Czekanie na przelew to nie przelewki. Co zrobić, aby klient opłacał faktury na czas?

fot. apghedia / Shutterstock.com

Wydawać by się mogło, że opłacanie faktur w terminie to oczywistość. Tymczasem wielu kontrahentów praktykuje w tej kwestii spore opóźnienia. Czy można ich zmotywować do płatności na czas? Są na to sposoby.

Wykonanie usługi czy sprzedanie produktu przez przedsiębiorcę wiąże się z wystawieniem faktury i podaniem na niej terminu płatności. Oczywistym wydaje się, że klient takiej firmy powinien opłacić ten dokument w terminie. Gdyby zazwyczaj tak się działo, nie musielibyśmy pisać tego artykułu. Tymczasem opóźnienia w opłacaniu faktur są często rzeczywistością polskich przedsiębiorców. Czy można coś z tym zrobić? Sprawdzamy.

Opłacanie faktur w terminie. Dlaczego klient tego nie robi?

Z czego mogą wynikać opóźnienia w opłacaniu faktur? Powodów może być wiele. Oto kilka z nich:

• brak środków finansowych – klient może mieć trudności z uregulowaniem płatności z powodu braku wystarczających środków finansowych,
• brak płynności finansowej – przez to, że klient sam ma w swojej firmie problemy z terminowym otrzymaniem zapłaty za produkty/usługi, nie jest w stanie wygospodarować środków w odpowiednim czasie,
• problemy z komunikacją – klient może nie być świadomy istnienia faktury lub terminu płatności,
• złe relacje z kontrahentem – jeśli klient ma złe relacje z firmą, jest on bardziej skłonny do opóźniania płatności,
• problemy z rachunkowością – klient może mieć trudności z rozliczeniem faktury z powodu braku odpowiedniej dokumentacji lub niezrozumienia zasad rozliczeń,
• problemy z działem finansowym – klient może mieć problemy z działem finansowym, które uniemożliwiają mu uregulowanie płatności.

Co warto robić, aby faktury były opłacane w terminie?

Istnieje kilka sposobów na zwiększenie swoich szans na to, aby klienci opłacali faktury w terminie. Poznaj je i już dziś zastosuj w swojej przedsiębiorczej codzienności.

Przyjmuj płatności z góry

Przyjmowanie płatności z góry nie jest często praktykowane, ale nie oznacza to, że nie możesz tego wdrożyć. Wiele osób uważa że nie ma na to szans, szczególnie w ich branży (np. graficznej czy copywriterskiej). Czy rzeczywiście jednak nie warto spróbować? Należy pamiętać, że to nasz biznes i to my ustalamy w nim nasze zasady. Zapytać nie zaszkodzi.

Umowy na piśmie ze szczegółami dotyczącymi terminie płatności

Oczywistym jest, że jeżeli z kimś współpracujemy, zwłaszcza cyklicznie, to zawieramy z nim umowę. Zdarza się jednak, że tego nie robimy, gdyż obawiamy się straty sporej ilości czasu, albo po prostu o tym zapominamy. Tymczasem taka umowa to kolejne zabezpieczenie, również w kwestii terminu płatności.

Poprawne faktury

Ten punkt może wydawać się oczywisty, tymczasem wielu przedsiębiorców nie sprawdza wystawionych dokumentów. Te często zawierają błędy, co nierzadko wydłuża całą procedurę płatności. Faktury powinny być czytelne i przyjazne, numer konta dobrze zaprezentowany. Warto korzystać ze sprawdzonych programów do wystawiania faktur, np. Fakturownia.pl, które niejako za nas wystawią czytelne dokumenty.

Przypomnienia mailowe i SMS

Bardzo często przyczyną braku płatności w terminie jest po prostu czynnik ludzki. Zdarza się, że nasi kontrahenci po prostu zapominają. Regularne przypominanie o płatności, na przykład kilka dni przed terminem, może być uciążliwe. Proces ten warto zautomatyzować. W niektórych gotowych narzędziach do fakturowania można włączyć automatyczne powiadomienia mailowe oraz SMS-owe. Jak to zrobić? W panelu zarządzania wystarczy ustawić odpowiednie reguły, a system sam będzie wysyłał przypomnienia do klienta w wyznaczonym przez nas czasie. Tu sprawdzisz, jak włączyć automatyczne powiadomienia mailowe.

Co zrobić, aby klient wreszcie opłacił fakturę?

Co zrobić, gdy powyższe działania nie przynoszą efektów i nadal klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Najbardziej oczywistym sposobem na to, aby wreszcie otrzymać płatność za wykonane usługi czy sprzedane produkty, jest przypominanie o wystawionym dokumencie i konieczności jego uregulowania. W wielu przypadkach takie działanie przynosi oczekiwane efekty. W licznych firmach, szczególnie tych dużych, liczba faktur do zapłacenia jest ogromna. Na sam koniec trafiają dokumenty, o które nikt się nie upomina. Jeżeli zatem będziesz się przypominać, twoja faktura może znaleźć się na szczycie listy. Oczywiście takie działanie nie jest komfortowe. Nie tylko może powodować niezręczność, ale przede wszystkim zabiera sporo czasu i energii. Naturalnie nie tak to powinno wyglądać, ale w wielu przypadkach – nie ma po prostu wyjścia. Warto być kulturalnym i stanowczym – tego typu metodzie absolutnie nie chodzi o wywoływanie konfliktów.

Oczywiście jeżeli przypominanie się nie daje efektu, konieczne będzie przygotowanie wezwania do zapłaty, najlepiej niezwłocznie po tym, jak upłynął termin płatności faktury. Taki dokument może zmotywować drugą stronę do zapłaty, a jeżeli nie – będzie to podstawa do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego lub do windykacji.

Opłacanie faktur w terminie. Traktuj klienta jak partnera

Warto traktować swojego biznesowego partnera, jak… partnera. Podejście jest tutaj kluczowe – nie chodzi o to, albo od razu zakładać złe intencje. Profesjonalne podejście może sprawić, że druga strona je odwzajemni i będzie stosować się do zasad, tj. M. in. innymi opłacać faktury w terminie. Mimo wszystko warto zastosować wyżej podane metody, aby zwiększyć szanse na utrzymanie płynności finansowej w przedsiębiorstwie.

Oferty pracy z

Agata Olejniczak

Product manager w Fakturownia.pl

Product manager z praktyki, copywriterka z zamiłowania. Obecnie zarządza projektami w Fakturownia.pl, a po godzinach gotuje wegańsko i spaceruje z psem.