Delegacja – przywileje i obowiązki pracownika

Chociaż wiele osób czynnych zawodowo miało w trakcie swojej kariery do czynienia z koniecznością przemieszczenia się w celach zawodowych do innej destynacji, nie każdy taki wyjazd wpisuje się jednak w definicję wyjazdu służbowego. Delegacja jest specyficzną formą podróży, z którą wiążą się, zarówno określone obowiązki, jak i prawa pracownika.

Aktualny trend podróży służbowych

W 2020 roku, liczba podróży służbowych przeszła nagłe załamanie na skutek wybuchu pandemii Covid-19 i wynikających z niej obostrzeń sanitarnych. Rozpowszechnienie spotkań zdalnych przy wykorzystaniu narzędzi takich jak Zoom lub Microsoft Teams w pewnym stopniu załatało powstałą lukę, umożliwiając nieprzerwaną komunikację pomiędzy geograficznie odległymi współpracownikami i interesariuszami. Dane rozwiązania nie okazały się jednak być idealnym substytutem dla wszystkich wyjazdów służbowych, szczególnie w sytuacjach, w których liczą się osobiste oględziny kwestii technicznych lub nawiązanie bliższego porozumienia z kontrahentami. Z tego względu wyjazdy służbowe, powoli wracają do łask. Światowa organizacja wyjazdów biznesowych (GBTA) w opublikowanej niedawno prognozie na rok 2022 szacuje, że globalny poziom podróży służbowych utrzyma trend wzrostowy i powróci do stanu przedpandemicznego w 2025 roku.

Delegacja- jak wygląda w świetle prawa?

Powracająca popularność delegacji skłania by przyjrzeć się tej kwestii od strony praktycznej i zobaczyć, w jaki sposób jest ona regulowana w polskim prawie. Warto zauważyć, że samo słowo “delegacja” jest terminem nieformalnym używanym w stosunku do wyjazdu służbowego wyszczególnionego w art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z definicją ustawową, takowy wyjazd musi spełniać trzy niezbędne warunki: 

• Podróż odbywa się na zlecenie pracodawcy
• Wymaga realizacji określonego polecenia służbowego
• Cel wyjazdu znajduje się poza miejscem zamieszkania pracownika lub miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy.

Rozgraniczenie pomiędzy wyjazdami służbowymi, a pozostałymi nie jest jedynie pustą formalnością. Wiążą się z nimi realne konsekwencje w postaci dodatkowych świadczeń dla uczestników. Niemniej, warto zwrócić uwagę na to, że nie każdy wyjazd poza standardowe miejsce pracy będzie delegacją. Jeżeli przy zawarciu stosunku pracy zostało zawiązane porozumienie dotyczące okresowego wykonywania obowiązków z innej lokalizacji, niniejszym pracownik zrzeka się roszczeń wobec opłat poniesionych podczas podróży, przykładowo kosztem miesięcznego dodatku pieniężnego.

Zobacz także: Workation – czyli wakacje bez urlopu 

Obowiązki pracodawcy względem delegata

Formalnością, na podstawie której pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej jest polecenie wyjazdu. Dokument powinien zawierać w sobie takie informacje jak: dane pracownika podejmującego się delegacji, dokładny termin wyjazdu oraz przewidywaną datę jego zakończenia, wyszczególniony cel podróży, informacje o użytym środku transportu oraz miejscu rozpoczęcia i zakończenia wyprawy. Ponadto, należy zawrzeć w nim także obwieszczenie o potencjalnej zaliczce, którą przyznano pracownikowi na poczet podróży, określony termin rozliczenia się ze wszystkich umówionych kosztów oraz podpis osoby decyzyjnej. Z reguły zaliczkę wydaje się wyłącznie w przypadku podróży zagranicznych, które wymagają pokrycia stosunkowo wysokich kosztów z góry.

Oprócz zwrotu kosztów, pracownik otrzymuje dietę przeznaczoną na wyżywienie i inne drobne wydatki. Od 30 czerwca bieżącego roku wynosi ona po 38 zł od doby lub 19 zł w przypadku pobytu od 8 do 12 godzin. Oferowanie bezpłatnych posiłków podczas wyjazdu obniża tę kwotę, po 25% za śniadanie i kolacje oraz o 50% za obiad. W przypadku wyjazdów zagranicznych nie ma jednej ustalonej wartości, wysokości diet są corocznie określane rozporządzeniem i zależą od konkretnej destynacji . W tym przypadku, zagwarantowanie wyżywienia również obniża zakres świadczenia o 15% za śniadanie oraz po 30% za obiad i kolację.

Delegacja- komu przysługują świadczenia?

W rzeczywistości kompletny mandat przysługuje wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę. Pracownicy terenowi nie będą odbywać delegacji, gdy znajdują się na przypisanym im obszarze. Podobnie w przypadku innych form współpracy niż UoP, to podpisany kontrakt reguluje, zarówno zakres należności, jak i zobowiązania pracownika do potencjalnego udziału w wyjeździe w celach służbowych. Owa sytuacja dotyczy w pierwszej kolejności umów cywilno-prawnych, którym zwyczajowo przysługują zwroty kosztów, lecz nie dieta. Podejmując się pracy na warunkach b2b lub umowy o dzieło, trzeba pamiętać, że nie ma dodatkowych regulacji względem miejsca wykonywania pracy i warunki wyjazdów. Zależy to wyłącznie od indywidualnych ustaleń zawartych w kontrakcie .

Chociaż osoby niebędące zatrudnione w oparciu o umowę o pracę mają ograniczony zakres otrzymywania rekompensaty za wyjazdy związane z pracą, mają one większą swobodę odmowy w przypadku otrzymania polecenia wyjazdu. W przypadku stosunku pracy, tylko wąska grupa pracowników może odmówić takowego zadania, niezależnie od okoliczności, a jego niewykonanie może skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia: Unsplash@Andrew Neel

Oferty pracy z

Magdalena Desperak

Redaktorka

Z wykształcenia filolog języka francuskiego, jednak od najmłodszych lat emocjonalnie związana z dziennikarstwem i działalnością literacką. Interesuje się szerokim wachlarzem tematycznym, zaczynając od kwestii językowych, kulturowych i społecznych, poprzez finanse i ekonomię, aż po naukę i prawo. Można powiedzieć, że w życiu podąża za iście renesansową definicją bycia "humanistą".