Office & Administration Specialist

Szukamy osoby, która pracowała już na podobnym stanowisku, pod nadzorem i we współpracy z COO w firmie technologicznej / software house / eCommerce i dobrze rozumie, jak funkcjonuje organizacja projektowa. To rola dla kogoś, kto:

• zna realia księgowości i finansów operacyjnych - rozumie faktury, koszty, rozliczenia, prowizje i współpracę z biurem rachunkowym

• myśli procesowo - widzi zależności, potrafi porządkować chaos, usprawniać działania i proponować lepsze rozwiązania

• bierze odpowiedzialność za obszar, którym się zajmuje - dowozi tematy do końca, pilnuje terminów i jakości

• jest samodzielna i decyzyjna, ale jednocześnie potrafi dobrze współpracować z zespołem i zarządem

• jest kreatywna, energiczna i proaktywna - nie czeka na zadania, tylko wychodzi z inicjatywą

• potrafi działać w dynamicznym środowisku i dobrze odnajduje się w firmie, która się rozwija i zmienia

  
  

Twój zakres obowiązków:

• nadzorowanie i archiwizacja dokumentów

• koordynacja korespondencji (kurier, poczta)

• organizacja wyjazdów, delegacji, eventów, biletów i noclegów

• organizacja spotkań i wydarzeń firmowych

• kontrola nad sprzętem firmowym

• onboarding i offboarding pracowników (kwestie formalne)

• przygotowywanie umów dla pracowników i współpracowników

• koordynacja urlopów i czasu pracy

• wystawianie faktur sprzedażowych i ich prawidłowe opisywanie

• weryfikacja faktur kosztowych, kontrola opłat i windykacja

• podział kosztów na centra kosztowe

• rozliczanie prowizji partnerów i sprzedaży licencji

• rozliczenia z kontrahentami (podatki, wynagrodzenia, przelewy)

• współpraca z księgowością i przygotowywanie dokumentów

• dostarczanie danych do budżetów i raportów (Excel / Google Sheets)

• przygotowywanie danych do raportów zarządczych

• realizacja badań NPS

• współpraca przy raportach okresowych dla zarządu

• prowadzenie bieżących spraw administracyjno-biurowych

  
  

Nasze wymagania:

• doświadczenie na stanowisku Office Manager / Administration

• bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność

• dobra znajomość Excel / Google Sheets

• wiedza z zakresu fakturowania, kosztów, umów

• komunikatywność i umiejętność pracy z różnymi interesariuszami

• dokładność, odpowiedzialność i poufność

‍

Mile widziane:

• doświadczenie w firmie IT / eCommerce / software house

• znajomość narzędzi typu: Jira, Slack

‍

Oferujemy:

• realny wpływ na rozwój i porządkowanie procesów w firmie

• stabilną współpracę w rosnącej agencji technologicznej

• elastyczne godziny pracy i możliwość pracy hybrydowej

• partnerską atmosferę i bezpośredni kontakt z zarządem