Prawidłowa numeracja faktur – dlaczego jest taka istotna?

fot. Shutterstock.com / fizkes

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i wystawiasz faktury, musisz pamiętać o prawidłowej numeracji tych dokumentów. Co mówi na ten temat ustawa? I dlaczego prawidłowe numerowanie jest tak bardzo istotne? Tłumaczy Mariola Papiernik, Back Office Managerka z Fakturownia.pl.

Numerowanie faktur, choć wydaje się czynnością prozaiczną, to pole do błędów, które mogą mieć konsekwencje. Warto opracować jeden schemat numerowania i trzymać się go w kolejnych dokumentach. Programy do fakturowania robią to automatycznie.

Prawidłowa numeracja faktur – ustawa o VAT

Art. 106 ust. 1 ustawy o VAT z dnia 11 marca 2004 r. mówi, iż podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Przepis §3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur zakłada, że każda faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży powinna zawierać minimum: datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy, nazwę (rodzaj) towaru lub usług i właśnie kolejny numer. To oznacza, że należy nadawać następującym po sobie fakturom numery w porządku chronologicznym. Trzeba pamiętać, że każdy kolejny dokument musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Jak dokładnie powinna ta numeracja faktur wyglądać?

Przyjmuje się, że kolejny numer oznacza kolejną cyfrę. Numerację można prowadzić łącznie dla całej działalności lub dla poszczególnych jej działów. Możliwe jest również przyjęcie systemu numeracji rocznej, miesięcznej, dziennej. Można używać oznaczeń liczbowych i literowych. Ważne jest, aby zachować chronologię i każdej kolejnej fakturze nadać kolejny w serii numer – mówi Mariola Papiernik.

Błąd numeracji faktur – jakie są konsekwencje?

Zdarzyło ci się dokonać błędów numeracji faktur? Albo doszło do powstania luki?

Twoim obowiązkiem jest sporządzenie oświadczenia, w którym podasz powód wyżej wymienionej pomyłki – wspomina M. Papiernik.

Taki dokument musisz przechowywać razem całą dokumentacją księgową. Istotne jest, że wystawiona i wysłana faktura jest niepoprawialna. Różne urzędy czasem pozwalają na korektę numeru, ale nie wynika to z przepisów, a wręcz jest zakazane. Częściej stosowane jest oświadczenie o nadawaniu tego samego numeru do dwóch dokumentów i wysyłanie do Urzędu Skarbowego.

Jakie są konsekwencje błędne numeracji faktur? To zależy od konkretnego urzędu. W razie znalezienia błędów, urzędnik może nadać upomnienie lub mandat.

Jak uniknąć błędów numeracji faktur? Rozwiązanie jest proste

Jeżeli chcesz mieć pewność, że nie popełnisz błędów przy numerowaniu faktury, skorzystaj z profesjonalnego programu do fakturowania. Przykładem może być fakturownia.pl, w której możesz nadać własny numer faktury, albo wybrać jeden z gotowych schematów. System sam, z automatu, będzie nadawał odpowiednią numerację każdemu kolejnemu dokumentowi. Więcej szczegółów znajdziesz w Bazie Wiedzy Fakturownia.pl.

——- TO jest tekst aby sprawdzic czy nic się nie… _____——

Tekst sponsorowany powstał we współpracy z Fakturownia.pl

Oferty pracy z

Zespół redakcyjny

RocketSpace.pl

RocketSpace.pl to magazyn portalu pracy przyszłości – RocketJobs.pl. Misją RocketSpace.pl jest zwiększanie świadomości społecznej w kwestiach związanych z rynkiem pracy. Jesteśmy tam, gdzie każdy pracownik white collar. Śledzimy na bieżąco najnowsze trendy na rynku pracy.