Pieniądze

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa. Kiedy i jak wystawić?

4 sierpnia, 2022 Zespół redakcyjny

Pojęcia faktury zaliczkowej i faktury końcowej mogą wzbudzać sporo wątpliwości. Teoretycznie zdajemy sobie sprawę, czym są te faktury, ale czy zawsze wiemy jak z nich korzystać? Poniżej tłumaczymy szczegóły na ten temat i podpowiadamy, jak wystawić faktury zaliczkowe i końcowe w systemie fakturowym Fakturownia.pl.

Spis treści

Faktura zaliczkowa – czym jest?

Faktura zaliczkowa, jak sama nazwa wskazuje, stanowi udokumentowanie dokonanej wpłaty zaliczki. Zaliczka, to zaś nic innego jak zabezpieczenie transakcji, która bardzo często pokrywa również koszty związane z jej zrealizowaniem. Art 19a ust. 8 o podatku od towarów i usług zobowiązuje do wywiązania się z obowiązku podatkowego nie tylko w momencie zapłacenia całej kwoty, ale również w chwili otrzymania tylko części zapłaty. Jeżeli zatem jesteś sprzedawcą i przyjmujesz zaliczkę, musisz wystawić fakturę zaliczkową, która będzie stanowić podstawę do odprowadzenia podatku. Często dotyczy to jedynie podatku VAT, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza sytuację, w której odprowadzenie podatku PIT nie jest konieczne. Jeżeli zaliczek jest kilka, na każdą z nich trzeba wystawiać osobny dokument.

Elementy obowiązkowe na fakturze zaliczkowej

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa? Są to między innymi:

data wystawienia faktury zaliczkowej,
numer faktury,
numery identyfikacji podatkowej wystawiającego i adresata faktury, jeżeli jest wystawiona na firmę (NIP lub REGON, a w przypadku braku dwóch pierwszych wystarczający będzie PESEL),
datę otrzymania zaliczki (chyba że jest ona zgodna z datą wystawienia),
dane osoby lub firmy wystawiającej dokumenty oraz kwotę zaliczki i naliczonego od niej podatku,
dane dotyczące zamówienia lub umowy, takie jak rodzaj towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość oraz wartość zamówionych towarów lub usług netto,
kwotę podatku,
wartość (brutto) zamówienia lub umowy.

Zobaczcie także: 8 rzeczy, których być może nie wiesz o fakturach

Wystawienie faktury zaliczkowej

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową? Oczywiście wtedy, kiedy przyjmuje się część zapłaty za realizowane usługi czy zakupiony towar. Warto też pamiętać, że obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej należy oczywiście tylko do osób prowadzących działalność gospodarczą. Co ciekawe, wystawienie faktury zaliczkowej nie jest konieczne, gdy umowa dotyczy usług związanych między innymi z:

dostawą i dystrybucją energii elektrycznej cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
ochroną dozoru i przechowywania mienia,
ochroną osób,
uzdatnianiem lub dostarczaniem wody za pomocą wodociągów,
wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
stałą obsługą prawną i biurową.
telekomunikacją, radiokomunikacją, najmem, leasingiem lub dzierżawą.

Wszystkie to przypadki zostały określone w ustawie o VAT.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową? Także i tutaj trzeba odnieść się do ogólnie przyjętych zasad fakturowania. Ta powinna zostać wystawiona maksymalnie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana wpłata zaliczki.

Faktura zaliczkowa końcowa – charakterystyka

O co chodzi z tą fakturą końcową? Wystawienie tego typu dokumentu uzależnione jest od tego, czy faktura zaliczkowa obejmowała część zapłaty za towary czy usługi, czy całość zapłaty. Faktura końcowa dotyczy wyłącznie sytuacji, w których zaliczka dotyczyła tylko części wartości zamówienia. Wówczas końcowy dokument należy pomniejszyć o sumę wartości usług czy towarów o kwotę części zapłaty. Tym samym trzeba pomniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanych w fakturach, które dokumentowały otrzymanie części zapłaty. Należy także pamiętać, że zgodnie z art. 106 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług na fakturze końcowej należy zawrzeć wykaz numerów faktur zaliczkowych, które zostały wystawione przed wykonaniem usługi czy dostarczeniem zakupionych towarów. Na dokumencie mogą znaleźć się także daty wystawienia oraz kwoty zaliczek. To ostatnie nie jest jednak obligatoryjne.

Co powinno znaleźć się na fakturze końcowej?

Faktura końcowa nie powinna różnić się od zwykłej faktury. Musi zatem zawierać standardowe elementy, takie jak:

rodzaj czy cenę jednostkową towarów i usług oraz ich ilość/miarę,
standardowe dane identyfikacyjne stron zaangażowanych w transakcję (dane osobowe, NIP itd.),
numer faktury,
daty (wystawienia faktury, dokonania płatności, zakończenia realizacji usług czy dostawy towaru),
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów i usług oraz kwotę należną ogółem,
sumę wartości (netto) towarów i usług objętych fakturą.

Pamiętaj, że wystawienie faktury końcowej nie jest konieczne, jeżeli całość zapłaty została wcześniej uregulowana za pomocą zaliczek. Wystawienie faktury końcowej może mieć w takiej sytuacji miejsce, jeżeli tego życzy sobie przedsiębiorca. Taki dokument nie powinien być wówczas uwzględniony w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jak wystawić fakturę zaliczkową i końcową systemy do fakturowania Fakturownia.pl?

Jeżeli chcesz wystawić fakturę zaliczkową i końcową w systemie do fakturowania takim jak fakturownia.pl, wcześniej uaktywni tę opcję. Wybierz Ustawienia > Ustawienia konta > Jakie dokumenty wystawić > Zaliczkowe i końcowe, a następnie kliknij Zapisz. Po wykonaniu tej czynności kliknij w Przychody. Wówczas pojawi się opcja wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej.

Sprawdź na załączonych obrazkach.

Jeżeli chcesz wystawić fakturę końcową do istniejącej w systemie faktury zaliczkowej, wejdź w pogląd faktury zaliczkowej i z menu podręcznego Wybierz Więcej opcji > Wystaw końcową. Wówczas zostaniesz przekierowany do formularza faktury końcowej.

Jeżeli wystawiasz fakturę końcową z faktury zaliczkowej i do całej transakcji wystawiasz wcześniej zamówienie połączone z fakturą zaliczkową, wówczas program sam odejmie opłaconą zaliczkę na fakturze końcowej i wskaże właściwą kwotę do zapłaty. Wtedy wystarczy po prostu od razu zapisać fakturę końcową. Po zapisaniu cała kwota transakcji będzie widoczna na fakturze, podobnie jak powiązana faktura zaliczkowa.

Masz więcej pytań, wątpliwości na temat faktury zaliczkowej i końcowej? Sprawdź szczegóły na fakturownia.pl.

*art. powstał we współpracy z Fakturownia.pl

________________________________________________________________________________________________

Źródło zdjęcia głownego: Unsplash@Scott Graham

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.