Asystent/tka Zarządu (Executive Assistant/Office of the Board/Chief of Staff Assistant)

Celem stanowiska jest zapewnienie wysokiej jakości wsparcia operacyjnego i komunikacyjnego Zarządu poprzez profesjonalne planowanie, organizację oraz koordynację przepływu informacji i dokumentów oraz ochronę czasu i priorytetów Zarządu.

Zakres odpowiedzialności:

• Zarządzanie kalendarzami CEO oraz 3 Członków Zarządu, w tym priorytetyzacja.

• Organizacja spotkań Zarządu (agenda, materiały, obsługa logistyczna).

• Udział w wybranych spotkaniach Zarządu, notatki z ustaleniami, nadzór realizacji ustaleń.

• Koordynacja komunikacji do i z Zarządem.

• Przygotowywanie pism, w tym urzędowych i korporacyjnych, z wykorzystaniem poprawnego języka formalnego (PL/EN).

• Rejestrowanie decyzji Zarządu i monitorowanie realizacji.

• Kompletowanie materiałów i informacji dla Zarządu.

• Wstępna analiza dokumentów przekazywanych do Zarządu: poprawność zapisów, identyfikacja braków i błędów, kierowanie do poprawek przed przekazaniem do Zarządu.

• Koordynacja procesu podpisywania dokumentów.

• Monitorowanie terminów formalnych (bez obowiązków ESPI).

Wymagania:

• Minimum 3 lata doświadczenia w roli Executive Assistant/Office of the Board/Chief of Staff Assistant.

• Mile widziane doświadczenie w spółkach giełdowych i/lub technologicznych.

• Doświadczenie we współpracy z Zarządem wieloosobowym.

Umiejętności:

• Swobodna komunikacja w języku angielskim na poziomie C1 (spotkania, dokumenty, prezentacje).

• Dobra znajomość Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Doskonała organizacja pracy, wielozadaniowość i szybkie reagowanie na zmiany/potrzeby.

• Dyskrecja i poufność.

• Asertywna i profesjonalna komunikacja.

• Brak oporów przed braniem odpowiedzialności.

• Terminowość, skrupulatność i dociekliwość.

• Wysoki standard etyki zawodowej.