Office Coordinator

Twoja przyszła firma

Naszym Klientem jest kameralny startup, pracujący w kreatywnym środowisku. Biuro to realne centrum operacyjne – dlatego szukamy osoby, która zadba o jego sprawne funkcjonowanie i będzie pierwszym punktem kontaktu dla zespołu oraz gości.

Szukamy samodzielnej, dobrze zorganizowanej osoby, która realnie odciąży zarząd w bieżących sprawach administracyjnych, operacyjnych i biurowych.

To rola dla kogoś, kto lubi brać odpowiedzialność, potrafi działać bez ciągłych instrukcji i dobrze odnajduje się w środowisku małej, dynamicznej organizacji.

Oczekiwania

• doświadczenie na podobnym stanowisku (Office Coordinator / Office Manager / Administracja),

• wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności za powierzone zadania,

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,

• komunikatywność i łatwość w nawiązywaniu relacji,

• otwartość, rezolutność i inicjatywa w działaniu,

• umiejętność pracy w dynamicznym, startupowym środowisku,

• gotowość do pracy stacjonarnej

Obowiązki

• kompleksowa obsługa administracyjna i operacyjna biura,

• przygotowywanie prostych umów cywilnoprawnych na wzorach (UoD, B2B, NDA, zakaz konkurencji),

• nadzór nad obiegiem dokumentów, podpisami, archiwizacją i kompletnością dokumentacji,

• kontakt z księgowością i działem finansowym (sprawy formalne, dokumenty, podstawowe budżetowanie),

• koordynacja dostawców i usług (internet, media, serwis, sprzątanie),

• pilnowanie terminów płatności i odnowień umów,

• organizacja pracy biura i zaopatrzenia,

• onboarding nowych pracowników (stanowiska, dostępy, klucze),

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

• bieżące wsparcie operacyjne zarządu i zdejmowanie z niego spraw administracyjnych,

• dbanie o komfort pracy zespołu i kulturę biura,

• reagowanie na bieżące potrzeby organizacyjne (również drobne sprawy techniczne).

Oferta

• pełnoetatowa praca stacjonarna w biurze w Warszawie,

• realny wpływ na organizację pracy biura i wsparcie zarządu,

• samodzielne, dedykowane stanowisko front-office,

• kameralny, zgrany zespół,

• forma współpracy: umowa zlecenie lub B2B,