Virtual Assistant/ Specjalista ds. Szkoleń z Dofinansowaniem

Poszukuję Virtual Assistant/Specjalisty ds. Szkoleń z Dofinansowaniem do stałej współpracy (docelowo pełen etat).

How To Academy to wyjątkowa szkoła biznesowa, gdzie edukację projektują i prowadzą praktycy szczebla C-level, a szkolenia są w 80-100% dofinansowane ze środków publicznych.

Przez ostatnie 3 lata zbudowałem system, który "odczarowuje" szkolenia dofinansowane - bierzemy pełną odpowiedzialność za wygranie grantów i obsługę formalności, radząc sobie z nimi dzięki mądrym procesom, automatyzacjom i AI.

Łączymy świetnych klientów (Avon, Lotte Wedel, Shoper, scale-upy technologiczne) z najlepszymi partnerami edukacyjnymi, np.: SAR (Stowarzyszenie 120+ najlepszych agencji marketingowych) i BRAVE (twórca AI_DEVS, EXCEL AI, AI Managers, RekruMasters).

Współpracuję z 30+ trenerami, ale Ty będziesz pierwszą osobą do stałej współpracy. Zależy mi na zbudowaniu długoterminowej relacji opartej na wzajemnym zaufaniu i rozwoju.

Szukam osoby, która jako Virtual Assistant/Specjalista ds. Szkoleń z Dofinansowaniem weźmie odpowiedzialność za następujące obszary:

Obsługa projektów dofinansowanych:

• Monitoring naborów i weryfikacja regulaminów
• Kwalifikowanie firm do projektów
• Przygotowywanie i obsługa dokumentacji
• Prowadzenie baz danych w Airtable

Wsparcie klientów:

• Aktywny kontakt z klientami (telefon, Google Meet)
• Profesjonalna komunikacja mailowa
• Follow-up: realizacja ustaleń i kolejnych kroków po spotkaniach
• Pomoc w wypełnianiu wniosków
• Rozwiązywanie bieżących spraw

Administracja szkoleń:

• Obsługa platformy BUR
• Koordynacja zapisów uczestników
• Zarządzanie harmonogramami
• Przygotowywanie dokumentacji szkoleniowej

Rozliczenia i dokumentacja:

• Przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych
• Obsługa faktur i płatności
• Archiwizacja dokumentacji

Rozwój procesów:

• Dokumentowanie procedur w Notion
• Tworzenie szablonów

Jak pracujemy:

• Praca całkowicie zdalna, z możliwością regularnych spotkań face-to-face, jeśli preferujesz taką formę współpracy
• Model asynchroniczny (dotrzymujesz umówionych terminów, ale pracujesz wtedy kiedy chcesz/możesz)
• Wykorzystujemy: Notion, Airtable, Make, Google Workspace (nie musisz ich znać - zapewnię Ci pełne wdrożenie i czas na naukę)
• Płatny urlop

Jakiej osoby szukam:

• Szczegółowej - nie mogę sobie pozwolić na błędy i powielanie ich. Będziesz pracować z dokumentami i ważnymi dla firmy i klientów plikami
• Umiejącej organizować sobie samodzielnie dzień pracy, planować ją i dotrzymywać terminów
• Doskonale komunikującej się przez telefon, maila i video tj. przyjaźnie i klarownie, zwięźle - z klientami, trenerami i ze mną
• Szukającej rozwiązań i z nastawieniem na robienie rzeczy coraz mądrzej
• Dokumentującej swoje działania (tworzenie procesów) - tworzysz procesy operacyjne i dokumentujesz je, aby było wiadomo jak postępować w przypadku powtarzalnych zadań
• Proaktywnej - jeżeli widzisz przestrzeń, w jakiej możesz mi jeszcze pomóc, to informujesz mnie i pomagasz

W jakim modelu wyobrażam sobie współpracę:

• Jesteś moją prawą ręką - pomagasz mi w proaktywnym zwalnianiu mojego czasu (wykonując oddelegowane zadania)
• 1szy miesiąc pracy - pracujesz 2-4 h dziennie, 5 dni w tygodniu
• Jeżeli współpraca będzie nam odpowiadać, zwiększymy sukcesywnie liczbę godzin - do pełnego etatu
• Rozliczamy się fakturą/umową zlecenie (6,000-7,000 zł/pełen etat)

Jeżeli uważasz, że to praca dla Ciebie, aplikuj teraz!

Do wybranych osób prześlę płatne (700 zł) zadanie rekrutacyjne do wykonania jako kolejny etap rekrutacji.

Na zgłoszenia czekam do północy 23 marca 2025 r.