HRakterna środa – dlaczego powinieneś organizować skip level meetings

11 września, 2019 Zespół redakcyjny

Zarządzanie pracownikami w firmie to pełen niezliczonych wyzwań obszar. Spośród nich wymienić można utrzymanie poczucia sensu swojej pracy. Zwłaszcza wysoko wykwalifikowani specjaliści są w stanie wnieść ogromną wartość w struktury organizacji. W świecie dużego popytu oraz wzrastającej samoświadomości pracowników, ważne by nieprzerwanie chcieli oni świadczyć pracę właśnie dla swojego pracodawcy.

Spis treści

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.

Dlatego, oprócz stawiania przed pracownikami satysfakcjonujących wyzwań, scedowania odpowiedniej dozy odpowiedzialności oraz pozostawienia im przestrzeni na rozwój, czyli zapewnienia świetnych warunków samego merytorycznego ujęcia pracy – warto zadbać o szacunek do samej firmy.

Mając na celu zadbanie o tę przestrzeń również można skupiać się na różnych aspektach – np. dbając o konkurencyjne wynagrodzenia, dobrze poukładaną strukturę organizacyjną, czy o sprawną i skuteczną komunikację. Jednym z narzędzi ułatwiających uprawianie tej ostatniej są skip level meetings.

Czym są skip level meetings?

Skip level meetings (w wolnym tłumaczeniu na język polski brzmiałoby to chyba spotkania z pominięciem poziomu? Niestety nie brzmi to najlepiej, więc zostańmy przy tej angielskiej wersji) – to wszelkie spotkania, w której szef lub kierownik, spotyka się z pracownikami z pominięciem ich przełożonego. Inaczej mówiąc – tam gdzie występuje co najmniej trzystopniowa hierarchia (szef-manager-pracownik, c-manager-manager-specjalista itd.) można zorganizować skip level meeting na linii szef-pracownik lub c-manager-specjalista.
Może ono odbyć się 1:1 lub grupowo – szef z teamem lub działem.

Wybór formy zależy przede wszystkim od możliwości czasowych oraz wielkości grupy, choć znaleźć można gorących zwolenników wyłącznie grupowych spotkań – tak by obserwować reakcje zespołów i zobaczyć, co jest dla nich faktycznie istotne. Wśród zalet takich rozwiązań wymienia się to, że może pozwolić pracownikowi na większe poczucie komfortu, kiedy posiada “przewagę liczebną” nad managerem wysokiego stopnia lub szefem.

Czy jest to w ogóle potrzebne?

W małych firmach, gdzie wszyscy pracownicy siedzą biurko w biurko bardzo często komunikacja nie jest kluczowym zagrożeniem lub rodzącym się problemem. Trywializując, będąc na bieżąco ze wszystkim co się dzieje, nie trzeba organizować spotkań, żeby opowiadać o tym co się dzieje. Bardzo szybko jednak – moje doświadczenie pozwala mi stwierdzić, że szybciej, niż większości CEO się wydaje – to, co się dzieje w firmie, pracownicy nie zawsze dostrzegają tak szybko, jak prezes.

Oczywiście, nie ma konkretnej magicznej granicy wynikającej z powszechnie znanych reguł, że jeśli firma liczy 20 osób, to nie trzeba się spotykać, a jak 21 to już obowiązkowo. To oczywiście wynika z samej organizacji, kultury komunikacji i osoby zarządzającej. Kiedy jednak pojawia się ta myśl, że może należy spotkać się z pracownikami – odpowiedź najprawdopodobniej będzie twierdząca.

W większych organizacjach spotkanie to przynieść może bardzo dużo dobrego – oczywiście przy odpowiednim sposobie jego przeprowadzenia.

Po co to to wszystko?

Wśród zalet skip level meetings wyliczać można to, że firma może postawić na większą transparentność. Takie spotkania bowiem są świetną okazją do tego, żeby przedstawić pracownikom sławetny “bigger picture”, czyli managerską wizję obrazu Gaugina pt. “Skąd przychodzimy? Kim jesteśmy? Dokąd zmierzamy?”.

Źródło: pl.wikipedia.org

Patrzenie na przedsiębiorstwo całościowo, a nie z perspektywy jej pracownika, jest obowiązkiem managera, jednak przekazywanie pracownikom tej informacji może sprawić, że będą mieli oni większe poczucie sensu i świadomości procesów, które zachodzą w firmie.

Spotkanie tego typu to również przestrzeń dla pracowników do wypowiedzenia się na ważne dla nich tematy. Przyniesie ono kolejną perspektywę, którą osoba zarządzająca będzie brała pod uwagę i siłą rzeczy będzie ona bliska sercu firmy, czyli jej pracownikom. Dodatkowo jest to też świetna przestrzeń na poznanie pomysłów, które kreują się w grupie. Może ono stanowić okazję do niesamowitych innowacji, na przykład organizacyjnych, które bez takich spotkań mogą utonąć w natłoku bieżących spraw.

Możliwość bezpośredniego przekazywania top managementowi feedbacku zwiększy także zaangażowanie pracowników i ich poczucie wpływu na firmę. Obserwowanie rozwiązań, wdrażanych po ich zainicjowaniu jest niezwykle satysfakcjonujące i trudno nie czuć się docenionym za swoje pomysły, jeżeli wdrażane są one w dziale lub nawet w całej organizacji. Dzięki temu zaś pracownik bardziej przywiązuje się do firmy.

Kolejną zaletą, która płynąć może z takich spotkań jest fakt, że manager może trzymać rękę na pulsie i być świadomy tego, co faktycznie się dzieje, a nie tylko tego, co wypływa z raportów. Skip level meetings dają możliwość poznania obszarów, które martwią, czy interesują pracowników, lub takich, które wymagają ulepszeń, nawet jeśli oni sami nie zdają sobie do końca z tego sprawy. Może również dowiedzieć się, czego jego managerowie potrzebują, tak, by usprawnić ich pracę. Tym samym c-manager może być faktycznie bliżej pracowników i uniknie możliwości znalezienia się w sytuacji, lub nawet oskarżeń o to, że oderwał się od firmy.

Nie sposób również uniknąć zalet płynących z każdego wartościowego spotkania, czyli polepszania komunikacji i budowania zaufania. Dzięki skip level meetings możliwe jest zbudowanie kontaktu i przełamania barier, dzięki nim w przypadku jakiejkolwiek sytuacji wymagającej rozmów, uniknąć można bariery wynikającej z hierarchii, czy nieznajomości drugiej osoby.

Kiedy to zadziała i na co trzeba uważać – 10 ważnych kroków

Przy organizacji skip level meetings warto zwrócić uwagę na pewne kwestie, zarówno przed, w trakcie i po spotkaniu.

Przed spotkaniem

1. Po pierwsze dobrze przeprowadzone skip level meetings nigdy nie służą do obmawiania pośredniego managera, za jego plecami. Oczywiście możemy powiedzieć o pewnych niedociągnięciach z jego strony, jednak nie tu położony jest środek ciężkości tej rozmowy. Nie jest to bowiem spotkanie feedbackujące managera, a nastawienie na poznanie sytuacji teamu (!). I ten cel trzeba koniecznie wszystkim zakomunikować.

2. Skip level meetings musi być zawsze omówione z pośrednim managerem, jak również z pracownikami. Temu pierwszemu warto przekazać agendę, tak żeby spodziewał się tego, jakie tematy będą poruszane podczas rozmowy i żeby nie był zaskoczony, że coś dzieje się za jego plecami albo nad jego głową.

Jeżeli natomiast chodzi o pracowników – tu również warto przygotować grunt i nawiązać z nimi, chociaż podstawową relację. Pojawianie się np. w kuchni i zagadywanie do różnych osób kilka miesięcy przed planowanym spotkaniem jest jak najbardziej wskazane. Ciężko bowiem otworzyć się przed zupełnie obcą osobą, nie wiedząc jak ona zareaguje na to co usłyszy, zwłaszcza jeśli jest “szefem szefa”. Tak na marginesie, warto postawić na luźną atmosferę, ale nie robić tego sztucznie.

Źródło: images.app.goo.gl

Dodatkowo, im również warto przekazać wcześniej agendę, tak by mogli przygotować pytania lub kwestie, które chcą poruszyć. Pewnym rozwiązaniem może być również anonimowa ankieta, w której mogą wskazać interesujące ich kwestie, co pozwoli managerowi przygotować się do rozmowy.

3. Skip level meetings powinny odbywać się regularnie, ale równocześnie powinny być wykonalne dla wszystkich. Dobrym celem jest spotykanie się raz na pół roku (i choć to trudne, managerom w korporacjach często się to udaje). Żeby ustalić czy taka, a jeśli nie, to jaka częstotliwość jest realna, to c-manager (lub CEO) musi przejrzeć swój kalendarz i zastanowić się jak często i ile godzin w tygodniu jest w stanie na to poświęcić. Np. jeżeli uda się znaleźć dwie godziny, w ciągu dwóch tygodni w miesiącu – mamy przestrzeń dwunastu spotkań na pół roku. To oznacza, że z każdą z dwunastu grup c-manager, czy CEO może się spotkać raz na pół roku. W firmach takich jak Netflix, poziom niżej znajduje się 300-400 osób. Wtedy okazać się może, że rozmowa w większych grupach (np. 20-25 osób), nie jest wcale takim złym pomysłem.

W trakcie spotkania

4. Choć to może nie najistotniejsze, ale warto mieć w pamięci. Skip level meetings to dobra okazja, żeby koncentrować się na tym co idzie dobrze! Na realizowanych celach i planach oraz kierunkach, w których zmierza firma. Dzięki temu uniknie się niepotrzebnego stresu – zarówno ze strony pracowników, jak i pośrednich managerów.

5. Jest to moment, żeby zadać pytania zarówno takie na przełamanie lodów, ale również te, koncentrujące się na pracy z managerem, z teamem, organizacji departamentu. Tym samym może być ono narzędziem do utrzymania zadowolenia, a co za tym idzie zatrzymania pracowników w firmie.
Dobrze jest zadawać pytania o rzeczy, które można zrobić lepiej lub usprawnić – tak, by zbierać idee i faktycznie dać przestrzeń innowacji. W ramach koncentrowania się na pozytywach, jest to dobry moment na pochwały dla teamu lub poszczególnych osób (w zależności od formy) – tym samym można promować pewne postawy lub osiągnięcia, podkreślając, co jest dla firmy faktycznie ważne.

6. Skip level meetings powinno dać poczucie, że jest ono organizowane dla obustronnej korzyści. Oprócz tego, że manager pozna lepiej sytuację w firmie i będzie mógł doskonalić pracę swoją lub innych, dobrze jest dać przestrzeń do omówienia problemów pracowników i krytycznych dla nich kwestii. Dzięki temu faktycznie będą mogli mieć poczucie wpływu na firmę.

7. Warto unikać pytań, na które odpowiedź zamknie się w słowach tak/nie, a otwartymi pytaniami dać maksymalną przestrzeń do luźnej dyskusji i burzy mózgów. Taka sytuacja pozwoli się pracownikom otworzyć i da większą przestrzeń na budowanie zaufania, a nie poczucia, że należy “dobrze” odpowiedzieć.

8. Nie należy bać się sytuacji, w której część osób się nie zaangażuje. Budowanie zaufania i komfortu to proces, zwłaszcza w relacji z przełożonym. Ważne są małe kroki do celu – a takie rozmowy to właśnie jedne z nich.

Po spotkaniu

9. Warto wrócić do pracowników z informacją zwrotną, jeżeli sytuacja tego wymaga. Wszelkie problemy poruszone na spotkaniu, wymagają ustosunkowania i bardzo często warto jest wrócić z informacją zwrotną na temat tego, co zadziało się w konkretnych sprawach.

10. Ostatni krok – zaplanować kolejną rozmowę!

To, jakie pytania c-manager może zadać na spotkaniu, zależy w dużej mierze od tego, czy będzie on rozmawiał 1:1 z pracownikiem, czy z większą grupą, w formie round table lub luźnych pytań. Oczywiście wpływ na to ma sam c-manager i to jaką jest osobą. Jeżeli jednak poprosi on HR o wsparcie, warto jest mieć w zanadrzu kilka pytań, które mogą się sprawdzić.

Przykładowe pytania, które można zaproponować w ramach skip level meetings:

Co dobrze działa w departamencie?
Jaka jest jedna rzecz, którą musimy zacząć natychmiast, żeby wszystkim się lepiej pracowało?
Co musimy przestać robić?
Czego powinno być mniej lub więcej?
Co kontynuować?
Jakie są wasze ostatnie największe sukcesy?
Jakie rzeczy zrobiłbyś inaczej jako manager i czemu?
Jakie masz pomysły na innowację w zespole?
Czy jesteś zadowolony z kierunku, w którym zmierza Twoja kariera?
Czy masz odpowiednie obłożenie pracą?
Kogo najbardziej cenisz w zespole i za co?
Co najbardziej lubisz w pracy w teamie?
Co wasz team robi super i o co nie musimy się martwić?

Jak robią to inni?

Joanna Rucińska, Human Resources Manager z firmy OSRAM, która organizowała takie spotkania, wskazuje, że jest to świetna forma przełamywania barier między poziomami w organizacji. Zaznacza, że kultura organizacyjna i sama osoba managera ma bardzo duży wpływ na to jak to ono wygląda, dostrzega również dużą rolę HR-u, który może wesprzeć osobę zarządzającą. Ona sama zapraszała pracowników w grupie nie większej, niż grupa szkoleniowa – do 12 osób. Odbywały się one w formie lunchu, towarzyszyły im przekąski, co również miało pozytywny wpływ na odbiór. Poleca również wcześniejsze przesyłanie pytań pracowników do managera, jako cenne narzędzie do przygotowania samego spotkania.

Katarzyna Piekut, konsultant, trener, praktyk w MakinaHR.pl, wskazuje okazje, przy których warto je zorganizować. Należą do nich: pojawienie się pośredniego przełożonego w firmie, rozpoczęcie projektu ważnego dla firmy w wielu obszarach i zachęcenie do wzięcia w nim udziału, zebranie uwag oraz pomysłów co powinno być zrobione. Żeby rozmowa osiągnęła zamierzone skutki poleca przygotowywanie i wysyłanie podsumowań, które zbierają wszelkie wnioski i przesyłanie aktualizacji, co zadziało się w określonych obszarach – dzięki temu przepływ komunikacji ulega poprawie. Zaznacza również, że niezwykle istotne jest to, żeby przekaz podczas takich spotkań nie obniżał pozycji bezpośredniego przełożonego – unikać trzeba szumów komunikacyjnych, przede wszystkim jednak zespół ma wiedzieć, kto i za jakie tematy odpowiada.

Doświadczenia Joanny Rucińskiej i Katarzyny Piekut jednoznacznie wskazują, że takie spotkanie może przynieść bardzo dużo korzyści. Oczywiście musi ono być dostosowane do struktury organizacyjnej – zwłaszcza pod kątem liczebności, ale także poruszanych tematów. Siłą rzeczy, jeśli firma liczy 50 osób, pozwoli szefowi łatwiej nawiązać kontakt z podwładnymi, niż ze wspomnianymi wcześniej 300 osobami. Tu jednak szczególnie rola HR-u jest nie do przecenienia – może on pomóc w redakcji pytań, tak by były one dopasowane do potrzeb i nastrojów pracowników. A skoro mają tyle zalet – czemu nie wprowadzić ich również w Twojej firmie?

Źródła:

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.