Asystentka Biura Zarządu i Rady Nadzorczej (k/m/n)

Adamed to rodzinna firma farmaceutyczno-biotechnologiczna, która produkuje około 900 produktów oferowanych pacjentom w kilkudziesięciu krajach na całym świecie. Zatrudnia ponad 2800 pracowników. Od ponad 20 lat firma prowadzi własną innowacyjną działalność badawczo-rozwojową. Adamed współpracuje naukowo z wiodącymi uniwersytetami, ekspertami medycznymi oraz instytutami naukowymi, w kraju i za granicą. Własność intelektualna firmy jest chroniona ponad 250 patentami na całym świecie.

ZA CO BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ?

• Zapewnienie sprawnej organizacji pracy oraz bieżącego wsparcia administracyjnego dla Rady Nadzorczej i Zarządu, w tym koordynacja narzędzi i sprzętu IT we współpracy z działem IT.

• Organizacja i koordynacja podróży służbowych: przygotowanie ofert, rezerwacja usług, logistyka wyjazdów oraz rozliczenia.

• Monitorowanie i realizacja wybranych płatności oraz bieżąca obsługa dokumentów i korespondencji.

• Zarządzanie kalendarzem ważnych dat oraz organizacja okazjonalnych wydarzeń i spotkań.

• Zapewnienie wsparcia wizerunkowego i organizacyjnego dla członków Rady Nadzorczej oraz koordynacja usług zewnętrznych.

• Koordynacja logistyki przejazdów członków Rady Nadzorczej i utrzymywanie kontaktu z kierowcami oraz odpowiednimi zespołami.

• Utrzymywanie kontaktów telefonicznych, mailowych i osobistych w zakresie bieżących potrzeb członków Rady Nadzorczej.

• Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym rezerwacja sal, obsługa techniczna oraz zapewnienie cateringu.

• Przygotowywanie i archiwizacja dokumentów, faktur oraz materiałów niezbędnych do pracy Rady Nadzorczej i Zarządu.

• Zapewnianie sprawnej komunikacji z różnymi obszarami organizacji w celu realizacji codziennych zadań.

• Realizacja bieżących zadań asystenckich oraz organizacja podstawowych zakupów na potrzeby Zarządu i Rady Nadzorczej.

• Terminowe wykonywanie powierzonych zadań oraz innych poleceń zgodnych z zakresem obowiązków.

CO JEST DLA NAS WAŻNE? 

• Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub w obszarze wsparcia kadry zarządzającej.

• Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i skutecznego działania pod presją czasu.

• Wysokie zdolności komunikacyjne oraz umiejętność budowania profesjonalnych relacji.

• Samodzielność, odpowiedzialność i dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami.

• Umiejętność koordynowania wielu równoległych zadań i projektów.

• Dobra znajomość pakietu MS Office i swobodne posługiwanie się narzędziami cyfrowymi; mile widziana współpraca z IT.

• Zdolność do organizacji podróży służbowych, wydarzeń i spotkań na poziomie zarządczym.

• Prawo jazdy kat. B.

• Wysoka kultura osobista.

• Znajomość języka angielskiego na poziomie pozwalającym na sprawną komunikację.

• Gotowość do elastycznej pracy i reagowania na bieżące potrzeby przełożonych.