Asystentka/Asystent ds. Operacyjno-Administracyjnych

Dołącz do Astec & Rublon, gdzie wspólnie budujemy przyszłość usług IT i cyberbezpieczeństwa. Astec od 1993 roku dostarcza consulting IT, tworzy dedykowane oprogramowanie oraz usługi chmurowe, pomagając liderom branż motoryzacyjnej, energetycznej i telekomunikacyjnej w cyfrowych innowacjach. Rublon to rozwiązanie cybersecurity chroniące dostęp pracowników do zasobów IT w setkach organizacji na całym świecie. Poza siedzibą w Zielonej Górze prowadzimy również biura w Krakowie i Berlinie.

Poszukujemy stałego pracownika, który wesprze nas w następującym obszarze:

Obsługa operacyjno‑administracyjna biura Astec & Rublon w Zielonej Górze

Jak będziesz pracować

• Lokalizacja – stacjonarnie w naszym biurze przy ul. Stanisława Wyspiańskiego 11 w Zielonej Górze (codziennie, pon.–pt.).

• Godziny – elastyczny start między godz. 8:00 a 9:30, praca 4–8 h dziennie (½–1 etat).

• Zespół – bliska współpraca z działami: finansów, HR, IT, marketingu i sprzedaży; cotygodniowe spotkania operacyjne.

• Język – komunikacja wewnętrzna w języku polskim; obsługa klienta i pierwsza linia wsparcia również w j. angielskim, jeśli posługujesz się nim na poziomie ≥ B2.

• Sprzęt – laptop, dodatkowy monitor, telefon służbowy i oprogramowanie Google Workspace / Microsoft  Office.

• Benefity – prywatna opieka medyczna, karta MultiSport.

Co będziesz robić

Administracja biura i facility

• Obsługa recepcji, korespondencji i zamówień biurowych/spożywczych.

• Nadzór nad sprzątaniem, zamykaniem biura oraz przeglądami (winda, kotłownia).

• Prowadzenie ewidencji sprzętu IT i współpraca z firmami serwisowymi.

• Obsługa floty samochodowej i spraw budynku.

Finanse i księgowość

• Przygotowanie i segregacja faktur kosztowych i sprzedażowych.

• Organizacja i rozliczanie delegacji oraz podróży służbowych.

• Wsparcie w pozyskiwaniu dofinansowań publicznych i raportowaniu projektów.

• Bieżąca współpraca z działem księgowo‑finansowym.

HR i sprawy pracownicze

• Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, sourcing na LinkedIn, umawianie rozmów.

• Administracja benefitami i współpraca z uczelniami (praktyki, dni kariery).

• Utrzymanie procedur ISO 27001.

Sprzedaż, marketing i obsługa klienta (Rublon)

• Pierwsza linia wsparcia: live‑chat i infolinia w j. polskim albo angielskim.

• Kontakt z leadami i partnerami handlowymi oraz wsparcie webinarów.

• Współpraca przy kampaniach marketingowych inbound/outbound.

Umiejętności, których potrzebujesz

• Status studenta lub absolwenta kierunków administracja/finanse/zarządzanie (lub pokrewnych).

• Min. 1 rok doświadczenia w zadaniach biurowo‑administracyjnych.

• Prawo jazdy kat. B i gotowość do podróży służbowych (targi w Polsce i zagranicą).

• Bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa.

• Znajomość pakietu Microsoft Office / Google Workspace (zwłaszcza Excel/Sheets).

• Wysoka kultura osobista i umiejętność pracy zespołowej.

Mile widziane

• Doświadczenie w używaniu narzędzi AI.

• Znajomość języka angielskiego albo niemieckiego na poziomie B1+.

• Doświadczenie z systemami ERP/CRM lub obsługą live‑chat.

• Uczestnictwo w inicjatywach uczelnianych lub wydarzeniach branżowych.

Dlaczego warto

• Realny wpływ na organizację i usprawnianie procesów w rosnącej grupie firm IT.

• Bezpośrednia współpraca z doświadczonymi zespołami oraz możliwość rozwoju kompetencji w finansach, HR, marketingu i sprzedaży.

• Stabilne zatrudnienie i klarowna ścieżka awansu do ról specjalistycznych lub koordynatorskich.

• Przyjazna, niekorporacyjna kultura pracy.

Kroki po aplikacji

1. Spotkanie online/telefoniczne.

2. Rozmowa w biurze z Dyrektorem Operacyjnym wraz z wykonaniem zadania praktycznego (np. przygotowanie mini‑arkusza w Excelu).

3. Decyzja i oferta pracy.