Zgodnie z prawem

Czy na pewno wybierasz się w podróż służbową? Różnice między podróżą służbową, delegacją, a oddelegowaniem

2 maja, 2024 Alicja Michalczuk

fot. VGstockstudio / Shutterstock.com

Jakie są różnice między podróżą służbową, delegacją, a oddelegowaniem? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby mówić o konkretnym trybie „pracy na wyjeździe”?

Spis treści

Bagaż spakowany, karta pokładowa gotowa, a ty zastanawiasz się: czy to podróż służbowa, czy może delegacja? W wielu przedsiębiorstwach podróże służbowe są integralną częścią rozwoju, natomiast w terminologii dotyczącej wyjazdów pracowników nadal panuje zamieszanie. W biznesowym labiryncie terminy takie jak podróż służbowa, delegacja oraz oddelegowanie często używane są zamiennie. Trudno znaleźć ich jasne rozróżnienie nawet w aktach prawnych. Natomiast różnice między nimi, takie jak czas trwania czy zasady zwrotu kosztów wyjazdu, są znaczące. I to nie tylko dla podróżującego, ale także dla całej organizacji. Czy na pewno wybierasz się w podróż służbową? To pytanie, które często pozostaje bez jednoznacznej odpowiedzi.

Dlaczego? Ponieważ granice między podróżą służbową, delegacją, a oddelegowaniem zdają się być rozmyte.

Co jest pewne – w związku z problematyką czasu pracy, podróż pracowniczą powinniśmy rozumieć szeroko. Jak? To pozostawanie pracownika poza stałym miejscem pracy w ramach wykonywania zleconego zadania, łącznie z przemieszczaniem się pomiędzy danymi miejscowościami, jak i zaspokajaniem osobistych potrzeb w miejscowości, która jest miejscem wykonywania powierzonego zadania i koniecznym oczekiwaniem na powrót do stałego miejsca pracy.

Różnice pomiędzy podróżą służbową, delegacją, a oddelegowaniem

Podróż służbowa

Definicji podróży służbowej nie znajdziemy wprost, lecz zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy spełnione muszą zostać trzy warunki jej odbycia.

Po pierwsze, pracownik wysyłany jest w podróż służbową na polecenie pracodawcy.
Następnie musi się to odbyć w celu realizacji określonego zadania służbowego.
Finalnie konieczne jest, by było to poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której siedziba pracodawcy się znajduje.

By można było mówić o podróży służbowej, te trzy warunki muszą wystąpić łącznie.

Obowiązek zwrotu kosztów podróży służbowej

Co jest pozytywną informacją dla pracownika, w związku z udziałem w podróży służbowej przysługuje mu zwrot kosztów. Zarówno z tytułu podróży krajowej, jak i zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów transportu, noclegów, innych udokumentowanych wydatków uzasadnionych potrzebami, a także pokrycie diety. Ponadto, inne niezbędne poniesione wydatki w trakcie podróży, uznane przez pracodawcę, także podlegają pokryciu w udokumentowanej kwocie. Mowa tu o przejazdach autostradami oraz płatnymi drogami, postoju w sferze płatnego parkowania, opłatach za bagaż, a także podobnych niezbędnych wydatkach związanych ściśle z odbywanym wyjazdem. Dzieje się to na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Dotyczy ono należności przysługujących zatrudnionym w w samorządowej bądź państwowej jednostce sfery budżetowej, którzy wybierają się w podróż służbową.

Pracodawcy prywatni mają możliwość ustalenia diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowej samodzielnie. Lecz w kwocie nie niższej niż dieta należna odpowiednio na obszarze kraju lub za granicą przysługująca z tego tytułu pracownikom sfery budżetowej. Pracodawca przyznaje zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej krajowej na wniosek pracownika. Zaliczka obliczana jest na podstawie wstępnej kalkulacji możliwie poniesionych kosztów. Podczas gdy wyruszając w podróż służbową krajową jest fakultatywna, to z kolei podczas podróży służbowej zagranicznej jest obowiązkowa.

Termin zwrotu kosztów podróży służbowej

Co ciekawe, przepisy prawa nie wiążą pracodawcy konkretnym terminem, w którym powinien nastąpić zwrot kosztów. Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Prawnej Głównego Inspektoratu Pracy z 24 października 2013 r. „(…) wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego”, a jeśli takowy nie jest ustalony – należy powołać się na art. 455 kodeksu cywilnego, wzywający dłużnika do niezwłocznego uregulowania zobowiązania. Jednak, pracownika dotyczy ścisły termin rozliczenia kosztów podróży – nie dłuższy niż 14 dni od zakończenia wyjazdu. To wtedy przedstawiane są do rozliczenia dokumenty, to jest faktury, rachunki i bilety. Nie dotyczy to jednak wydatków obejmowanych ryczałtami oraz należnych diet.

Podróż służbowa krajowa

Zmiana stawek diety

Od momentu wejścia w życie rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej
w 2013 roku aż do połowy 2022 roku stawka diety wynosiła 30 złotych za dobę podróży.
W trakcie 2022 roku stawka diet uległa zmianie dwukrotnie. Najpierw w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. do kwoty 38 zł za dobę podróży. Później w rozporządzeniu z dnia 25 października 2022 r. do obecnie obowiązującej kwoty 45 zł za dobę podróży.

Warto pamiętać, iż stawka diety jest zmniejszana w zależności od czasu trwania podróży.

Jeśli podróż służbowa krajowa trwa nie więcej niż dobę i wynosi:

krócej niż 8 godzin – nie przysługuje dieta;
od 8 do 12 godzin – należne 50 proc. diety;
powyżej 12 godzin – należna dieta w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa krajowa trwa więcej niż dobę, należna dieta w pełnej wysokości za każdą dobę, a za rozpoczętą, lecz niepełną dobę:

do 8 godzin – należne 50 proc. diety;
powyżej 8 godzin – należna dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie jest należna za czas odbywania podróży w miejscowości pobytu czasowego lub stałego pracownika oraz gdy zapewnione jest całodzienne bezpłatne wyżywienie. Stawkę diety zmniejsza się o kwotę bezpłatnego, zapewnionego wyżywienia, zakładając, że każdy z posiłków wynosi odpowiednio:

śniadanie – 25 proc. diety;
obiad – 50 proc. diety;
kolacja – 25 proc. diety.

Ten przepis wykorzystuje się odpowiednio w sytuacji zapewnienia wyżywienia w ramach usługi hotelarskiej.

Nocleg

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży służbowej krajowej w wysokości udokumentowanej rachunkiem. Jednak nie większej za dobę hotelową niż wysokość dwudziestokrotności stawki diety.

Transport

Jeśli pracodawca nie wyraża zgody na całkowite pokrycie udokumentowanych rachunkami kwot przejazdów środkami komunikacji w miejscu stanowiącym cel podróży służbowej krajowej, za każdą rozpoczętą dobę podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20 proc. diety na pokrycie kosztów transportu. Aczkolwiek, na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy istnieje możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym środkiem transportu posiadanym przez pracodawcę. W takiej sytuacji warunki zwrotu kosztów są odmienne. Jako że pracownikowi przysługuje wtedy kwota będąca iloczynem przejechanych kilometrów przez stawkę obejmującą jeden kilometr przebiegu, ustanowioną przez pracodawcę. Maksymalne stawki obecnie obowiązujące zostały ujęte w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 5).

Podróż służbowa zagraniczna

Dieta

W przypadku podróży zagranicznej wysokość stawki diety uzależniona jest od państwa, do którego odbywana jest podróż. W razie podróży do dwóch lub więcej krajów może zostać ustalone przez pracodawcę więcej niż jeden kraj docelowy. Wysokości diety odpowiednie dla danych państw określone są w załączniku do rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej. Należność z tytułu diety w czasie podróży zagranicznej kalkuluje się w następujący sposób. Za każdą dobę podróży należy się dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą, lecz niepełną dobę:

do 8 godzin – należna 1/3 diety;
od więcej niż 8 godzin do 12 godzin – należne 50 proc. diety;
powyżej 12 godzin – należna dieta w pełnej wysokości.

W przypadku zapewnionego całodziennego, bezpłatnego wyżywienia pracownikowi należne jest 25 proc. diety, zgodnie w założeniami z punktu 2). Wysokość diety zmniejsza się o kwotę bezpłatnego, zapewnionego wyżywienia zakładając, że każdy z posiłków wynosi odpowiednio:

śniadanie – 15 proc. diety;
obiad – 30 proc. diety;
kolacja – 30 proc. diety.

Ten przepis wykorzystuje się odpowiednio, aby zapewnić wyżywienie w ramach usługi hotelarskiej. W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, nie jest należna dieta. Jeżeli jednak ta należność byłaby niższa od diety, należne jest wyrównanie do kwoty przysługującej diety.

Nocleg

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży służbowej zagranicznej w wysokości udokumentowanej rachunkiem, zgodnie z zachowanym limitem ustanowionym dla danych państw w załączniku do rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej.

Transport

Pracownikowi należny jest ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów do i z portu lotniczego bądź morskiego, dworca autobusowego lub kolejowego odpowiedni stawce jednej diety w miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej za granicą i w każdej innej zagranicznej miejscowości, gdzie pracownik korzystał z noclegu. W sytuacji, gdy pracownik ponosi koszty transportu, lecz wyłącznie w jedną stronę, należny ryczałt wynosi 50 proc. wysokości diety. Co więcej, za każdą rozpoczętą dobę podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety na pokrycie kosztów przejazdów środkami komunikacji. Ryczałty te jednak nie przysługują pracownikowi, jeśli odbywa on podróż za pomocą prywatnego lub służbowego pojazdu samochodowego, motocyklem lub motorowerem.

Delegacja

Przede wszystkim w źródłach prawa termin delegacji posiada szersze znaczenie od podróży służbowej. Chociaż tak naprawdę pojęcie delegacji rozumiane jest dwojako. Przyjmując jako fundament rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, podróż służbowa jest więc równoznaczna z delegacją. W tym akcie prawnym pojęcia są wymiennie stosowane, co jest wynikiem podobieństwa w języku potocznym. Jednak warto mieć na uwadze, że nie każda delegacja jest podróżą służbową. W ramach podróży służbowej pracownik musi wykonywać zadanie zlecone przez pracodawcę, a charakter polecenia nie wymaga wprowadzenia zmian poprzez wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające. Nie dochodzi bowiem do poważnych zmian warunków płacy i pracy. Zlecone przez pracodawcę zadanie w zakresie podróży służbowej musi zatem mieścić się w ramach określonego w umowie rodzaju wykonywanej przez zatrudnionego pracy.

Różnicę między delegacją, a podróżą służbową zaznaczył też Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 lutego 2007 roku (II PK 165/06):

gdy pracownik wykonuje pracę na podstawie zawartego porozumienia z pracodawcą, nie można określić tego jako jako podróż służbowa, ale jest to delegowanie pracownika.

Co zaznaczył Sąd Najwyższy, wyjazd służbowy ma charakter incydentalny, w przeciwieństwie do delegacji, gdzie w ramach zmiany miejsca wykonywania pracy wymagany jest nowy zapis w umowie.

Zwrot kosztów delegacji

Jeśli delegację traktujemy równoznacznie z podróżą służbową, czyli gdy pracownik nie wykonuje pracy na podstawie zawartego porozumienia z pracodawcą to zwrot kosztów przysługuje zgodnie z zasadami wymienionymi powyżej. Natomiast, istotną przesłanką podróży służbowej jest przysługujący pracownikowi zwrot kosztów. W przypadku delegacji nie jest konieczne wypłacanie diety dziennej przez pracodawcę, gdy zmienia on warunki płacy oraz pracy i zapewnia co najmniej minimalne warunki pracy ustalone w dyrektywie o delegowaniu pracowników.

Jeśli delegacja ma charakter zagraniczny to delegowanie pracowników oznacza zmianę miejsca pracy i wynagrodzenia spójnie z obowiązującymi minimalnymi stawkami w kraju przyjmującym. W przypadku delegowania pracownika poza obszar Unii Europejskiej na okres dłuższy niż jeden miesiąc pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o czasie wykonywania pracy w innym kraju i walucie wynagrodzenia. Bez wątpienia, czasowego delegowania do innego państwa członkowskiego Unii w związku ze świadczeniem pracy nie należy mylić z zagraniczną podróżą służbową.

Oddelegowanie

Ten rodzaj wyjazdu nie jest podróżowaniem, ale okresową zmianą miejsca pracy. O oddelegowaniu jest mowa w sytuacji, gdy pracownik wysyłany jest na okres powyżej trzech miesięcy. Wymaga to więc uregulowania w postaci porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Zwrot kosztów oddelegowania

Rozliczenie kosztów następuje zgodnie z zasadami przyjętymi w porozumieniu lub wypowiedzeniu zmieniającym. Należy pamiętać, że stawki nie mogą być niższe od tych przyjętych w przepisach prawa, polskiego lub kraju, do którego odbywany jest wyjazd.

Podróż służbowa, delegacja, oddelegowanie – trzy pojęcia, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się równoznaczne. Jednak ich subtelne różnice mogą stanowić klucz do zrozumienia niuansów w zakresie czasu pracy, zasad finansowych i przepisów kodeksu pracy. Dzięki prześwietleniu tych terminów możemy lepiej nawigować w gąszczu korporacyjnych procedur, a także uregulowań prawnych. Czy zatem wyruszając w podróż służbową, naprawdę rozumiesz, dokąd zmierzasz?

Źródła

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.)., art. 77(5) §1, art. 29(1) §1;
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.);
Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 201, poz. 1462);
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.);
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 1481);
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302);
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2023 r. poz. 5);
Wyrok SN z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06, OSNP 2008, nr 7-8, poz. 97;
Wyrok SN z 10 października 2012 r., II UK 72/12, LEX nr 1298140;
M. Cwajna, „Pojęcie >>zwrotu kosztów<<, a obowiązek pokrywania przez pracodawcę należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, w kontekście tzw. roszczeń ryczałtowych”, Biuletyn Stowarzyszenia Absolwentów i Przyjaciół Wydziału Prawa Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego, 11(1), 2016, s. 19;
INFOR PL, Podróże służbowe. Zasady delegowania i rozliczania, Warszawa, Infor, 2019, s. 76;
T. Liszcz, Prawo pracy, Warszawa, Wolters Kluwer, 2020, s. 232, 419;
M. Łabędź, Prawo pracy. Rozporządzenia. Komentarz., Warszawa, PWN, 2020, s. 73-75;
K. Rączka, E. Maniewska, M. Raczkowski i M. Gersdorf, Prawo pracy. Pytania i odpowiedzi, Warszawa, Wolters Kluwer, 2020, s. 431-432;
Poradnik Gazety Prawnej, Podróże służbowe 2023, Warszawa, Infor, 2022, s. 15-51;
M. Rycak, E. Podgórska-Rakiel i M. Szypniewski, Delegowanie pracowników Nowe Przepisy, Warszawa, Infor Biznes, 2018, s. 16-17;
S. Samol, Podróże służbowe krajowe i zagraniczne – komentarz, Warszawa, Poznań, Polskie Wydawnictwo Prawnicze Iuris, 2006, s. 45;
R. Stępień, „Podróż służbowa czy oddelegowanie: o czym należy pamiętać, wysyłając pracownika za granicę”, Personel i Zarządzanie, 8, 2018, s. 73;
B. Świąder „Koszty poniesione w delegacji są zwolnione z podatku PIT”, Benefit, 5 (17), 2013, s. 32.

Alicja Michalczuk

Autorka

Absolwentka Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Obecna studentka SGH na kierunku HR biznes partner, ze szczególną pasją dla obszaru zarządzania talentami oraz rozwoju i dobrostanu pracowników.