Specjalista do spraw kadr i płac

 Specjalista do spraw kadr i płac (kody zawodu: 242307 oraz 242310)

Synteza:Specjalista ds. kadr i płac zarządza dokumentami powiązanymi z poszczególnymi pracownikami. Są to m.in. zawiązane umowy, badania lekarskie, wnioski urlopowe, ewidencja czasu pracy, listy obecności, listy wynagrodzeń. Muszą one być przygotowane, a następnie przechowywane w określony przez przepisy prawne sposób. Stąd też osoba pracująca w dziale kadr i płac powinna doskonale znać przepisy prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, BHP.

Do zadań pracownika na tym stanowisku należy: Specjalista do spraw kadr i płac odpowiada za kompleksowe zarządzanie dokumentacją kadrową oraz procesem naliczania wynagrodzeń pracowników. Do jego głównych zadań należy przygotowywanie i obsługa umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Specjalista zajmuje się także ewidencjonowaniem czasu pracy, przygotowywaniem list płac oraz obliczaniem należnych świadczeń pracowniczych, takich jak wynagrodzenia, premie, dodatki czy urlopy. Ponadto, osoba na tym stanowisku monitoruje zmiany w przepisach prawa pracy oraz współpracuje z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak ZUS czy US, w zakresie składek, podatków i innych zobowiązań. W swojej pracy Specjalista do spraw kadr i płac zapewnia zgodność procesów kadrowych z obowiązującymi przepisami prawa oraz dba o poufność i bezpieczeństwo danych pracowników.

Zadania zawodowe:

Kadry:

• organizowanie stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP, ochrony ppoż, ergonomii oraz    ochrony środowiska; 

• opracowywanie i aktualizowanie informacji o potrzebach kadrowych firmy oraz rekrutowanie i selekcjonowanie kandydatów do pracy; 

• prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, umów o pracę i cywilnoprawnych, aneksów oraz dokumentów dotyczących zmian i rozwiązań umów;

• aktualizacja danych w systemie kadrowo-płacowym oraz bieżące wsparcie merytoryczne dla kadry menedżerskiej w zakresie kadr;

• przygotowywanie dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy, także na podstawie umów cywilnoprawnych, oraz zmianami w warunkach pracy i płacy; 

• monitorowanie terminów szkoleń BHP i badań lekarskich oraz współpraca z placówkami medycyny pracy (kierowanie na badania wstępne,okresowe, kontrolne).

• sporządzanie raportów i sprawozdań w zakresie spraw dotyczących zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami;

• inicjowanie i wdrażanie usprawnień procesów HR, poprawiających efektywność działań kadrowo-płacowych;

• monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy i zapewnianie zgodności procesów kadrowych z obowiązującymi regulacjami;

• dbanie o poufność danych pracowników oraz bezpieczeństwo informacji;

• podejmowanie współpracy z kierownictwem i doradztwo w zakresie administracyjnej obsługi zatrudnienia; 

• udział w tworzeniu regulaminów organizacyjnych;

• obsługa kadrowo-płacowa obcokrajowców, w tym wsparcie w rekrutacji, onboardingu oraz organizacja szkoleń wstępnych;

• archiwizacja dokumentów personalnych i monitorowanie zmian w przepisach PDOF, ZUS i Kodeksie Pracy;

• przygotowywanie dokumentacji oraz prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce (oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pracę i pobyt);

• weryfikacja i kompletowanie dokumentów pracowników w celu złożenia pełnych wniosków do urzędów oraz kontakt z instytucjami państwowymi w sprawach legalizacji;

• koordynacja obiegu dokumentów i kontrola procesu legalizacji zatrudnienia;

• doradztwo w zakresie przepisów dotyczących legalizacji pobytu i pracy w Polsce;

• analiza zmian w przepisach prawnych, w tym Ustawy o cudzoziemcach oraz aktach towarzyszących;

• obsługa pracowników również w języku angielskim i rosyjskim (korespondencja mailowa, rozmowy telefoniczne, tłumaczenia ustne i pisemne);

• prowadzenie wewnętrznych rejestrów i archiwizacja dokumentacji.

Płace:

• naliczanie wynagrodzeń, premii, dodatków oraz świadczeń pracowniczych i sporządzanie list płac dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło i innych umów cywilnoprawnych

• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz rozliczeń w zakresie nieobecności pracowniczych, urlopów i  zwolnień lekarskich;

• zapewnienie prawidłowości i terminowości rozliczeń i zobowiązań wobec ZUS / US / PPK / PFRON, sporządzanie deklaracji i przekazywanie ich drogą elektroniczną oraz prowadzenie sprawozdawczości statystycznej w GUS,

• kontrola i sporządzanie corocznych deklaracji do Urzędu Skarbowego;

• sporządzanie korekt ZUS dotyczących dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych;

• przekazywanie informacji na temat kwot do przelewów oraz generowanie i realizacja przelewów  dot. wynagrodzeń i zobowiązań pracodawcy;

• występowanie do Urzędu Skarbowego lub ZUS o wydanie wiążącej interpretacji przepisów w przypadku takiej konieczności;

• dostarczanie niezbędnych danych na potrzeby Działu Controlingu Finansowego i Działu Księgowości, sprawdzenie i uzgodnienie sald;

• przygotowywanie na potrzeby innych działów Spółki raportów, statystyk i zestawień z obszaru kadr i płac; 

• udzielanie pracownikom informacji dotyczących kwestii kadrowych i płacowych oraz wystawienie niezbędnych zaświadczeń dla pracowników, w tym zaświadczeń o wynagrodzeniu, zatrudnieniu oraz historii pracy.