HRakterna środa — cechy idealnego procesu rekrutacyjnego

Czy idealny proces rekrutacji istnieje? Na to pytanie bardzo trudno odpowiedzieć, bo wymaga współgrania wielu czynników. Większość z nich możemy zaprojektować i dążyć do bezbłędnej realizacji podczas każdego procesu. Poniżej przeczytacie o siedmiu kluczowych elementach oraz o tym, jak je udoskonalić. 

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

1. Znajomość branży

Choć wydaje się to oczywistością, jest to bardzo trudny element do zrealizowania. Ciężko poznać zawiłości obszaru, w którym rekrutowana osoba się porusza, de facto nie pracując w danej branży. Z drugiej strony, umiejętność rekrutowania to również opanowanie niezbędnej terminologii właściwej dla Twojej branży.
Jak swobodnie poruszać się w często niezrozumiałym i skomplikowanym słownictwie? Zaakceptować, że nie chodzi o przeczytanie ogłoszenia i posiadania w pamięci terminów, które się pojawiły, bo to trochę za mało. Z drugiej strony nie można wymagać pełnego rozumienia mechanizmów działania wszystkich narzędzi. 
Rozwiązanie, które rekomenduję polega na faktycznym zrozumieniu do czego służą i z czym wiążą się słowa, które pojawiają się w ogłoszeniu. To dobry punkt wyjścia, który sprawi, że nie ośmieszymy się na rozmowie. Wymaga to oczywiście czasu ze strony osób “technicznych” lub bardziej doświadczonych rekruterów/rekruterek i ale przede wszystkim dużo ciekawości i samozaparcia, by wreszcie mieć poczucie, że żadne wyrażenie nie brzmi już obco i przerażająco.
Ze swojego doświadczenia wiem, że “przestawienie się” z używania na co dzień konkretnej tzw. siatki pojęciowej, nie jest łatwe. Z wykształcenia jestem prawnikiem, więc trochę mi zajęło odzwyczajenie się od używania słów takich jak “subsumpcja”, “warunek sine equa non” oraz “wierzytelność”, a przyzwyczajenie się do “iteracji”, “user experience” czy “mergowania”.
Drugim krokiem, w celu faktycznego zrozumienia branży, jest uważne słuchanie kandydatów. Oni bardzo dużo tłumaczą na rozmowie, a kiedy widzą, że mają osobę, która część wiedzy już ma i aktywnie ich słucha, chętnie tłumaczą niejasne zawiłości. A to dzięki doświadczeniu pozwala budować fantastyczną bazę wiedzy o branży. 

2. Znajomość firmy

To również punkt dość oczywisty, jednak niezwykle istotny. Nie jest tajemnicą, że łatwiej rekrutuje się do firmy, którą się świetnie zna. Pozwala to tworzyć bardziej autentyczne treści, unikać ogólników, przekazywać precyzyjne informacje, a tym samym trafić do osób faktycznie zainteresowanych ofertą. 
Jak to zrobić? 
W przypadku działów wewnętrznych, opiera się na dobrze przeprowadzonym onboardingu, jednak podstawą jest otwarta postawa osób w firmie. To z rozmów z nimi – o tym, jak praca wygląda, pozyskać można najwięcej informacji. Kandydatów niezwykle interesują “merytoryczne” informacje, takie jak projekt czy wielkość zespołu – te informacje łatwo można pozyskać, w ramach wdrożenia. Jednocześnie równie ważne jest dla nich podejście managerów do pracy, zarządzania ludźmi czy atmosfera w firmie. Stąd koniecznie trzeba nastawiać się na regularną analizę relacji i sytuacji, popartej pytaniami, pytaniami i jeszcze raz pytaniami.
Natomiast w firmach zajmujących się pozyskiwaniem kandydatów dla klientów zewnętrznych, pomaga ścisła współpraca z działem sprzedaży, prośby o spotkania czy rozmowy z hiring managerami oraz szereg pytań o to, co może interesować w pracy (można zacząć od tego, co Ciebie interesowałoby, jeśli miałbyś lub miałabyś zmieniać pracę). Myślę, że w kontakcie z kandydatami większy zasób informacji, również o “nienamacalnych” aspektach, może tylko wnieść wartość dodaną do rozmowy. 

3. Precyzyjnie i dobrze zbadane potrzeby rekrutacyjne

Jak wspomniałam powyżej – im bardziej precyzyjny komunikat, tym lepsza konwersja – czyli przełożenie liczby odsłon danej oferty na wartościowe aplikacje.
Jak to zrobić? 
Nie pomijać etapu definiowania potrzeb, poznawania zakresu obowiązków oraz wymagań od kandydatów. Warto podczas rozmów z managerami weryfikować zgłoszone przez nich potrzeby, zabawić się w śledczego i zobaczyć, czy ma to sens. Kolejnym krokiem, oczywiście ustalonym z managerem, może być porozmawianie z osobami w projekcie, czy ich wizja danego stanowiska pokrywa się z tym, co zostało zaproponowane. Jeśli wszystko się zgadza – świetnie! Jeśli nie, pozwoli to zweryfikować potrzeby, przed wypuszczeniem ogłoszenia w świat.  

4. Szczerość

To jeden z najważniejszych punktów, które każdy rekruter powinien wziąć sobie za punkt honoru. Jest niesamowicie ważny z wielu powodów – po pierwsze szczerość pozwala uniknąć rozczarowania i chęci ucieczki z danego miejsca pracy po tygodniu lub po okresie próbnym – na czym traci kandydat (czas, zaangażowanie, być może odrzucenie innej, ciekawej oferty), firma (pieniądze i czas osób, które wdrażały nową osobę, morale pracowników, wskaźnik rotacji), rekruter (czas, zaangażowanie, długofalowa skuteczność). 
Po drugie, pozwala budować pozytywne relacje z kandydatami oraz solidną reputację. 
Po trzecie – 

Co dla mnie jest ostatecznym argumentem do mówienia prawdy. 
Jak to zrobić? 
Cudów nie ma – należy mówić prawdę. I się nie bać. Nie bać się reakcji na pewne kwestie, które odbiegają od ideałów czy marzeń (np. nie stać nas na Macbooki dla każdego), mówić wprost, jeśli się czegoś nie wie i szczerze wyrażać chęć pozyskania odpowiednich informacji. Rzeczywistość ze starego żartu o HR-ze, który umarł i miał dzień próbny w niebie i piekle, a po zdecydowaniu się na piekło, zderzył się z rzeczywistością, bo to był “pokazowy” dzień, minęła lub powinna minąć. 

5. Dostępność, responsywność i feedback – wielka trójca komunikacji rekrutacyjnej

To już ten moment. Szukasz pracy. Znajdujesz fenomenalną ofertę, firma wygląda naprawdę dobrze, gdyby złożyli Ci sensowną propozycję mógłbyś rzucić papierami, a być może – nawet zacząć od jutra. Czujesz mieszankę niepewności i ekscytacji. Jeśli tak jak ja masz czasem problemy z decyzyjnością w życiowych kwestiach, być może nosiłeś się z tą decyzją kilka dni (lub tygodni). Ale klamka zapadła równie stanowczo, jak przycisk myszki, kiedy kursor znajdował się na wysokości dużego napisu APLIKUJ. Stało się. 
Może to głupie, ale otwierasz pocztę – kto wie, może potwierdzą otrzymanie CV? Ale skrzynka odbiorcza jest pusta. Idziesz zrobić sobie obiad, może nawet minimalnie trzęsą Ci się ręce podczas obierania ziemniaków, a po chwili mieszanka emocji zamienia się w radosne oczekiwanie. Wracasz – dalej nic, ale w sumie to oczywiste. Sprawdzisz jutro. Następnego dnia – dalej nic, kolejnego również. Emocje zmieniają się w niecierpliwość, z czasem być może nawet zapomnisz o tym, że zaaplikowałeś, na pewno zejdzie to na dalszy plan. 
W pewnym momencie, ktoś bliski zapyta się – jak tam rekrutacja do tej firmy, co ostatnio mówiłeś? Aaa, nie odezwali się… Odpowiesz melancholijnie i szybko zmienisz temat. 
Pokutuje przekonanie, że rekruterzy nawet nie odpiszą, bo pewnie nie są zainteresowani. 
Jeśli po 3-4 tygodniach, ktoś się odezwie – być może znowu pojawi się fala ekscytacji, ale z drugiej strony, równie prawdopodobne jest to, że już nie masz jak iść do kuchni, żeby zrobić sobie obiad po wysłanym mailu, bo siedzisz w biurze, gdzie przerzucasz posiłek z pudełka na talerz, który następnie ląduje w mikrofali. W nowej pracy.
Tak, wiem, że odpowiadanie od razu bardzo często graniczy z cudem, w natłoku obowiązków, a czasem ledwo co uda się zamknąć w tygodniu. Nie zmienia to faktu, że uważam, że 1-3 dni to rozsądna ambicja, którą rekruter powinien się kierować. Są dni, w których się to nie uda, są takie, w których odpowiesz po godzinie. Ale warto jest mieć na uwadze, że dobry proces to sprawny proces. 
To tyczy się również dalszej konwersacji prowadzonej na odległość – odpowiedzi w rozsądnym czasie, miłych i rzeczowych, również są obowiązkiem dobrego rekrutera. W dostępności nie chodzi jednak tylko o regularne odpowiedzi, ale o danie poczucia kandydatowi, że faktycznie może o wszystko zapytać i pozyskać odpowiedzi na nurtujące go pytania czy potrzebne informacje.
I koniecznie – sławny feedback. Szczery. W umówionym terminie, na który wspólnie ustaliliśmy (ponieważ jesteśmy szczerzy i zawsze mówimy prawdę). Niezależnie od pozytywnej czy negatywnej odpowiedzi. Oczywiście te drugie są o wiele trudniejsze – po pierwsze nie jest to nasz priorytet, żeby go przekazać – inne aspekty, w natłoku pracy są pilniejsze, niż przygotowanie rzetelnego i podsumowującego rozmowę maila. Poza tym, na podstawie własnego doświadczenia, uważam, że każdy negatywny feedback jest przykry. Jednak jest to bardzo ważne, żeby nie zostawiać kandydatów z niedomkniętymi sprawami, na niepewnym gruncie, z poczuciem, że w sumie nie wie co z tą pracą, ale chyba nic. 

6. Redukcja stresu

Nie oszukujmy się, rozmowa rekrutacyjna zawsze w mniejszym lub większym stopniu jest stresująca – jak każda sytuacja, w której jesteśmy oceniani. Nawet jeżeli komuś nie zależy szczególnie na zdobyciu konkretnej pracy, chcemy być postrzegani jako wartościowi pracownicy. Z drugiej strony zestresowani my, to nieco inne osoby niż normalni my. A rekruterowi powinno zależeć na jak najlepszym poznaniu kandydata-pracownika. Dlatego podczas idealnego procesu należy redukować stres kandydata. 
Jak to zrobić?
Sposobów jest kilka. Po pierwsze, trzeba mieć świadomość tego, jak proces będzie wyglądał i poinformować o tym kandydata. Następnie warto przedstawić mu plan, na każdy z poszczególnych etapów, uprzedzić go jak to będzie wyglądało, tak by wiedział jak będzie wyglądać najbliższa godzina lub dwie oraz zaplanować czas na zadawanie pytań. 
Po drugie, podczas całego procesu warto jest być miłym. Nic tak nie uspokaja, jak świadomość, że rozmówca jest “w porządku” i chce dla nas jak najlepiej. 
Po trzecie, podczas samego spotkania warto jest obserwować kandydata – jeżeli jest wyraźnie zestresowany, można przedłużyć wstęp czy skorzystać z kilku ice breakerów na rozluźnienie. Jeżeli zaczął się pocić – warto podkręcić klimatyzację. W pierwsze 5 minut wypił całą wodę? Przydałaby się kolejna. Takie drobne gesty również mogą pomóc czuć się na tyle komfortowo, na ile jest to możliwe. Natomiast, jeżeli w trakcie wypowiedzi zaczyna się robić niepewny, potwierdzić, kiwnąć głową lub uśmiechnąć się. W poradnikach “jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej” często mówi się o tym, żeby pamiętać o swojej mowie ciała (nie wiem do końca co miałabym zrobić z taką radą, jako kandydat, ale może komuś to pomaga?). Rekruter również powinien popracować nad otwartą postawą i niewerbalnymi sygnałami, że wszystko jest w porządku. To sprawi, że kandydat będzie bardziej “sobą”, a nie “sobą pod wpływem stresu”. 

7. Ciekawa rozmowa

To jak przeprowadzić dobrą rozmowę rekrutacyjną, to materiał na osobny artykuł. Trzeba jednak pamiętać, że sama rozmowa powinna być partnerska, ciekawa i jak wspomniałam przed chwilą redukująca stres. 
Jak to zrobić? Najprostszą radą jest to, żeby faktycznie być zaciekawionym kandydatem. Uważnie go słuchać, czasem zabawić się w detektywa, jeżeli coś się nie klei, zmotywować go do refleksji, jeżeli odpowiedź jest niesatysfakcjonująca. Nie zadawać sztamowych pytań ani takich, które mają na celu zestresowanie kandydata, w momencie, w którym się poznajemy. Traktować go z szacunkiem i empatyzować – zostać potraktowanym tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani, a nawet lepiej. 
Dzięki temu taka rozmowa może być fajnym przeżyciem, wartością dodaną w ramach jego zawodowych doświadczeń. A przecież o to chodzi, żeby każdy wyniósł coś dla siebie. 

Czy to już wszystko?

Zdecydowanie nie. Idealny proces musi być szyty na miarę – dopasowany do samej firmy, ale i konkretnej osoby, odpowiadać na jej potrzeby. Dodatkowo na wstępie celowo napisałam, że nad dużą ilością aspektów procesu możemy popracować. Jest bowiem co najmniej jeden element, którego wypracować się nie da – czyli iskra między rekruterem, a kandydatem. Iskra, która sprawia, że cały proces sam płynie, a zaangażowanie obu osób pozwala doprowadzić go do pozytywnego finału. Na to wpływu nie mamy, co tyczy się nie tylko “tego czegoś”, ale nawet w przypadku, zaangażowania i postawy kandydata, niewiele mamy do powiedzenia. 
Trzeba jednak pamiętać, braki z jego strony nie usprawiedliwiają niedociągnięć ze strony rekrutera, dlatego zachęcam do stawiania sobie ambitnych celów i realizowania ich podczas każdego procesu. Dokształcać się w branży, w której się działa, pilnie obserwować i nie przestawać się uczyć firmy, dbać o doświadczenia kandydata na każdym etapie kontaktu z nim. Dzięki temu można tworzyć proces rekrutacji, który będzie pozytywnym doświadczeniem. 

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.