Executive & Office Assistant

Opis stanowiska:

Poszukujemy dynamicznej i zorganizowanej osoby na stanowisko Executive & Office Assistant, która będzie odpowiadać za wsparcie administracyjne oraz merytoryczne kluczowych funkcji zarządczych naszej organizacji.

W tej roli zapewnisz płynność operacyjną działań, koordynując obieg dokumentów, organizując podróże służbowe, spotkania i konferencje. Dodatkowo, będziesz wspierać Dyrektora Pionu Korporacyjnego i Relacji Zewnętrznych/ Prezesa w procesach decyzyjnych poprzez analizę danych i przygotowywanie materiałów prezentacyjnych.

Twój zakres obowiązków:

• Wsparcie administracyjne:

1. Organizacja podróży służbowych, rezerwacja biletów i hoteli, rozliczanie delegacji.
2. Koordynacja szkoleń i konferencji, zarządzanie zgłoszeniami oraz delegacjami.
3. Rozliczanie wydatków służbowych i administracyjnych (faktury, literatura, samochody).
4. Zarządzanie obiegiem dokumentów: rejestracja, archiwizacja oraz uzgodnienia z Działem Medycznym.
5. Zarządzanie kalendarzem Dyrektora Pionu Korporacyjnego i Relacji Zewnętrznych/ Prezesa, organizacja spotkań, przygotowywanie protokołów.

• Wsparcie merytoryczne w obszarze analiz i raportowania:

1. Analiza danych operacyjnych oraz monitorowanie wskaźników KPI i budżetów.
2. Przygotowywanie raportów i materiałów prezentacyjnych, opracowywanie analiz budżetowych.
3. Research rynkowy: analiza konkurencji, raportowanie trendów oraz monitorowanie zmian legislacyjnych.

• Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna:

1. Koordynacja komunikacji, redagowanie treści do systemów RL i firmowego intranetu, współpraca z działem PR.
2. Wykonywanie tłumaczeń dokumentów (PL/ENG) w zależności od potrzeb.​

• Wsparcie w zarządzaniu budżetem i procesach finansowych:

1. ​Pomoc w przygotowaniu budżetu sekretariatu i Dyrekcji, monitorowanie wydatków operacyjnych.​

Nasze wymagania:

• Wykształcenie wyższe - preferowane w zakresie administracji, zarządzania lub pokrewne.
• Minimum 3-5 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta/Asystentki Zarządu lub podobnym.
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie umożliwiająca korespondencję oraz tłumaczenia.
• Umiejętności analityczne, w tym bardzo dobra znajomość MS Excel, zdolność do analizy danych i budżetów.
• Wysoka kultura osobista, doskonała organizacja pracy i umiejętność wielozadaniowości.
• Umiejętność pracy pod presją czasu, szybkie reagowanie na zmieniające się priorytety.
• Znajomość narzędzi biurowych oraz systemów zarządzania dokumentacją i korespondencją.

To oferujemy:

• Możliwość pracy w jednej z wiodących firm farmaceutycznych na świecie, która łączy innowacyjność z najwyższymi standardami.
• Szansę na rozwój zawodowy oraz uczestnictwo w projektach o zasięgu międzynarodowym.
• Przyjazne środowisko pracy oraz stabilne warunki zatrudnienia (umowa o pracę) 
• Premie półroczne uzależnione od realizacji indywidualnych celów biznesowych, dające realną motywację do osiągania najlepszych wyników i wspierające rozwój Twojej kariery w naszej firmie.
• Dbałość o Twoje zdrowie i kondycję: prywatna opieka medyczna, karta Multisport oraz ubezpieczenie na życie to nasze sposoby na wsparcie Twojego zdrowia i dobrego samopoczucia, umożliwiające wygodny dostęp do specjalistów, aktywność fizyczną oraz bezpieczeństwo w sytuacjach losowych.
• Program rekomendacji pracowników: możliwość uzyskania dodatkowych bonusów za polecenie wartościowych kandydatów do naszej firmy, co pozwala na budowanie naszego zespołu poprzez wspieranie zaangażowanych i utalentowanych osób.
• Dodatkowe świadczenia socjalne, w tym m.in oferujemy dostęp do preferencyjnych cen na bilety na wydarzenia kulturalne, artystyczne oraz rozrywkowe, abyś mógł cieszyć się pełnią życia i równowagą między pracą a czasem wolnym oraz dofinansowujemy bilety komunikacji publicznej w ramach dojazdu do pracy.