Osoba ds. administracji biura i pierwszego kontaktu

Zakres obowiązków

Codzienne wsparcie administracyjne biura

Dbanie o bieżące funkcjonowanie biura, porządek w przestrzeni wspólnej, podstawową organizację dokumentów, przesyłek i spraw administracyjnych.

Obsługa korespondencji i przesyłek

Przyjmowanie kurierów, odbieranie paczek, przygotowywanie wysyłek, nadawanie przesyłek oraz pilnowanie, aby rzeczy trafiały do odpowiednich osób lub działów.

Monitorowanie zapasów biurowych

Kontrola stanu podstawowych materiałów, takich jak kawa, herbata, papier, środki czystości, materiały pakowe i artykuły biurowe. Zgłaszanie braków i pomoc w zamawianiu potrzebnych rzeczy.

Pierwszy kontakt telefoniczny i mailowy

Odbieranie telefonów oraz wiadomości od podopiecznych, potencjalnych podopiecznych, rodzin, darczyńców i innych osób kontaktujących się z Fundacją.

Podstawowe Q&A dla osób zgłaszających się do Fundacji

Udzielanie podstawowych informacji o działaniach Fundacji, możliwościach uzyskania wsparcia, wymaganych dokumentach, formularzach, zbiórkach oraz kolejnych krokach w procesie kontaktu z Fundacją.

Kierowanie spraw do odpowiednich osób

Rozpoznawanie charakteru zgłoszenia i przekazywanie go do właściwego działu lub osoby w zespole. Ważna będzie umiejętność oceny, co można wyjaśnić od razu, a co wymaga dalszej konsultacji.

Wsparcie obiegu informacji

Pilnowanie, aby ważne wiadomości, zgłoszenia i prośby nie ginęły w natłoku codziennych spraw. Porządkowanie tematów, zapisywanie ustaleń i dbanie o sprawny przepływ informacji.

Wsparcie organizacyjne zespołu

Pomoc przy prostych zadaniach operacyjnych, przygotowywaniu materiałów, pakowaniu rzeczy na akcje Fundacji oraz bieżących potrzebach administracyjnych.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy administracyjnej, obsłudze biura, recepcji, sekretariacie, call center, obsłudze klienta lub podobnym obszarze.

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej.

• Umiejętność pilnowania wielu drobnych spraw jednocześnie.

• Swoboda w rozmowach telefonicznych i mailowych.

• Wysoka kultura osobista, cierpliwość i uważność w kontakcie z ludźmi.

• Umiejętność spokojnego tłumaczenia zasad i procedur osobom, które mogą być w trudnej sytuacji życiowej.

• Komunikatywność połączona z asertywnością.

• Dokładność, odpowiedzialność i samodzielność.

• Umiejętność pracy na komputerze, w tym korzystania z poczty, dokumentów online, arkuszy i dysków współdzielonych.

• Gotowość do pracy stacjonarnej i bieżącego wsparcia biura.

• Mile widziane doświadczenie w pracy z formularzami, bazami kontaktów lub prostymi systemami CRM.

Szukamy osoby, która

• Nie boi się odebrać telefonu i spokojnie porozmawiać z osobą po drugiej stronie.

• Potrafi zadbać o szczegóły, ale nie gubi szerszego kontekstu.

• Widzi, że kończy się papier, kawa albo kartony do wysyłki, zanim zrobi się z tego problem.

• Umie uporządkować sprawy, które „same się nie zrobią”.

• Rozumie, że pierwszy kontakt z Fundacją często ma duże znaczenie dla osoby, która szuka pomocy.

• Potrafi być życzliwa, ale jednocześnie konkretna i konsekwentna.

• Lubi pracę, w której dużo się dzieje i trzeba reagować na bieżąco.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w organizacji o ugruntowanej pozycji.

• Pracę, która ma bezpośredni wpływ na sprawne działanie organizacji i realizację jej celów.

• Zespół zaangażowanych ludzi, bez korporacyjnej sztywności, ale z dużą odpowiedzialnością.

• Możliwość współtworzenia i usprawniania procesów finansowo administracyjnych.

• Samodzielność w działaniu oraz przestrzeń do proponowania lepszych rozwiązań.