Prokrastynacja – co to jest i jak ją pokonać?

Niezależnie od wykonywanego zawodu i pełnionego stanowiska, zasadniczym fundamentem pracy jest realizacja pewnych celów. Czy są to cele strategiczne, operacyjne, sprzedażowe, czy po prostu pojedyncze zadania wynikające z prowadzenia jakiegoś projektu lub procesu – ich wypełnianie jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Co jednak, jeżeli na drodze staje znana większości z nas prokrastynacja?

Co to jest prokrastynacja?

Prokrastynacja to (w dużym uproszczeniu) odkładanie na później czegoś z listy „Do zrobienia”. I nie chodzi tutaj o rozsądne zaplanowanie niepilnych zadań na późniejszy termin. Jest wręcz przeciwnie. Prokrastynacja charakteryzuje się opóźnianiem wykonania zadania, mimo negatywnych konsekwencji, które z tego powodu mogą nas spotkać.

Jak prokrastynacja działa w praktyce?

Prokrastynacją nazwiemy na przykład oglądanie memów o trzeciej w nocy, gdy robisz to z pełną świadomością, że się nie wyśpisz na poranne spotkanie. Albo zdajesz sobie sprawę, że masz do przygotowania ważną prezentację lub raport „na już”, ale nagle koniecznie musisz sprawdzić pocztę, poprawić kolory szablonu, wytrzeć monitor i posortować dokumenty. Czy takie odkładanie na później brzmi znajomo? Dla mnie aż za bardzo.

Jakie są konsekwencje prokrastynacji?

Najłatwiej dostrzegalną konsekwencją jest brak realizacji zadań prowadzący do braku realizacji celów. Mogą się z tym wiązać różnego rodzaju nieprzyjemności ze strony pracodawcy lub rodziny i otoczenia. Dodatkowo, niezrealizowane zadania pozostają ciężarem emocjonalnym, który w skrajnych przypadkach może prowadzić do chronicznego stresu i obniżenia nastroju. To z kolei powoduje zwiększenie obaw przed wykonywaniem zadań i błędne koło się zamyka. Przyparcie do muru przez goniące terminy lub naciski innych osób sprawi w końcu, że zadanie wykonamy, ale w pośpiechu i pod presją, przez co satysfakcja z realizacji będzie dużo mniejsza. To wszystko wraz ze zwiększającą się liczbą zadań może skutkować coraz większym przeciążeniem aż do wypalenia zawodowego lub konieczności zwalczenia tendencji do prokrastynacji włącznie.

Źródło: https://www.facebook.com/RocketJobsPolska

Czy z prokrastynacją można walczyć?

Mogę Cię pocieszyć, że ze skłonnościami do prokrastynacji da się żyć i nawet nauczyć z nimi radzić. Jest to taka sama kompetencja jak każda inna. Mnie do skutecznego oduczenia się prokrastynacji zmusiło macierzyństwo, o czym pisałam więcej w artykule o łączeniu macierzyństwa z pracą. Jednak oprócz zmęczenia nieprzyjemnymi konsekwencjami odkładania na później i nawarstwiającymi się zadaniami, w moim przypadku kluczem do poradzenia sobie z prokrastynacją było zrozumienie jej źródła. Zaskoczyło mnie, że badania coraz częściej wskazują, iż prokrastynacja nie jest problemem z zarządzaniem sobą w czasie, ale z zarządzaniem emocjami.

Prokrastynacja a emocje

Potwierdzałby to fakt, że najczęściej odkładamy zadania, które generują w nas nieprzyjemne emocje, na przykład: lęk, strach, poczucie znudzenia czy niechęć. Raczej zaś nie odkładamy tych, które powodują przyjemne emocje jak radość czy ekscytacja. Wyjątkiem są sytuacje, w których na te pozytywne emocje musielibyśmy poczekać. W takim wypadku, istnieje duża szansa, że cele długoterminowe zostaną odłożone na dalszy plan, a zajmiemy się realizacją tych, gdzie satysfakcja i przyjemność jest niemal natychmiastowa. Jednocześnie będziemy też próbować zagłuszyć poczucie winy i stres wynikające ze świadomości oczekujących nas zadań. Potwierdzają to badania z Uniwersytetu Indiany na temat przyczyn oglądania wideo z kotami w Internecie. Ich wyniki wskazały, że oglądanie takich filmów poprawia samopoczucie, ale może również prowadzić do negatywnych efektów, jeśli korzystanie z Internetu wynika z prokrastynacji.

Mając świadomość tego mechanizmu, możemy go obrócić na swoją korzyść. Znajdźmy przyjemność w zadaniach, które mamy do wykonania lub jeśli nie ma takiej możliwości, nagradzajmy się za ich zrealizowanie. Zdaję sobie sprawę, że motywacja wynikająca z systemu nagród nie jest uznawana za najlepszy typ motywacji, ale jej plusem jest zapewnienie szybszego i łagodniejszego startu. Okazuje się, że to właśnie start jest kluczowy w procesie zwalczania prokrastynacji.

Najlepiej jest zacząć

Jeden z bardzo często cytowanych artykułów w kontekście prokrastynacji zwraca uwagę na poziom nieprzyjemnych emocji w zależności od etapu wykonywania zadania. Stres i towarzyszące mu emocje pojawiają się już w momencie, gdy zdajemy sobie sprawę, że mamy coś do zrobienia. Wówczas pojawia się największa ochota, aby odłożyć to wszystko na później. Od tego momentu napięcie rośnie w miarę odwlekania zadania i zwiększa się aż do chwili startu. Wtedy odczuwamy największy dyskomfort i nasilenie nieprzyjemnych emocji. To jest ten moment, kiedy siadamy do pracy i nie wiemy od czego zacząć albo dociera do nas, jak dużo jest jeszcze przed nami. Jeżeli przebrniemy przez to i wejdziemy w rytm pracy, nieprzyjemne doznania najczęściej szybko mijają, czasem pojawia się też tak zwany flow, czyli pochłonięcie przez to, czym właśnie się zajmujemy. Warto zatem posłuchać popularnego sloganu jednej z marek odzieży sportowej Just do it. Okazuje się bowiem, że jedynym sposobem na poczucie ulgi od stresu i pozbycie się obaw wiążących się z zadaniem, jest rozpoczęcie go.

Oprócz oczywistego efektu – zabrania się do pracy – widzę tutaj jeszcze jeden pozytywny skutek: uczymy się, że ta sytuacja nie była aż tak koszmarna, jak sobie wyobrażaliśmy. Mogą zadziałać wtedy mechanizmy podobne do terapii ekspozycyjnej, stosowanej w leczeniu fobii. Polega ona na zmierzeniu się z przyczyną lęku i zwalczenie go poprzez przekonanie się na własnej skórze, że nic nam nie zagraża. Jeżeli zatem prokrastynacja jest oparta na lęku, bardzo możliwe, że da to również efekty w przyszłości i za każdym razem będzie coraz łatwiej.

Co jednak, jeśli projekt, który mamy rozpocząć, jest ogromny, wielowątkowy i przeraża nas zaplanowanie działań, a co dopiero ich wykonanie? W tej sytuacji sprawdza się metoda jak najmniejszych kroków i nisko zawieszona poprzeczka. Dzięki minimalnemu wyzwaniu, zmniejszamy swoje obawy, więc przyspieszamy rozpoczęcie działania, co docelowo obniży napięcie. Jeśli masz do przygotowania raport, otwórz potrzebny program. Jeżeli masz nagrać piosenkę, zaśpiewaj najpierw „Wlazł kotek na płotek”. Niech to będzie coś, co nie sprawi Ci w ogóle problemu. Postaraj się skoncentrować na kolejnym kroku zamiast na całości pracy do wykonania i kontynuuj, aż napięcie się zmniejszy i wejdziesz w rytm.

Źródło: https://unsplash.com/photos/PsifAN6_z-k

Jak walczyć z prokrastynacją? Podsumowanie

Zatem, gdy zauważamy, że unikamy jakiegoś punktu z listy zadań, te trzy elementy:

• pozytywne wzmocnienie w postaci nagrody,
• rozpoczęcie działania,
• nisko zawieszona poprzeczka i metoda małych kroków,

to według mnie najbardziej skuteczne metody na pokonanie prokrastynacji lub opanowanie skłonności do niej. Przy okazji warto również zastanowić się, jaka jest przyczyna odkładania danego zadania na później, żeby następnym razem opóźnienie wykonania było krótsze, dzięki czemu konsekwencje prokrastynacji staną się mniej uciążliwe.

A film z kotami (albo pięć filmów) zawsze możemy sobie zostawić jako wisienkę na torcie do poczucia satysfakcji z wykonanej pracy!

Joanna Pietrzak

Tłumaczka, lektorka językowa i trenerka biznesu w branży finansowej

Po godzinach autorka projektu Od zera do Trenera. W pracy zawodowej łączy swoje pasje – analizę danych, psychologię, sprzedaż i komunikację. Znana z supermocy łączenia samodzielnego macierzyństwa z pracą zawodową i rozwojem osobistym.