Koordynator ds. Administracji Technicznej / Engineering Administration Coordinator

Koordynator ds. Administracji Technicznej będzie kluczowym wsparciem administracyjnym dla 15-osobowego zespołu inżynierów statyków oraz kadry kierowniczej. Będzie odpowiedzialna za raportowanie postępów prac, archiwizację dokumentacji oraz monitorowanie efektywności działań zespołu. Jej zadaniem będzie usprawnienie przepływu informacji i współpracy między inżynierami a kierownictwem, szczególnie w zakresie raportowania i monitorowania procesów projektowych.

Zakres obowiązków:

✅ Wsparcie zespołu inżynierów i kierownictwa:

• Pełnienie roli łącznika administracyjnego między pracownikami działu a Structural Engineer Leadem oraz Head of Structural Engineering Department i innymi działami
• Monitorowanie postępu tematów i zbieranie danych dotyczących realizacji zadań
• Raportowanie czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań oraz analityczne wsparcie w ocenie efektywności pracy zespołu.
• Organizacja spotkań wewnętrznych i przygotowywanie protokołów oraz podsumowań

✅ Zarządzanie dokumentacją i raportowanie:

• Tworzenie raportów oraz dokumentacji powykonawczej dla obliczeń inżynierskich
• Archiwizacja dokumentów technicznych oraz ich bieżąca aktualizacja
• Przygotowywanie zestawień, analiz i prezentacji dotyczących postępów projektowych
• Współpraca z zespołem nad usprawnieniem procesów raportowania

✅ Obsługa procesów administracyjnych i wsparcie operacyjne:

• Gromadzenie i organizacja informacji wspierających działanie systemu ERP/PDM
• Współpraca z innymi działami w zakresie wymiany danych i dokumentacji
• Organizowanie obiegu dokumentów i usprawnianie procesów administracyjnych

Wymagania

💻 Umiejętności techniczne:

✅ Must have (Wymagania konieczne):

• Biegła znajomość języka angielskiego (cała komunikacja w firmie odbywa się w tym języku)
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word
• Umiejętność organizacji i archiwizacji dokumentacji technicznej
• Gotowość do nauki i efektywnego wdrażania nowych narzędzi oraz programów wspierających pracę zespołu

✨ Nice to have (Mile widziane):

• Znajomość języka niemieckiego lub/i języków skandynawskich
• Doświadczenie w pracy z systemami ERP
• Mile widziane doświadczenie w pracy z narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji (AI) lub automatyzacji procesów administracyjnych

🔹 Optional (Dodatkowe atuty, ale nie wymagane):

• Znajomość innych programów wspomagających zarządzanie dokumentacją lub pracę zespołów inżynieryjnych
• Podstawowa znajomość rysunku technicznego

🎯 Kompetencje miękkie:

• Doskonałe umiejętności organizacyjne i skrupulatność
• Umiejętność efektywnego komunikowania się i współpracy w zespole
• Proaktywność i zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów
• Umiejętność zarządzania priorytetami i pracy w dynamicznym środowisku
• Otwartość na rozwój, inicjatywa w poszukiwaniu nowych i skutecznych rozwiązań.

🎓 Wykształcenie:

• Wyższe lub średnie związane z administracją lub zarządzaniem oraz kierunki pokrewne

📑 Doświadczenie:

• Mile widziane doświadczenie w pracy administracyjnej w środowisku technicznym/inżynierskim
• Znajomość raportowania i analizy danych będzie dodatkowym atutem

Oferujemy

⭐ Możliwość pracy w międzynarodowym środowisku i zdobycie doświadczenia w pracy na rynku skandynawskim

⭐ Realny wpływ na optymalizację procesów administracyjnych w dziale statyków

⭐ Przyjazną atmosferę i wsparcie doświadczonego zespołu

⭐ Stabilne zatrudnienie i atrakcyjne warunki pracy

⭐ Kafeteria MyBenefit

⭐ Możliwość dołączenia do pakietu Medicover

⭐ Regularne wydarzenia firmowe, wyjazdy oraz integracyjne

⭐ Elastyczne godziny pracy