Executive Assistant to the CEO

Twoja Rola:  

To nie jest standardowa rola asystencka. Poszukujemy kogoś, kto stanie się niezastąpionym partnerem  biznesowym i osobistym wsparciem dla CEO. Będziesz strażnikiem i optymalizatorem najważniejszego  zasobu CEO: czasu i fokusu. Działając w samym centrum decyzyjnym DONE, będziesz mieć realny  wpływ na jej funkcjonowanie i strategiczny rozwój. 

Twoim celem jest zwolnienie CEO z zadań operacyjnych, aby mógł on w 100% skupić się na wzroście i  wizji firmy. Będziesz zarządzać pulsem jego profesjonalnego i prywatnego życia, zapewniając, że każdy  dzień przebiega z maksymalną efektywnością. 

Kluczowe Obowiązki: 

1. Zarządzanie i Optymalizacja Czasu: 

• Mistrzowskie zarządzanie kalendarzem: Proaktywne planowanie, bezwzględna  priorytetyzacja i ochrona czasu CEO, przewidywanie konfliktów i znajdowanie optymalnych  rozwiązań. 

• Organizacja spotkań na najwyższym poziomie: Pełna koordynacja spotkań wewnętrznych i  zewnętrznych – od umówienia terminu, przez przygotowanie agendy, po logistykę, materiały i  zapewnienie, że wszyscy są przygotowani. 

• Koordynacja podróży służbowych: Kompleksowe planowanie i rezerwacja podróży krajowych  i międzynarodowych (loty, hotele, transport), z dbałością o każdy detal. 

• Pierwszy punkt kontaktu: Profesjonalna i skuteczna obsługa komunikacji przychodzącej,  filtrowanie informacji i przekazywanie tylko kluczowych kwestii do CEO. 

2. Wsparcie Strategiczne i Biznesowe: 

• Synteza danych: Przekształcanie surowych danych i rozbudowanych raportów (np.  miesięcznych wyników, analiz rynkowych) w zwięzłe, kilkupunktowe podsumowania dla CEO.

• Tworzenie podsumowań i action points: Przekształcanie dyskusji ze spotkań w konkretne,  klarowne zadania i bezwzględne monitorowanie ich realizacji (follow-up). 

• Przygotowywanie materiałów: Wsparcie w tworzeniu prezentacji, raportów i analiz na  potrzeby CEO, z dbałością o najwyższą jakość merytoryczną i wizualną. 

• Dyskretny research: Szybkie i efektywne zbieranie oraz analizowanie informacji na wskazane  tematy biznesowe, rynkowe oraz kontrahentów. 

• Zarządzanie projektami specjalnymi: Samodzielne prowadzenie wybranych projektów  wewnętrznych na zlecenie CEO, od koncepcji po wdrożenie. 

3. Wsparcie w Tematach Prywatnych: 

• Pełna koordynacja i zarządzanie sprawami prywatnymi CEO, od rezerwacji i planowania  podróży rodzinnych, po codzienne zadania i nieprzewidziane sytuacje.

• Zapewnienie płynnego funkcjonowania życia prywatnego, aby umożliwić CEO pełne skupienie  na obowiązkach zawodowych. 

Kim Jesteś: Profil Idealnego Kandydata 

Szukamy unikalnej kombinacji cech. Nie interesuje nas tylko to, co umiesz, ale przede wszystkim to, jak  myślisz i działasz. 

• Systemowiec, nie improwizator: Myślisz procesami, checklistami i automatyzacją. Widząc  powtarzalne zadanie, Twoim pierwszym odruchem jest pytanie: "Jak możemy to  zoptymalizować lub zautomatyzować, żeby już nigdy tego nie robić ręcznie?". 

• Analityk: Liczby i fakty są Twoim językiem. Potrafisz szybko analizować dane i wyciągać z nich  esencję. Nie boisz się trudnych pytań i bezpośredniej komunikacji. 

• Właściciel, nie wykonawca: Nie czekasz na zadania – sam je identyfikujesz. Widzisz problem,  diagnozujesz go i proponujesz rozwiązanie, zanim ktokolwiek poprosi Cię o interwencję.  Bierzesz pełną odpowiedzialność za rezultat, a nie tylko za wykonanie zadania. 

• Absolutna Dyskrecja i Inteligencja Emocjonalna: Rozumiesz, że będziesz mieć dostęp do  najbardziej poufnych informacji. Twoja lojalność, etyka pracy i zdolność do budowania relacji  opartych na zaufaniu są niepodważalne. 

Co Oferujemy: 

• Bezpośredni wpływ na jedną z najbardziej zaawansowanych technologicznie firm w branży  logistycznej w Europie. 

• Pracę w epicentrum decyzji strategicznych, ramię w ramię z CEO. 

• Możliwość rozwoju w kierunku Chief of Staff. 

  
  

Czego u Nas Nie Znajdziesz: 

• Spokojnej, przewidywalnej pracy od 9 do 17. 

• Roli "sekretarki". CEO nie potrzebuje kogoś do rezerwowania biletów i parzenia kawy – od tego  są aplikacje i automaty. Potrzebuje partnera, który myśli trzy kroki do przodu, przewiduje jego  potrzeby, zanim zostaną wypowiedziane, i zarządza systemem jego życia i pracy. Twoim  zadaniem nie jest wykonywanie poleceń – jest ich eliminowanie poprzez proaktywne działanie. 

• Cierpliwości dla opinii, które nie są poparte danymi. CEO operuje na poziomie faktów,  wskaźników i logiki. Przygotuj się na to, że Twoje "wydaje mi się" zostanie zignorowane, a  "czuję, że" spotka się z prośbą o przedstawienie tabelki. Komunikacja oparta na subiektywnych  odczuciach jest tu stratą czasu. 

• Pobłażliwości dla powtarzalnych błędów. Błąd jest traktowany jako okazja do nauki i  uszczelnienia procesu, aby nigdy więcej się nie powtórzył. Ten sam błąd popełniony drugi raz  nie jest już błędem – jest świadectwem braku wyciągania wniosków i braku szacunku do czasu.