ma miejsca na toksyczne zachowania i nadużycia ze strony managera. U nas manager nie ma prawa “krzyknąć”  

Nasze Standardy pracy:  

• komunikacja poprzez mail i komunikator  
• zadania wpisujemy na tablicy kanban w teamsie,   
• wdrażamy rozwiązania systemowe a nie doraźne,   
• dokumenty trzymamy w chmurze (każdy ma swoją przestrzeń),  
• każdy ma do dyspozycji licencję na oprogramowanie,  
• każdy pracownik otrzymuje potrzebne do pracy sprzęty i akcesoria → jak potrzebujesz czegoś, co ułatwi Tobie pracę i zwiększy jej komfort, wybierz to i daj znać managerowi, a my chętnie to zapewnimy :) 

Kultura organizacji:  

• Komunikacja – jesteśmy “na Ty” → komunikacja bezpośrednia i traktujemy się partnersko,   
• Dążenia - orientacja na zadania, naukę i rozwój,   
• Wspólne wartości   
• Rytuały - koordynacje 1:1, koordynacje cała firma pod koniec miesiąca, spotkania cały zespół 2 razy w roku np. w okolicach Wielkanocy oraz wyjazd integracyjny na weekend raz w roku.  
• integracja wyjazdowa 1 raz w roku spotkanie oraz spotkanie w Warszawie też 1/rok 

Nasz wieloletni klient tak podsumował współpracę z nami:    

„Współpracujemy od lat. Nieszablonowe myślenie, indywidualne podejście do klienta i profesjonalizm - doskonałe rozeznanie w funduszach unijnych i wsparcie na każdym etapie współpracy. Polecam!”    

Inne ważne informacje „w pigułce”:    

• miejsce pracy: hybrydowo – zdalnie/Warszawa Żoliborz – okolice Arkadii,  
• wymiar godzinowy: około 80 godzin w miesiącu [1/2 etatu] - wraz z rozwojem kompetencji i samodzielności, istnieje możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy. 
• tryb pracy: hybrydowy (raz w tygodniu w biurze) 
• umowa zlecenie: 30-32zł/godz – po ukończeniu studiów i wspólnej decyzji dot. współpracy, istnieje możliwość przejścia na Uop. 
• elastyczne godziny pracy: w kwestii dni w biurze preferujemy godziny “biurowe” ze względu na obecność innych współpracowników w tym czasie, a zdalnie według potrzeb  
• miesięczny tryb wynagrodzeń  
• Raz w roku podwyżka w wysokości 5-12%, a także dopasowanie wynagrodzenia do zwiększających się kompetencji i poziomu samodzielności. 
• Dostęp do platformy szkoleniowej – u nas można, a nawet trzeba się rozwijać. 

Jak interesuje Cię:    

• praca w organizacji istniejącej 15 lat na rynku,     
• rozwój – wraz z upływem czasu i nabieraniem kompetencji oraz doświadczenia, istnieje możliwość awansowania na stanowisko specjalisty czy następnie starszego specjalisty,  
• praca w bezkonfliktowym, stabilnym, mocnym i wspierającym zespole,     
• dobra atmosfera i regularne spotkania integracyjne,     
• możliwość wdrażania usprawnień i własnych pomysłów,     
• samodzielność i autonomia,     
• zdrowe podejście do życia i pracy.    

Wyślij do nas swoje CV w formacie .pdf i napisz w mailu (na adres rekrutacja@funduszeunijne.waw.pl) lub w wiadomości (w zależności od funkcjonalności portalu z ogłoszeniami) do nas odpowiedź na pytanie – dlaczego właśnie Ty?      

Etapy rekrutacji:     

1. Wysyłasz CV (PDF) i piszesz w mailu/wiadomości dlaczego właśnie TY i jakie masz kompetencje,    
2. My – analiza CV pod kątem wymagań formalnych,      
3. Ty – zadanie do przygotowania,    
4. My – ocena zadania   
5. Spotkanie z wybranymi kandydatami online lub w biurze (rozmowa i case study),    
6. Decyzja   
7. Witamy na pokładzie!   
8. Wdrożenie na miejscu w biurze – poznanie naszej organizacji oraz współpracowników  
9. Podstawowe szkolenia i pierwsze zadania  

Cały proces rekrutacyjny będziemy prowadzić do około 06.08.2024 r. dlatego prosimy o cierpliwość i oczekiwanie na odpowiedź od nas. Dopuszczamy 1-2 tygodniowe opóźnienie zakończenia procesu.  

Wdrożenie:  

Podczas pierwszego dnia Twój lider wprowadzi Cię w historię firmy, jej wartości i kulturę, następnie poznasz zespół. Drugiego dnia poznasz program rozwojowy na najbliższy kwartał (dostępne na użytek wewnętrzny szkolenia), a także pierwsze zadania. Dzień zakończymy wspólnym obiadem. Resztę zaplanujemy na miejscu ;) 

Jak przygotować się do spotkania rekrutacyjnego?     

1. Przypomnij sobie swoje najważniejsze doświadczenia zawodowe i wyzwania, jakie do tej pory napotkałeś w swojej karierze, a także swoje niedawne sukcesy i osiągnięcia,     
2. Przeczytaj dokładnie ogłoszenie o pracę - z niego dowiesz się, jakiego kandydata poszukujemy,     
3. Zaplanuj czas na dojazd na miejsce spotkania czy przygotowanie sprzętu do call’a online – ewentualne spóźnienie będzie tylko źródłem stresu,     
4. Poznaj nas! Zobacz, co u nas słychać - znajdziesz nas na (https://funduszeunijne.waw.pl/)  tehtransfer.pl), a także na Facebook i LinkedIn  

Wybrane opinie osób z zespołu:   

Rafał     

W firmie Infinity pracuję od ponad 10 lat, a więc bardzo długi okres. Jedną z kluczowych zalet firmy jest prawdziwa rodzinna atmosfera. W przeciwieństwie do korporacji w Infinity pracują naprawdę super ludzie. Każdy może poprosić każdego o pomoc i może być pewien, że tą pomoc otrzyma. Wsparcie czuć na każdym kroku.     

Z właścicielem firmy można się dogadać we wszystkich tematach. Mimo, że jest mocno zabiegany i ma bardzo dużo spraw na głowie stara się być dostępny dla każdego współpracownika.     

Jak już wspomniałem na początku z firmą jestem związany bardzo długo. Obecnie koordynuję pracę zespołu przygotowującego wnioski dotacyjne. Co do samej pracy to należy podkreślić, że jest ona wymagająca (zdecydowanie praca pod presją czasu) ale dzięki pomocy całego zespołu praca jest przyjemna.     

Łukasz    

Praca odbywa się w zespole profesjonalistów - każdy wie co robić, osiąga swoje wyznaczone cele i sukcesy. Między współpracownikami widoczne jest zaufanie i współpraca. Organizacja jest otwarta na nowe propozycje i szybko a przy tym skutecznie podejmuje decyzje. Elastyczność organizacji pozwala na dostosowanie się do okoliczności i wymagań klienta. Firma jest butikowa ale posiada dobre ceny na rynku