Kierownik Projektów (Founders Mind & Founders Camp)

Kierownik Projektów (Founders Mind & Founders Camp)

Lokalizacja: praca zdalna (PL), obecność wymagana w dniach wydarzeń i kluczowych sprintów (Warszawa / inne miasta, czasem zagranica)

Forma współpracy: B2B (preferowana)Start: możliwie szybko

O roli

Szukamy Kierownika Projektów – osoby, która łączy w sobie umiejętności zarządzania wieloma projektami równolegle, budowania trwałych procesów i pełnej kontroli finansowej nad portfelem przedsięwzięć. To rola dla kogoś, kto swobodnie żongluje kilkoma projektami naraz, utrzymuje relacje z dziesiątkami partnerów i sponsorów, a przy tym nie traci z oczu ani złotówki w budżecie, ani jednego kamienia milowego w harmonogramie.

Będziesz zarządzać portfelem projektów obejmującym: Founders Mind (konferencje, edycje polskie i zagraniczne) oraz Founders Camp (programy rozwojowe dla przedsiębiorców). W praktyce oznacza to koordynację 3-5 projektów jednocześnie, zarządzanie relacjami z 20-40 partnerami i dostawcami rocznie oraz pełną odpowiedzialność za wyniki finansowe i operacyjne każdego przedsięwzięcia.

Twoje cele i mierniki

• Koordynacja portfela projektów: jednoczesne prowadzenie 3-5 projektów w różnych fazach zaawansowania, zachowanie kontroli nad wszystkimi terminami i zależnościami między projektami.

• Pełna kontrola finansowa: zarządzanie budżetem portfela projektów (planowanie przychodów i kosztów, kontroling bieżący, rozliczenia). Utrzymanie/poprawa rentowności każdego projektu zgodnie z założonymi celami marży.

• Zarządzanie relacjami z partnerami: budowanie i utrzymywanie relacji z partnerami, sponsorami, dostawcami (20-40 podmiotów rocznie), negocjacje umów, egzekucja zobowiązań, rozwiązywanie konfliktów.

• Budowanie i usprawnianie procesów: projektowanie, wdrażanie i dokumentowanie powtarzalnych procesów zarządzania projektami; pokrycie kluczowych obszarów procedurami na poziomie ≥90%, ciągłe doskonalenie po każdej iteracji.

• Kultura odpowiedzialności: widoczna kultura „bez wymówek", proaktywne zarządzanie ryzykiem w wielu projektach równolegle (skonsolidowany rejestr zagrożeń, matryca priorytetów, szybka eskalacja).

Zakres odpowiedzialności

Zarządzanie portfelem projektów:

• Planowanie i koordynacja 3-5 projektów jednocześnie w różnych fazach

• Priorytetyzacja zadań i alokacja zasobów między projektami

• Zarządzanie zależnościami i konfliktami priorytetów

• Definiowanie zakresów, harmonogramów i ścieżek krytycznych dla każdego projektu

• Prowadzenie dokumentacji projektowej i statusów realizacji

Zarządzanie finansami projektów (kluczowy obszar):

• Tworzenie i zarządzanie budżetami dla portfela projektów (wieloprojektowe planowanie finansowe)

• Szczegółowe kosztorysy dla każdego przedsięwzięcia przed startem

• Bieżący controlling: porównanie plan vs. rzeczywistość, prognozowanie odchyleń

• Negocjacje handlowe z dostawcami i partnerami (zarówno po stronie kosztów jak i przychodów)

• Podejmowanie decyzji o alokacji budżetu między projektami

• Odpowiedzialność za rentowność każdego projektu i całego portfela

• Raportowanie sytuacji finansowej i analiza po zakończeniu projektów

Zarządzanie partnerami i dostawcami:

• Identyfikacja i pozyskiwanie partnerów oraz sponsorów

• Negocjacje umów partnerskich i sponsorskich (20-40 podmiotów rocznie)

• Utrzymywanie relacji długoterminowych i zarządzanie oczekiwaniami

• Koordynacja dostaw i zobowiązań po wszystkich stronach

• Rozwiązywanie konfliktów i reklamacji

• Rekrutacja i zarządzanie współpracownikami projektowymi (freelancerzy, specjaliści)

Budowanie i doskonalenie procesów:

• Projektowanie powtarzalnych procesów zarządzania projektami

• Tworzenie szablonów, procedur i list kontrolnych

• Dokumentowanie najlepszych praktyk i standardów

• Wdrażanie narzędzi wspierających zarządzanie projektami

• Automatyzacja powtarzalnych działań (w tym wykorzystanie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję)

• Analiza efektywności procesów i ich ciągłe usprawnianie

Zarządzanie ryzykiem i jakością:

• Identyfikacja i monitoring ryzyk w portfelu projektów

• Zarządzanie zależnościami między projektami

• Kontrola jakości na każdym etapie realizacji

• Testy przedprodukcyjne, próby techniczne, listy kontrolne

Realizacja operacyjna:

• Koordynacja wszystkich elementów logistycznych wydarzeń

• Nadzór nad przestrzenią, techniką, rejestracją, cateringiem

• Zarządzanie harmonogramami prelegentów i partnerów

• Koordynacja aplikacji wspierających i networkingu

Komunikacja i raportowanie:

• Regularne raporty z postępu projektów dla założycieli

• Transparentna komunikacja priorytetów i wąskich gardeł

• Prowadzenie analiz po zakończeniu projektów

• Przekazywanie wniosków i rekomendacji na przyszłość

Kogo szukamy (wymagania podstawowe)

• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu wieloma projektami równolegle – minimum 2-3 lata w roli kierownika projektów, koordynatora programów lub podobnej, z portfelem min. 3 projektów jednocześnie.

• Silne kompetencje w zarządzaniu finansami projektów – swobodne tworzenie i zarządzanie budżetami wieloprojektowymi, analiza rentowności, podejmowanie decyzji w oparciu o dane finansowe, doświadczenie w negocjacjach handlowych.

• Doświadczenie w budowaniu procesów i procedur – udokumentowane przypadki projektowania i wdrażania procesów zarządzania projektami, tworzenia dokumentacji, standaryzacji działań.

• Sprawdzone umiejętności w zarządzaniu relacjami z partnerami – doświadczenie w pracy z minimum 15-20 partnerami/dostawcami rocznie, prowadzenie negocjacji, utrzymywanie długoterminowych relacji.

• Doskonała organizacja pracy i priorytetyzacja – potrafisz efektywnie zarządzać czasem i zasobami w środowisku wielu równoległych projektów, zachowując kontrolę nad szczegółami.

• Samodzielność i proaktywność – potrafisz samodzielnie planować, organizować i realizować projekty bez ciągłego nadzoru, wyprzedzasz problemy zamiast na nie reagować.

• Asertywna komunikacja i negocjacje – potrafisz jasno komunikować oczekiwania, egzekwować zobowiązania, rozwiązywać konflikty i negocjować warunki.

• Polski i angielski na poziomie swobodnej pracy (dokumenty, rozmowy, umowy, korespondencja).

Będzie dodatkowym atutem

• Certyfikaty z zarządzania projektami (PRINCE2, PMP, Agile/Scrum) – mile widziane, ale liczy się przede wszystkim praktyka.

• Doświadczenie w branży eventowej, edukacyjnej lub turystycznym

• Znajomość metodyk zarządzania portfelem projektów i zarządzania procesami biznesowymi.

• Znajomość Airtable / Make / zapier i tworzenia automatyzacji w nich

• Doświadczenie we wdrażaniu automatyzacji procesów i wykorzystaniu sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami.

• Znajomość zasad controlingu projektowego i rozliczania projektów finansowanych ze środków partnerskich/sponsorskich.

Co oferujemy

• Odpowiedzialność za portfel kluczowych projektów o realnym wpływie na rozwój przedsiębiorczości w Polsce.

• Autonomię w projektowaniu procesów zarządzania projektami i budowaniu standardów pracy.

• Środowisko bez zbędnej biurokracji, gdzie liczy się efekt i mierzalne wyniki.

• Możliwość pracy z interesującymi partnerami ze świata biznesu, startupów i korporacji.

• Elastyczną współpracę (praca zdalna, intensywniejsza w okresach sprintów projektowych i wydarzeń).

• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia + premia uzależniona od wyników portfela (terminowość, budżet, rentowność, opinie uczestników).

• Budżet na rozwój kompetencji i certyfikacje.

Proces rekrutacji

1. Rozmowa wstępna – omówienie doświadczenia w zarządzaniu wieloma projektami, podejścia do budowania procesów i zarządzania finansami.

2. Studium przypadku – przygotowanie planu zarządzania portfelem 3 projektów (alokacja zasobów, budżet, harmonogram, identyfikacja ryzyk i zależności) + szkic procesu dla wybranego obszaru.

3. Rozmowa z założycielami – dopasowanie kulturowe, omówienie oczekiwań, ustalenie mierników sukcesu i warunków współpracy.

Jeśli sprawia Ci satysfakcję prowadzenie wielu projektów równolegle, budowanie porządku w procesach i osiąganie założonych celów finansowych – czekamy na Twoją aplikację. U nas „nie miałem czasu" lub „partner nie dostarczył" to nie są argumenty – liczy się plan B i dowieziony rezultat. 💪

Sonnet 4.5

Claude is AI and can make mistakes. Please double-check responses.