HR & Administration Specialist

Jesteśmy Inwedo - łódzkim software housem, który zajmuje się budową oprogramowania, transformacją cyfrową i strategicznym wdrażaniem AI dla klientów z Polski i zagranicy. W codziennej pracy łączymy jakość, partnerstwo i odpowiedzialność. Lubimy wiedzieć dlaczego coś robimy, działać zespołowo i budować dobre relacje - w projektach i wewnątrz organizacji.Szukamy osoby, która wesprze nas jako HR & Administration Specialist i pomoże nam dbać o sprawne funkcjonowanie organizacji - w obszarach administracyjnych, operacyjnych oraz people (we współpracy z Administration Lead i People Operations Lead).

Twoje główne zadania będą obejmować:

Administracja finansowa:

• współpraca z zewnętrznym biurem księgowym i CFO,

• przygotowywanie dokumentacji do zamknięcia miesiąca,

• wystawianie faktur i realizacja płatności,

• przygotowanie danych do raportów,

• kontrola kosztów operacyjnych.

  
  

Administracja / HR:

• przygotowywanie dokumentacji pracowniczej,

• współpraca z kancelarią prawną przy przygotowywaniu procedur, dokumentów i umów,

• obsługa benefitów (w tym budżetu szkoleniowego i PPK),

• dbanie o zgodność działań organizacji z przepisami RODO,

• zarządzanie sprzętem firmowych (rejestracja, zakupy, wysyłki, kontakt z serwisem),

• opieka nad biurem w Łodzi (zaopatrzenie, przygotowywanie miejsca pod różne wydarzenia, kontakt z dostawcami),

• organizowanie podróży służbowych i delegacji.

  
  

Onboarding & offboarding:

• przygotowywanie i przeprowadzanie procesów onboardingu i offboardingu,

• administracja dostępami i kontami w narzędziach firmowych,

• planowanie spotkań wdrożeniowych i przygotowywanie materiałów.

  
  

People / HR:

• organizacja wydarzeń wewnętrznych i integracji (w tym inicjatywy wellbeingowe dla zespołu),

• prowadzenie części komunikacji wewnętrznej (w tym prowadzenie firmowego newslettera) i spotkań zespołowych,

• koordynowanie procesów rekrutacyjnych (publikacje ogłoszeń, kontakt z kandydatami, budowanie candidate experience),

• działania Employer Branding i wspieranie widoczności i promowania zespołu w roli ekspertów,

• wsparcie w bieżących tematach people/HR.

Szukamy osoby, która:

• posiada minimum 3 lata doświadczenia w obszarze administracji / operations / HR,

• ma praktyczne doświadczenie we współpracy z biurem księgowym (zamknięcie miesiąca, obieg dokumentów, fakturowanie, płatności),

• ma doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji pracowniczej i wsparciu procesów kadrowych,

• dobrze czuje się z obszarze podstaw prawa pracy oraz zasad związanych z RODO,

• ma doświadczenie w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i/lub pracy administracyjno-biurowej,

• potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, ustalać priorytety i dotrzymywać terminów,

• z łatwością korzysta z MS Excel i innych narzędzi biurowych (G Suite, MS Office, systemy do fakturowania tj.Saldeo, Fakturownia itp.),

• potrafi jasno i profesjonalnie komunikować się z zespołem, kandydatami, partnerami i klientami;

• posługuje się j. angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację pisemną i ustną (min. B2),

• jest otwarta na pracę hybrydową - obecność w biurze w Łodzi min. raz w tygodniu.

Mile widziane:

• doświadczenie w środowisku software house / branży IT,

• zainteresowanie obszarem HR / People - chętnie śledzi nowinki i zmiany w branży,

• doświadczenie we wsparciu procesów rekrutacyjnych, działaniach employer brandingowych i/lub komunikacji wewnętrznej.

Jak wygląda rekrutacja?

1. Screening - vcall z Anią, People Operations Lead, żeby poznać lepiej Twoje doświadczenie i oczekiwania względem roli, ok. 30-40 min.

2. Spotkanie rekrutacyjne - vcall z Anią i Kasią, Administration Lead, ok. 60 min.

3. Spotkanie rekrutacyjne - vcall z Adamem Trojańczykiem, CEO Inwedo, ok. 30-40 min. 

* Zadbamy, aby cały proces był dla Ciebie sprawny i przyjemny.

Co oferujemy:

• Przestrzeń do realizacji własnych pomysłów - serio! - Nie działamy według szablonu, jesteśmy otwarci na robienie rzeczy inaczej, niż dotychczas.

• Różnorodną rolę bez monotonii - to rola łącząca finanse operacyjne, HR, administrację i komunikację - jeśli lubisz szeroki zakres i dynamiczne środowisko - nie będziesz się nudzić.

• Partnerską atmosferę i kulturę odpowiedzialności - działamy zespołowo, mówimy wprost i bierzemy odpowiedzialność za swoje obszary.

• Stabilną współpracę - długofalowe podejście i jasne zasady współpracy.

• Praca w modelu hybrydowym (Łódź).

• Pracujemy na firmowym sprzęcie. Potrzebujesz dodatkowego monitora, myszki, stacji dokującej? Daj znać - zadbamy o komfort Twojej pracy.

• Budżet szkoleniowy - do 3500 zł rocznie na wszystko, czego potrzebujesz do rozwoju zawodowego.

• Zostań ekspertką /-em - pomożemy Ci zbudować markę osobistą: wesprzemy Cię w publikowaniu artykułów i udziale w konferencjach.

• Korzystamy z platformy benefitowej - Ty decydujesz, na co przeznaczasz środki - czy na kartę sportową, opiekę medyczną, zamówienia z Pyszne.pl, wycieczki z Wakacje.pl czy zakupy online.

• Wspieramy akcje well-being’owe - wyzwania krokowe, indywidualne sesje z psychologiem, spotkania z dietetykami.

• Regularne integracje - online i offline.

Sprawdź, jak się u nas pracuje: 

👉https://www.facebook.com/inwedo

👉https://www.linkedin.com/company/inwedo/