Agile to nie tylko Scrum. Na czym polega zwinne zarządzanie?

fot. eamesBot / Shutterstock.com

W biznesie czas to pieniądz, dlatego zarządzanie nim w efektywny sposób odgrywa istotną rolę. Wiele osób korzysta z metody Scrum, która pomaga wykonać wszystkie zaplanowane działania w ciągu dnia. Cieszy się ona dużą popularnością wśród ludzi nastawionych na rozwój. Jednak często zapomina się o innych, równie ciekawych koncepcjach kontrolowania siebie. W tym artykule poznacie taktykę Agile.

Każdy zapewne wie, jak trudno pogodzić ze sobą obowiązki zawodowe i prywatne pasje. Doba ma 24 godziny, z czego, odliczając sen, na codzienne zajęcia zostaje około 16 godzin. Niby sporo, ale nieodpowiednie dysponowanie tą ilością czasu sprawia, że zdecydowana większość ludzi nie potrafi zrealizować wyznaczonych sobie zadań. Jeśli też tego doświadczacie, prawdopodobnie marnujecie wolne chwile na zupełnie niepotrzebne sprawy. Być może próbowaliście już metody Scrum, żeby rozwiązać ten problem. A czy myśleliście nad połączeniem jej z innymi taktykami, takimi jak Agile? Sprawdźcie jej założenia.

Na czym bazuje koncepcja Agile?

Jeżeli ktoś od dawna interesuje się zarządzaniem czasem, z pewnością słyszał pojęcie Agile. Co to właściwie jest? Niektórzy mówią o metodologii, choć takie określenie nie do końca oddaje istotę tematu. W dużym skrócie agile oznacza podejście nastawione na pracę w zgodzie z konkretnymi wartościami zawartymi w tzw. manifeście Agile. Powstały one w środowisku programistycznym, dlatego odwołują się do kwestii tworzenie narzędzi informatycznych. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z nich uniwersalnie w różnych branżach, a także życiu prywatnym.

Jak brzmi treść wspomnianego manifestu Agile? Spójrzcie.

Każde z czterech zdań ma strukturę, która wskazuje na najważniejsze elementy. Po przełożeniu wymienionych stwierdzeń na język ogólny cała koncepcja Agile bazuje zatem na nadawaniu priorytetów:

• kontaktom ze współpracownikami;
• realizacji danego zadania;
• rozmowie z klientami;
• wprowadzaniu niezbędnych poprawek.

W skrócie można powiedzieć, że postępowanie według założeń agile umniejsza rolę sztywnych procedur w biznesie. Na przykład, jeśli przygotowaliście plan działania dla określonego projektu, a po drodze pojawiają się problemy, lepiej reagować instynktownie, niż ponad wszystko cenić opracowane wcześniej instrukcje. Podobnie, co wam z ustalonych procesów, jeżeli nieskutecznie komunikujecie się z innymi osobami w zespole? Spróbujcie kierować się manifestem agile i zobaczcie, czy efektywnie wykorzystacie czas.

Najważniejsze pojęcia stosowane w metodologii Agile

Chcecie mocniej zagłębić się w koncepcję agile? Warto zatem, abyście poznali kluczowe pojęcia, jakie są stosowane w tej metodologii. Kiedy zrozumiecie ich istotę i przede wszystkim wprowadzicie te założenia do swojego życia zawodowego lub prywatnego, z pewnością znacznie poprawicie zarządzanie swoim czasem. Poniższe terminy okazują się przydatne w grupach współpracowników oraz w indywidualnych przypadkach.

• Sprinty – macie duży projekt do wykonania? Nie wiecie, jak się do tego zabrać? Podzielcie przedsięwzięcie na mniejsze części zwane sprintami. Dzięki temu łatwiej znajdziecie motywację do pracy, ponieważ stawianie kolejnych kroków dostarcza satysfakcji. Poza tym, w biznesie takie rozwiązanie daje możliwość konsultowania ważnych kwestii z klientem i wprowadzania drobnych zmian zgodnie z jego oczekiwaniami.
• Backlog – to lista zagadnień związanych z konkretnym zadaniem, która pomaga osiągać wyznaczone cele. Zazwyczaj bywa aktualizowana w miarę postępów. Znajdują się w niej nie tylko niezbędne obowiązki, ale również ważne założenia czy napotkane błędy. Czasem taki zestaw zawiera też historie członków zespołu na temat realizowanych czynności.
• Daily Stand-up – tym terminem określa się krótkie, codzienne spotkania ze współpracownikami w celu omówienia dotychczasowych etapów i związanych z nimi problemów. Rozmowa w grupie stanowi doskonały sposób na radzenie sobie z przeciwnościami, bo pozwala zdecydowanie szybciej przechodzić przez przeszkody.

Opisane pojęcia odnoszą się przede wszystkim do funkcjonowania w biznesie, ale przy odpowiednim dostosowaniu ich do codziennego życia, można skorzystać na nich również prywatnie. Dla przykładu warto przygotowywać własny Backlog w odniesieniu do swoich obowiązków. Ponadto zamiast zbiorowych spotkań firmowych typu Daily Stand-up ciekawą metodą jest poświęcenie kilku minut na analizę poprzedniego dnia i najbliższych planów. Najłatwiej wdrożyć sprinty – wystarczy dzielić zadania w taki sposób, żeby odczuwać satysfakcję, a nie zmęczenie lub przygnębienie.

Poznaj różnice między Scrum a Agile

Na samym początku artykułu przeczytaliście, że agile nie stanowi metodologii w tym znaczeniu, co scrum. To właśnie podstawowa różnica między Scrum a Agile, ponieważ mają one nieco inny charakter. Zapamiętajcie – Agile oznacza pewnego rodzaju koncepcję, która prowadzi do efektywnego zarządzania czasem, natomiast Scrum pomaga wdrażać tę filozofię w życie. Agile wprowadza ogólne założenia, gdy scrum podaje konkretne sposoby na właściwe realizowanie obowiązków.

Zalety wykorzystania Agile w biznesie

Podejście agile znalazło szerokie zastosowanie w różnych branżach biznesu. Nic dziwnego – sukcesy firm wdrażających zasady manifestu agile do środowiska pracy świadczą o skuteczności całej idei. Główne zalety Agile to:

• obniżenie kosztów – koncentrowanie się wyłącznie na potrzebach klientów pozwala oszczędzać pieniądze, bo ogranicza wydatki na niepotrzebne działania;
• zmniejszenie ryzyka – odpowiednia komunikacja w zespole i z osobami zamawiającymi dany produkt zapobiega nieporozumieniom;
• elastyczność – unikanie kurczowego trzymania się planu umożliwia szybkie reagowanie na zachodzące problemy, co daje przyjemność z pracy, a także pozytywnie wpływa na kreatywność;
• zwiększenie produktywności – krótkie sprinty i pełne skupienie na kluczowych kwestiach zapewnia wydajne wykonywanie wyznaczonych obowiązków;
• poprawa morale – właściwe wdrożenie agile tworzy znakomitą atmosferę w grupie, dzięki czemu każdy czuje się w biznesie doskonale.

Za przykład niech posłużą przedsiębiorstwa z Wielkiej Czwórki, u których metoda Agile w zarządzaniu projektem jest powszechnie wykorzystywana i przynosi znakomite efekty. Na podstawie własnych doświadczeń prowadzą one również doradztwo w tym obszarze.

Naszym zdaniem, osiągnięcie prawdziwej zwinności na poziomie organizacji wymaga głębokiej zmiany struktury, wielu procesów, świadomego i konsekwentnego wpływania na kulturę organizacyjną oraz zmianę rozwiązań technologicznych

– mówi Anna Wiącek-Kocot, Partnerka, Technology, Strategy & Transformation w Deloitte.

Współczesne wyzwania organizacji wymagają szerokiej perspektywy. W pierwszej kolejności zajmujemy się spojrzeniem na wszystkie obszary biznesowe, by wspólnie ustalić strategię, doświadczenia użytkowników, wartość klienta, procesy i technologię uwzględniając jednocześnie bieżącą działalność operacyjną

– pisze na blogu EY Polska Radosław Franczak, Technology Consulting, Partner, CESA Consulting SAP Leader.

Przykłady wykorzystania Agile

Na koniec kilka konkretnych przykładów wdrożenia Agile w biznesie oraz sektorze publicznym, które pokazują wartość tej filozofii.

• W 2001 roku w FBI rozpoczęto wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Okazał się klapą i spowodował jedynie ogromne koszty. Później ponowiono próbę z zastosowaniem metodyki scrum na bazie koncepcji agile. Położono nacisk między innymi na demonstrowanie efektów etapami czy pracę w małych grupach. Ostatecznie osiągnięto cel.
• W 2016 roku firma Rethink rozpoczęła współpracę z Raiffeisen Polbank S.A. w celu opracowania strategii agile wewnątrz banku. Wspólnie stworzono nowoczesne podejście do prowadzenia projektów na bazie kilkunastu zespołów, wewnętrznego centrum kompetencji agile i nowego modelu operacyjnego IT.
• Firma PZU zrealizowała program Everest, co zagwarantowało przedsiębiorstwu redukcję dokumentacji w formie papierowej oraz sprzedaż w zautomatyzowanym procesie on-line.

W każdym z opisanych przypadków Agile zapewniło wymierne korzyści. Warto zatem zastosować się do tej filozofii w swojej branży.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.